Stoklarda yer alan malzemelerin kullanıma verildikçe stok hesaplarından düşülmediği, doğrudan giderleştirilmesi gereken malzemelerin ise stok hesaplarıyla ilişkilendirilerek kayıtlara alındığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 13’üncü maddesinin birinci fıkrasında; taşınırların; edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında girişinin yapılacağı; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde ise çıkışının yapılacağı belirtilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin “Hesabın niteliği” başlıklı 115’inci maddesinde 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının; kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenilmesi için kullanılacağı ifade edilmiş,

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 116’ncı maddesinde; satın alınan veya üretilen ilk madde ve malzemelerin bir taraftan maliyet bedelleri ile 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına borç, 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak kaydedileceği; tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin ise 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına alacak ve 630 Giderler Hesabına borç kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Belirtilen Yönetmelik hükümlerinde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzemelerin, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmesi ile bu hesaba ilişkin alacak kayıtlarının, ilgili ilk madde ve malzemelerin tüketilmek üzere diğer birimlere verilmesi veya kullanılması halinde yapılabileceği hususuna açıklık getirilmiştir.

Şanlıurfa Büyükşehir Belediyesinin stokları üzerinde yapılan incelemede; 2022 yılından devreden 69 kalem stokun 2023 yılına aktarıldığı, dönem içerisinde ise akaryakıt, madeni yağ, basılı yayın, canlı hayvan ve benzeri türlerde olmak üzere 69 kalem ilk madde ve malzeme alındığı halde dönem içinde stok kalemlerinden çıkış yapılmadığı görülmüştür. Diğer taraftan stok kalemlerine aktarımların incelenmesi sonucunda ise doğrudan kullanılan araç-makine parçaları, periyodik bakım esnasında sarf edilen tek kullanımlık malzemelerinde doğrudan giderleştirilmek yerine stok kalemleri ile ilişkilendirildiği ve 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlendiği görülmüştür.

Söz konusu durum satın alınan ilk madde ve malzemelerin hangilerinin kullanıma verildiği veya hangilerinin ambarda bulunduğu yönünde yeterli bilgiye ulaşılmasına dolayısıyla sağlıklı bir stok kontrolünün yapılmasına engel olmaktadır.

Belirtilen mevzuat hükümleri uyarınca kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların öncelikle ilgili stok hesaplarına alınması, kullanıma verildikçe Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda giderleştirilmesi gerekmektedir.