Karar Künyesi
Geçmiş tarih verilmek suretiyle geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı görülmüştür. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun “Kayıt zamanı” başlıklı 50’nci
maddesinde;
“Bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün malî
işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması şarttır.” hükmü yer almaktadır.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43'üncü maddesinde;
“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.
…
Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaraları esastır.”
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44'üncü maddesinde ise;
“Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.” denilmektedir.
Dolayısıyla muhasebe kayıtları yapılan işlemlerin kayda geçirildikleri tarih esas alınarak yevmiye tarih ve numarası verilmesi gereklidir.
İdarenin 2018 yılı yevmiye defterinde geçmiş tarih verilmek suretiyle geriye dönük yevmiye kaydı yapılan işlem sayısı 359 dur.
Geçmiş tarih verilmek suretiyle geriye dönük yevmiye kaydı yapılabilmesi, muhasebe kayıtlarının yazılım kullanılarak yapıldığı göz önüne alındığında, söz konusu yazılım ortamında kayıtların geçmişe dönük yapılabildiği ve manipüle edilebileceği anlamına gelmektedir. Bu da kayıtların doğruluğu, güvenliliği ve güvenilirliğine ilişkin bir risk oluşturmaktadır.
Kullanılan yazılım üzerinde gerekli önleyici kontrollerin oluşturulması ile kayıtların
geçmişe dönük yapılabilmesinin engellenmesi ve yazılımın geriye dönük yevmiye kaydı oluşturacak şekilde işlem yapmaya izin vermemesinin sağlanması gerekir.
Kamu idaresi cevabında; özetle idaremizde muhasebe kayıtlarına alınan yevmiyelerin, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine istinaden tarih sırası esas alınarak, yevmiye tarih ve numara sırasına göre kaydedildiği, bulgudaki tespitler doğrultusunda, geçmişe yönelik hatalı yevmiye kayıtlarının tekrarının önüne geçilmesi için Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına yazı yazıldığı, ayrıca Mali Hizmetler Daire Başkanlığı Muhasebe Şube Müdürlüğünde, muhasebe kaydı yapmakta olan personellere de, geçmiş tarihli yevmiye kaydı ve var olan kayıtlarda değişiklik yapılmaması hakkında yazı yazıldığı ve yazının muhasebe kaydı yapan tüm personele tebliğ edildiği, muhasebe kayıtlarının geçmişe yönelik işlem yapılmaması için gerekli önlemler alındığı ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda işlem yapılacağı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, muhasebe kayıtlarının geçmişe yönelik işlem yapılmaması için gerekli önlemler alındığı ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda işlem yapılacağı ifade edildiğinden, bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.