İdarede henüz kullanıma verilmemiş malzemeler ile yeni alınan bazı demirbaş niteliğindeki taşınırların 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedildiği ve aynı gün bir sonraki yevmiye kaydıyla 630 Giderler Hesabına aktarılarak muhasebe kayıtlarından çıkarıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının niteliğini açıklayan “Hesabın niteliği” başlıklı 115’inci maddesinde bu Hesabın, kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenmesi için kullanılacağı, “Hesabın işleyişi” başlıklı 116’ncı maddede ise tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin bu hesaba alacak, 630 Giderler Hesabına borç kaydedileceği ifade edilmiştir.

Yine aynı Yönetmelik'in 255 Demirbaşlar Hesabının niteliğini açıklayan “Hesabın niteliği” başlıklı 198’inci maddesinde bu Hesabın, kurum faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıkların izlenmesi için kullanılacağı, “Hesabın işleyişi” başlıklı 199’uncu maddesinde bu hesapta kayıtlı demirbaşların net değerinin altında satılması halinde 630 Giderler Hesabına kaydedilerek, eskime veya ekonomik ömrünü tamamlama gibi nedenlerle demirbaş olma vasfı ortadan kalkması halinde 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabına borç kaydedilerek kayıtlardan çıkarılacağı belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen ve ayrıntısı mevzuatın ilgili maddelerinde bulunan hükümlere göre İdarece satın alınan malların hangi muhasebe hesaplarında izleneceği ve kayıtlarından çıkışlarının nasıl yapılacağı açıktır.

Yapılan denetimlerde aşağıdaki tabloda örnekleri verilen perde, hoparlör, mikrofon gibi bazı demirbaş niteliğindeki malların 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedildiği ve aynı gün bir sonraki yevmiye kaydı ile muhasebe kayıtlarından çıkarıldığı, ilk madde ve malzeme niteliğinde olmakla beraber henüz kullanılmayan 15W-40 yağ, ilçede başarılı sporculara verilmek üzere alınan forma, şort, tişört gibi bazı malların yine aynı gün bir sonraki yevmiye kaydı ile kayıtlardan çıkarıldığı görülmüştür.

‌Tablo 8: Doğrudan Gider Hesaplarına Kaydedilen Mal ve Malzeme Örnekleri

Yapılan bu kayıtlar mevzuat hükümlerine uymamakla beraber bu durumun İdarenin demirbaşlarının ve henüz kullanılmamış malzemelerinin kayıt ve kontrollerinin sağlanmasını engelleyeceği gibi malların kaybolması, zayi olması gibi durumların tespitini de engelleyecektir.

İdare tarafından verilen cevapta, bundan sonra yapılacak alımlarda mevzuata uygun muhase kayıtları yapılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, tüketilmek üzere alınan sarf malzemeleri ile demirbaşların mevzuata uygun bir şekilde muhasebe kayıtlarına alınması gerekmektedir.