Üniversitenin 2020 yılı mali tabloları ve eki belgelerinin incelenmesinde; 140 Kişilerden Alacaklar Hesabının yardımcı defter kayıtlarındaki ertesi yıla devir tutarının, yılsonu bilanço ve mizan cetveli kayıtlarından farklı olduğu görülmüştür.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel Muhasebe Kavramları ve İlkeleri” başlıklı ikinci bölümünde temel muhasebe ilkeleri sayılmıştır. İlgili bölümün “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde temel kavramlar tek tek sayılmış olup, maddenin (e) şıkkında, “Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılır” ve (g) şıkkında, “Tam açıklama: Mali tablolar, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır şekilde düzenlenir” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde;

“Bu Yönetmeliğin amacı; merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin, hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin ve işlemlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak, sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, malî tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen standartlara uygun, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmasına ve yayımlanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir” hükmü bulunmaktadır.

Ayrıca Yönetmeliği’n “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 6’ncı maddesinin (ç) bendinde; yardımcı hesap defterlerinin, hesap planını oluşturan hesaplara ait bilgilerin ayrıntı bazında kaydına mahsus olarak tutulan defterler olduğu belirtilmiştir.

Yine Yönetmeliği’n 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına ilişkin düzenlemeler getiren 81, 82, 83 ve 84’üncü maddelerinde, hesabın niteliği ve işleyişi düzenlenmiştir.

Buna göre; 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı kayıtlarının, yukarıda belirtilen muhasebe temel ilkeleri ve Yönetmelik hükümleri uyarınca yardımcı defter kayıtlarına uygun olması gerekmektedir.

Kişi borçları yardımcı defter kayıtlarında yer alan 2020 yılı ertesi yıla devir tutarları toplamları ile 2019 yılı bilanço ve mizan cetvelindeki devir toplamlarına, aşağıdaki tabloda yer verilmiştir. Bu Tabloya göre 2020 yıl sonu mali tablolarında 140 no’lu Hesabın, 45.639.892,06 TL devir toplamı olması gerektiği halde bu tutar, 45.347.515,22 TL olmakta ve iki kayıt arasında 292.376,84 TL fark bulunmaktadır.

Her ne kadar İdarece Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sisteminin (BKMYS) yardımcı defter kayıtlarının, kayıtların doğruluğunu teyit ettiği ileri sürülse de; muhasebe kayıtlarına dayanak teşkil eden, manuel olarak tutulan ve sistemsel bir aksaklık durumunda başvurulacak olan kayıtların, hata barındırdığı ve gerekli hassasiyet ve özen gösterilmeden tutulduğu hususu ortadan kalkmamaktadır.

Mali tablolarda yer alan 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı kayıtları, ilgili hesabın dayanağını oluşturan yardımcı defter kayıtlarından az olmamalıdır. Bu durum, tahakkuk esaslı muhasebe sistemine aykırı olup; hesaba ilişkin muhasebeleştirme işlemlerinin, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yapılması gerekmektedir.

‌Tablo 11: Kişi Borçları Hesabı Bilanço Fark Tablosu (TL)