Üniversite bünyesinde yer alan ve pilot olarak seçilen birimlerde (Erdek Meslek Yüksek Okulu, Mühendislik Fakültesi, Denizcilik Fakültesi, Kütüphane Daire Başkanlığı, İdari Mali İşler Daire Başkanlığı) ve bu birimlere ait ambarlarda yapılan denetim sonucunda; taşınırlar işlemleri ile ilgili olarak mevzuata aykırı bazı hususların yer aldığı görülmüştür.

5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu başlıklı” 8’inci maddesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda olduğu hüküm altına alınmıştır.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde

"Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur." denildikten sonra harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak

tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği belirtilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nin aynı maddesinin taşınırların muhafazası ve kontrolüne ilişkin 3 no’lu bendinde

“Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak,…zorundadırlar”,

hükmü ile yine aynı maddenin (5) no’lu bendinde; “Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.” hükmü yer almaktadır.

Yönetmelik'in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6'ncı maddesinin 4'üncü bendinde, taşınır kayıt yetkililerinin taşınırların ambar veya sahada muhafazası ve kontrolüne ilişkin başlıca görev ve sorumlulukları sayılmıştır.

Yapılan incelemede;

-Kullanıma verilen bazı taşınırlarla ilgili taşınır zimmet belgelerinin düzenlenmediği ve bu taşınırların taşınır sistem kayıtlarında ambarda göründüğü,

-Taşınırların giriş kaydı yapıldığı zaman sistemden otomatik olarak verilmesi gereken sicil numaralarını gösteren barkodların bazı taşınırların üzerine yapıştırılmadığı ve dolayısıyla sicil numarası verilmeyen bazı taşınırların bulunduğu

-Bazı taşınırlar üzerinde halen daha önce bağlı bulunulan Balıkesir Üniversitesinin vermiş olduğu barkodların bulunduğu,

-Taşınır ambarlarının bazılarında Taşınır Kayıt sisteminde kayıtlı miktarlardan daha fazla miktarda taşınır mevcut olduğu,

-Dayanıklı Taşınırlar listelerinin bir kısmının odalarda asılı olmadığı,

-Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin bazı birimlerde personel eksikliği nedeniyle sık aralıklarla değiştiği,

-Ambarlarda mevcut olmayan taşınırların bir kısmının kullanımda olduğu ancak kullanıma verilmelerine ilişkin ilgili belgelerinin düzenlenmediği,

-Bazı birimlerde yılsonunda ve yılın belli dönemlerinde fiili sayım yapılmadığı

-Taşınır kayıt yetkilileri arasındaki ambar devir işlemlerinde, fiili sayım yapılmadan Ambar Devir ve Teslim Tutanağı düzenlendiği, dolayısıyla taşınır mevzuatına uygun bir devir işlemi gerçekleştirilmediği,

tespit edilmiştir.

Belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde taşınırların mevcut durumunun (kullanımda, ambarda vs.) kayıtlarda anlık görünmesinin sağlanması, dayanıklı taşınır sicil numarası verme işlemlerinin tamamlanması, taşınır kayıt sistemleri ile ambardaki mevcutlar arasındaki miktar farklılıklarına yönelik tespitlerin net olarak ortaya konulması ve kurum genelinde gerek belli dönemlerde gerekse ambar devir işlemlerinde fiili sayım işlemlerinin yerine getirilmesi zorunludur.

Yukarıda ifade edilen sorumlulukların gereği olarak ve ileride ortaya çıkabilecek zararları engellemek açısından; taşınırların kullanımı, kontrolü, korunması ve sağlıklı bir şekilde takibinin yapılabilmesi için taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların gerekli hassasiyeti göstermeleri ve tespit edilen hususları düzeltici çalışmaların yapılmasını temin etmeleri gerektiği değerlendirilmiştir.