İdarenin çöp toplama hizmeti için kullandığı araçlara tahsis edilen akaryakıt istasyonunda otomasyon sisteminin bulunmaması nedeniyle akaryakıt alan araçların kontrolünü sağlayacak şeffaf bir kayıt sisteminin oluşturulmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu belirtilmiştir.

Aynı Kanun’un “İç kontrol” başlıklı 55’inci maddesi uyarınca ise iç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler olup iç kontrol sistemi ile mali iş ve işlemlerin kontrol sürecinden geçirilip riskin en aza indirilmesi amaçlanmaktadır.

Hal böyleyken idarenin Temizlik İşleri Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren çöp araçları için kullanılan akaryakıt istasyonunda otomasyon sisteminin bulunmadığı, araçlara verilen akaryakıtlara ilişkin takip sisteminin personel marifetiyle tutulan defter kayıtlarından ibaret olduğu tespit edilmiştir.

Bahse konu akaryakıt kullanım defterinin incelenmesinde ise 2021 yılının ilk üç ayında kullandırılan akaryakıtların kaydının dahi tutulmadığı görülmüştür.

Kamu idaresi cevabında, bulgu konusu hususta gerekli işlemlerin yapılacağı belirtilmiştir.

Sonuç olarak, yalnızca İdarenin hizmet araçlarının tanımlandığı ve araç bilgileri ile alınan akaryakıt miktarını kayıt eden bir otomasyon sisteminin kurulması suretiyle mali işlemlere dair risklerin en aza indirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.