Üniversitenin Nadide Eserler Kütüphanesinde yer alan etnografik eserler, güzel sanat eserleri, kitap, belge, el yazması ve diğer nadide eserlerin büyük kısmının taşınır kaydının bulunmadığı, İdare tarafından yapılacak sayımlar sonucu ortaya çıkacak adette eserin Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) taşınır kaydına alınması gerektiği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 44'üncü maddesi uyarınca hazırlanan ve 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 5'inci maddesi birinci fıkrasında, “Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.” denilmek suretiyle taşınır mal yönetiminin bütüncül bir sorumluluk anlayışı ile yürütülmesi gerektiği ifade edilmiştir.

Nadide Eserler Kütüphanesinde yer alan 1.324 adet etnografik eser, güzel sanat eserleri, kitap, belge, el yazması ve diğer nadide eserin Taşınır KBS kaydının bulunmadığı, dolayısıyla KBS ve Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi (TKYS) programına girişlerin yapılmadığı ve söz konusu 1.324 adet eserin giriş kaydının olmaması nedeniyle Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında düzenlenmesi gereken belge, cetvel ve yıl itibarıylasonu hesap kayıtlarında yer almadığı, ayrıca bu eserlerin giriş kayıtlarının olmaması nedeniyle değerleme çalışmalarının da bulunmadığı görülmektedir.

Bu eksiklikler sebebiyle İdarenin 2021 yılı Bilançosundaki 255 Demirbaşlar Hesabında (255.06 Hesap Grubu ile 255.07.02 Kod No’lu kayıtlarda) kayıtlı tutarların gerçek durumu yansıtmadığı değerlendirilmektedir.