Bilimsel Araştırma Projeleri Birimindeki kayıtlar üzerinde yapılan incelemeler ve yetkililer ile yapılan görüşmeler neticesinde, dış destekli projeler ile ilgili işlemlerde mevzuat hükümlerine aykırı uygulamaların olduğu tespit edilmiştir.

Dış destekli projelerin (TÜBİTAK, AB, UNFPA, ERASMUS, vb.) tabi oldukları mevzuat hükümleri çerçevesinde hazırlanması, kabul edilmesi, yürütülmesi ve tamamlanması işlemleri gerçekleşmektedir.

Bilimsel Araştırma Projelerine ait idari ve mali işlemler; 26.11.2016 tarih ve 29900 sayılı Resmi Gazete‘de yayımlanan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkındaki Yönetmelik’e, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'na 25.06.2009 tarihli ve 5917 sayılı Kanunun 21’inci maddesiyle eklenen Ek 28’inci madde hükmüne dayanılarak hazırlanan Yükseköğretim Kurumları Bütçelerinde Bilimsel Araştırma Projeleri İçin Tefrik Edilen Ödeneklerin Özel Hesaba Aktarılarak Kullanımı, Muhasebeleştirilmesi İle Özel Hesabın İşleyişine İlişkin Esas ve Usuller’ine, 17.10.2017 tarih ve 30213 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İdarelerine Ait Özel Hesaplara İlişkin İşlemlerin Muhasebeleştirilmesine Dair Yönetmelik ve Yükseköğretim Kurumları Tarafından 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 3’üncü Maddesinin (f) Bendi Kapsamında Yapılacak İhalelere İlişkin Bakanlar Kurulu'nun 2003/6554 sayılı Karara ekli Usul ve Esaslara göre yapılmaktadır.

TÜBİTAK projelerine ait idari ve mali işlemler, 278 sayılı Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu Kurulması Hakkındaki Kanunun 16’ncı maddesi hükmü

gereğince hazırlanan TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri İle Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanması ve TÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usulleri’ne ve 23.07.2009 tarih ve 27297 sayılı Resmi Gazete‘de yayımlanan, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu Ar-Ge Projeleri İhale Yönetmeliği'ne göre gerçekleştirilir.

Diğer proje türlerine ait idari ve mali işlemler ise tabi oldukları meri mevzuat hükümlerine göre yürütülmektedir.

Üniversitede projelerle ilgili yapılan incelemelerde;

1. Yürütülen dış destekli projelere ilişkin olarak ne BAP Birimince ne de Proje Koordinasyon Uygulama ve Araştırma Merkezince düzenli bir kayıt tutulmadığı, tamamlanan, devam eden, iptal edilen projelere ilişkin verilerin olmadığı, herhangi bir arşiv oluşturulmadığı, bu projelerdeki harcama ve diğer işlemlere ilişkin dosyalarının tutulmadığı, projelere ilişkin bilgilerin sadece proje yürütücülerinde olduğu, otomasyon sisteminde de kayıtlı olmadığı,

2. Dış destekli projeler kapsamında alınan tüketime yönelik mal ve malzemeler ile taşınırların neler olduğunun bilinmediği, bunlara ilişkin gerekli taşınır kayıtlarının takibinin yapılmadığı, proje bitiminde dayanıklı taşınırların ilgili birimine devredilip edilmediğinin bilinmediği, konunun tamamen proje yürütücüsünün insiyatifinde olduğu,

Bu nedenlerle üniversitede yürütülen dış destekli projelerde sözleşmelerin, harcama belgelerinin, ara ve final raporlarının, proje çıktılarının ve proje ile ilgili diğer evrakların mevzuatın öngördüğü şekilde yapılmadığı,

tespit edilmiştir.

Üniversiteler birçok kamu kurum ve kuruluşları ile dış destekli projeler gerçekleştirmektedir. Kurumlar tarafından sağlanan finansmanlar ile gerçekleştirilen projelerin ise ayrı mevzuat hükümleri ve kuralları bulunmaktadır. Yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağa üzere dış destekli projelerde üniversitelerin de sorumlulukları bulunmaktadır.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu başlıklı” 8’inci maddesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda olduğu hüküm altına alınmıştır.

Bununla birlikte Dış Destekli Projelerin ve Bilimsel Araştırma Projelerinin, ilgili mevzuatları gereği harcamalarının yapılması belli şartlara bağlanmıştır. Örneğin projelerde hangi harcama kalemleri için ödeme yapılacağı, toplam proje bütçesi içerisinde harcama kalemlerinin yüzdelik sınırları, gerekli olan belgeler gibi şartlar ilgili mevzuatlar ve kılavuzlarda yer almaktadır. Bunların takibinin yapılabilmesi için ise projenin özellikle kabul aşamasındaki tüm belgelerinin ilgili birim tarafından tutulan dosyasında yer alması ve bir otomasyon sistemi ile takip edilmesi gerekmektedir.

Kamu idaresince bulgudaki tespitlere iştirak edildiği ve 2021 yılı içerisinde bu konularla ilgili kapsamlı çalışmalara başlanılacağı ifade edilmiştir. Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri ve açıklamalar çerçevesinde proje süreç ve harcamalarının mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılması, söz konusu projelere ilişkin sözleşmelerin, harcama belgelerinin, ara ve final raporlarının, proje çıktılarının ve proje ile ilgili diğer evrakların temin edilip ve muhafaza edilmesi gerekmektedir.