Üniversitenin Avrupa Birliği destekli proje ihtiyaçları doğrultusunda düzenlenen mal ve hizmet alımlarına ilişkin sözleşmelerde, İdarenin hak ve menfaatlerini güvence altına alacak hükümlere yer verilmediği görülmüştür.

Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanmasına ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik’in “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin (c) bendinde Proje; Avrupa Birliği, uluslararası kuruluşlar veya uluslararası konsorsiyumlardan aktarılan hibe yardımlarla finanse edilen ve kamu idareleri bünyesinde yürütülen çalışmaları, (e) bendinde de proje yürütücüsü; proje sözleşmesinde belirtilen ve kamu idaresi tarafından projenin yürütülmesinden doğrudan yetkili ve sorumlu kılınan ve proje kapsamında yapılacak harcamalar için harcama yetkisine sahip olan görevli şeklinde tanımlanmıştır.

Aynı Yönetmelik’in “Proje banka hesabı, ödemelerin gerçekleştirilmesi ve sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin ikinci fıkrasında; proje yürütücüsünün, harcamaların

proje şartları ve amaçlarına uygun, etkin ve verimli olarak kullanılmasından, kamu idaresine ve kaynağı sağlayan kuruluşa hesabını vermekten, proje kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmamasından doğacak her türlü zararın tazmininden sorumlu olduğu belirtilmiştir.

Denetimlerde, Avrupa Birliğinden proje karşılığı aktarılan hibelerle gerçekleştirilen mal ve hizmet alımlarına ilişkin sözleşmelerde, sözleşme tarafları, sözleşmenin dayandığı proje sözleşmesi, KDV istisnasına ilişkin hükümler ve sözleşme tutarı dışında hiçbir hükme yer verilmediği, bazı sözleşmelerde sözleşme tarihinin de bulunmadığı tespit edilmiştir.

Bu durumda Kamu İdaresi dolayısıyla proje yürütücüsü, alım konusu mal ve hizmetin teslim sürecinde gerçekleşebilecek tesliminin gerçekleşmemesi, zamanında yapılmaması, eksik veya kusurlu olması gibi aksaklıklarla ilgili karşı tarafı bağlayan sözleşmeye dayalı hak ve menfaatlere sahip olamadığından projelerin, sözleşmelerine uygun olarak yerine getirilmemesi veya proje kaynaklarında yetersizlik olması her zaman ihtimal dâhilindedir. Bu nedenle sözleşmelerin mevcut halinin, Yönetmelik’in 5’inci maddesi gereklerine uygun olmadığı düşünülmektedir.

Kamu idaresi cevabında, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğünün resmi internet sitesinde yer alan form ve sözleşmelerin kurumda ve üniversitede yürütülmekte olan tüm dış kaynaklı projelerde kullanıldığı ifade edilmiş, resmi internet sitesinin nasıl kullanılacağının tarifi yapılmış ancak bulguyu karşılayacak nitelikte bir cevap verilmemiştir.

Sonuç olarak; Avrupa Birliğinden proje karşılığı aktarılan hibelerle gerçekleştirilen mal ve hizmet alımlarına ilişkin sözleşmelerin, işin konusu, işe başlama ve iş bitiş tarihleri, sözleşme tarihi, cezai şartlar, sözleşme bedeline dâhil olan giderler, ödeme yeri, koşulları ve zamanı, teminat, garanti, bakım, onarım, sözleşmenin feshi, tarafların yükümlülükleri gibi hususları içerecek şekilde düzenlenmesinin gerekli olduğu değerlendirilmektedir.