Üniversite adına açılmış banka hesaplarına ilişkin olarak ilgili bankalardan temin edilen banka hesap bilgileri, hesap hareketleri, yetki ve bakiye bilgileri ile Üniversite muhasebe sisteminde takip edilen Banka Hesabına ilişkin yevmiye kayıtlarının incelenmesi neticesinde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından açılması ve muhasebe sistemi içinde yer alması gereken banka hesapları dışında, üniversitenin muhtelif birimleri tarafından açılmış ve muhasebe sistemi içinde yer almayan banka hesaplarının mevcut olduğu tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nda, kamu idaresi hesaplarının niteliği ve bu hesaplara ilişkin görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanmış; bu görev ve yetkilerin kimler tarafından kullanılacağı belirlenmiştir.

Anılan Kanun’un 61’inci maddesinde muhasebe hizmeti; “gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile

emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleri” şeklinde tanımlanmış ve bu işlemlerin muhasebe yetkililerince yürütüleceği belirtilmiştir. Muhasebe yetkilisi, bu hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu tutulmuştur.

Bahsi geçen 61’inci maddenin devamında, muhasebe yetkilisi adına ve hesabına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almaya, vermeye ve göndermeye yetkili olanların “muhasebe yetkilisi mutemedi” olduğu ve bunların doğrudan muhasebe yetkilisine karşı sorumlu olduğu belirtilmiş ve bu maddeye istinaden Maliye Bakanlığınca 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı 3. Mükerrer Resmi Gazete’de yayımlanan “Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” ile de bunların görevlendirilmeleri, yetkileri, denetimi, tutacakları defter ve belgeler ve diğer hususlara ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.

Diğer yandan, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 102 Banka Hesabına ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 17’nci maddesinde;

“(1) Banka hesabı, muhasebe birimleri adına bankaya yatırılan paralar ve bankaya tahsil için verilen çeklerden tahsil işlemi tamamlananlar ile muhasebe birimlerince düzenlenen çek ve gönderme emirlerinden ödendiği veya gönderildiği bildirilen çek ve gönderme emri tutarlarının izlenmesi için kullanılır.”

“Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 18’inci maddesinde ise;

“(1) Muhasebe birimlerince bir gün içinde tahsil edilen paralardan, ertesi gün kasadan yapılacak ödemeler için Bakanlıkça tespit edilerek duyurulan tutarlar alıkonularak, fazlası düzenlenecek teslimat müzekkeresi ile bankaya yatırılır.

1. Bankalarca muhasebe birimleri adına yapılan diğer tahsilat için, teslimat müzekkeresi düzenlenmez. Bu tür tutarlar bankadan alınacak hesap özet cetveline göre kayıtlara alınır.

2. Muhasebe birimlerince, hesaplarının bulunduğu bankalardan nakden yapılacak ödemeler için bu bankaların kendi çekleri; ödeme yapılacak kişilerin hesaplarına aktarılacak tutarlar ile bankalarda açtırılacak krediler için “Gönderme Emri” (Örnek:14) düzenlenir. Muhasebe birimlerince, bankalar nezdindeki döviz hesabından yapılacak ödemelerde ise

“Döviz Gönderme Emri” (Örnek:15) kullanılır.” denilmek suretiyle, 102 Banka Hesabının yalnızca muhasebe birimleri adına açılan banka hesaplarının takibi için kullanılacağı ve söz konusu banka hesaplarına ilişkin her türlü para yatırma, tahsilat ve ödeme işlemlerinin de muhasebe birimlerince (5018 sayılı Kanun’un anılan hükümleri uyarınca muhasebe yetkilisi ve/veya mutemedince) yerine getirileceği açıkça belirtilmiştir. Ayrıca, söz konusu hükümlerden muhasebe birimi adına açılan tüm hesapların muhasebe sistemince takip edilmesi gerektiği de anlaşılmaktadır.

Üniversite banka hesaplarına yönelik yapılan detaylı inceleme neticesinde, detayı aşağıdaki tabloda görüleceği üzere Üniversite adına ya da ilintili 103 adet banka hesabı olduğu tespit edilmiştir. Bu hesaplardan 31 tanesi 102 ve 104 nolu hesaplar altında izlenmektedir. Ayrıca hesapların 4 tanesi Üniversite İktisadi işletmesi tarafından, 11 tanesi ise Üniversite Döner Sermayeleri adına kendi muhasebe sistemi içinde izlenen hesaplardır. 36 adet hesap ise Üniversite birimleri adına açılmış maaş ve diğer ek ödemelerde kullanılan maaş protokolü kapsamındaki hesaplardır.

Muhasebe sistemleri içerisinde izlenen bu 46 hesap dışındaki hiçbir hesap 102 Banka Hesabı altında görülmemektedir. 36 adet maaş hesabı dışında kalan 21 adet hesap ise yetkisiz birimler adına açılarak kullanılan ve 102 Banka Hesabı içerisinde gözükmeyen hesaplardır. 4 hesap ise Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı adına açılmış yurtdışı transfer amaçlı kullanılmış hesaplar olsa da bu hesaplar da 102 Banka Hesabı içerisinde muhasebeleştirilmemektedir.

Üniversite ile ilgili banka hesaplarının detayı aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

‌Tablo 9: Üniversite ile ilgili Banka Hesapları Özet Tablosu

Yukarıdaki tabloda görülen hesapların detayına ve mahiyetine bakılması sonucunda aşağıdaki tespitlere ulaşılmıştır:

Gelire ilişkin tahsilat ve kullanım hesapları: Üniversite ile Türkiye Halk Bankası arasında 2017 yılında imzalanan öğrenciler adına tahakkuk etmiş harç, katkı payı vb. ücretlerin tahsil edilmesi, bu tahsilatın kullanımı, ilgili birimlere havalesine ilişkin işlemleri kapsayan protokol kapsamında ilgili banka nezdinde biri tahsilat ve diğeri de kullanım hesabı olmak üzere iki adet vadesiz hesap açılmıştır. Bu hesapların her ikisi de Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı adına açılmış hesaplardır. Hesaplara ilişkin giriş ve çıkış işlemlerinin hiç biri muhasebede kayıt altına alınmamakta ve gelir tahsilatından sorumlu muhasebe birimi tarafından bu hesaplar izlenememektedir. Ancak harç ve benzeri gelirler toplandıktan sonra Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı talimatı ile Üniversite muhasebe sisteminde yer alan Banka Hesabına aktarılmaktadır. Aktarma öncesi iadeler de Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı talimatı ile gerçekleşmekte ve bu işlemler de muhasebeleştirilememektedir.

Erasmus hesabı: Rektörlük Özel Kalem adına açılmış, yılsonu bakiyesi 54.330-Euro olan “AİÇÜ 2020-2021 Erasmus Hareketlilik-11” isimli hesaba ait iş ve işlemler de muhasebeleştirilmediğinden 104-Proje Özel Hesabı altında izlenmemektedir.

Etkinlik hesapları: Banka hesaplarının 10 tanesinin çeşitli etkinlikler için ilgili birim adına açılan hesaplar olduğu, bu hesaplara ait tüm gelir ve gider işlemlerinin ilgili etkinlik hesaplarından yapıldığı, buna ilişkin işlemlerin muhasebe hesaplarına yansıtılmadığı tespit edilmiştir. Bu hesapların detayına bakıldığında, hesapların 7 tanesinin Rektörlük Özel Kalem, 2 tanesinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, 1 tanesinin ise Beden Eğt. ve Spor Yüksek Okulu adına açıldığı görülmüştür. Hesapların çeşitli konferans, kongre, sempozyum vb. etkinlikler için ihdas edildiği, bazılarının etkinlik tamamlanmasına rağmen kapatılmadığı anlaşılmıştır. Bu hesaplardan iki tanesi yılsonu bakiyesi vermiş, “Icanas'19-4.Uluslararası

Temel ve Uyg. Bilim. Geliş. Konf.” isimli döviz hesabının bakiyesi 400 Dolar, aynı adlı hesabın Türk Lirası bakiyesi ise 32.208,00 TL olarak gerçekleşmiştir.

Kısmi zamanlı öğrenci ve işkur maaş hesapları: Kısmi zamanlı öğrencilerin maaş hesabı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, İşkur maaş hesabı ise Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı adına açılmış bu birimin yetkisinde kullanılan hesaplardır. Bu hesaplara ait iş ve işlemler de muhasebeleştirilmemekte, 102-Banka Hesabı altında gözükmemektedir.

Yemek Hesabı: Bu hesap Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı (SKS) adına açılmış ve bu birimin yetkisinde kullanılan bir hesaptır. Memurlar tarafından karşılanması gereken yemek ücreti bedellerinin yatırıldığı bu hesap öğrenci ve memurların yemek ihtiyacını karşılamak amacıyla açılmıştır. Bu hesaba ait iş ve işlemler de özel bütçe muhasebe sistemi içerisinde izlenmemekte, 102-Banka Hesabı altında gözükmemektedir. Bu vadesiz hesapta biriken tutarlar Üniversite ana hesabına aktarılmadığı için de ilgili vadeli hesaplarda değerlendirilememektedir.

Bu konudaki bir diğer eksiklik öğrencilerin yemek bedeli ödeme sistemine ilişkindir. Öğrenciler tarafından yatırılan ve kioks otomasyon makinelerinde biriken tutarlar görevlendirilen bir muhasebe yetkilisi mutemedi tarafından belirlenen hesaba mutemet alındı belgesi karşılığı yatırılmamakta, doğrudan Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı adına açılmış yemek hesabına yatırılmaktadır. Oysa Üniversite adına gelir tahsil etme yetkisi muhasebe yetkilisine veya mutemedine ait bir yetkidir. Her ne kadar yemekhane hesabına öğrenciler tarafından yatan yemek bedelleri Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından daha sonra Üniversite hesaplarına aktarılmış olsa da gelir tahsil yetkisinin hatalı uygulanması söz konusudur. Ayrıca, firmaya yapılan nihai ödemenin de üst yazıyla bankaya verilen talimat sonucu gerçekleştirildiği görülmüştür.

Diğer Hesaplar: Yukarıda sayılan hesaplar yanında 4 adet yurtdışı transferlerde kullanılmak amacıyla açılmış hesap ile “İslami Bil. Fak. %100 Arapça Programı Öğrenim Harç Hesabı” adı altında bir hesap da bulunmaktadır. Bu hesaplara ait iş ve işlemler de muhasebeleştirilmemiş olup, 102-Banka Hesabı altında gözükmemektedir.

Yukarıdaki tespitlerle ilgili olarak Üniversitenin verdiği yanıttan anlaşılacağı üzere gerekli düzeltmelerin bir kısmının 2021 yılı içerisinde yapıldığı, bir kısım düzeltici işlemlere ait süreçlerin ise tamamlanmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak; kamu mali yönetim sistemi içerisinde kamu idarelerinin hangi birimlerinin banka hesabı açabileceği, bu hesaba ilişkin iş ve işlemlerin nasıl muhasebeleştirilip mali tablolara yansıtılacağı açıkça belirtilmiş ve bu konuya ilişkin düzenlemelere yukarıda ayrıntılı olarak yer verilmiştir. Buna aykırı uygulamalar mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini (102-Banka Hesabı, 104 Proje Özel Hesabı, 600 Gelirler Hesabı; 800 Bütçe Gelirleri Hesabı yönünden) olumsuz etkilemiştir.

Bu çerçevede, Üniversite tarafından tüm banka hesaplarının detaylı olarak ele alınması, işlevi bitmiş hesapların kapatılması, yetkisiz birimler adına açılan hesapların tespit edilmesi, muhasebe altında izlenmesi gereken hesaplara yönelik gerekli işlemlerin acilen tamamlanması gerekmektedir.