Üniversitenin vadesinde ödenmeyen gelirlerinin 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına vade bitim tarihinde alınmadığı, takipli hale gelen alacakların bahsedilen hesaba yıl sonunda kaydedildiği görülmüştür.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabına ilişkin ayrıntılı düzenlemelerin yapıldığı 51, 52 ve 53’üncü maddelerinde; gelir olarak tahakkuk ettirilen vergi gelirleri, teşebbüs ve mülkiyet gelirleri, alınan bağış ve yardımlar ile diğer gelirler, duran varlıklar ana hesap grubu içindeki gelirlerden alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenler ile bunlardan yapılan tahsilat veya terkinlerin bu hesapta izleneceği, ilgili servislerce tahakkuk bordroları ile ya da tahakkuk fişleri ile muhasebe servisine bildirilen gelirlerden alacak tutarlarının, düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle ilgili hesaplara alınarak tahakkuk kayıtlarının yapılması gerektiği ve gelir tahakkuku tutarlarının 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabına borç, 600 Gelirler Hesabına alacak kaydedilmesi gerektiği açıklanmıştır.

Aynı Yönetmelik’in 54, 55 ve 56’ınci maddelerinde ayrıntılı şekilde açıklanan 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabı, merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde mevzuatı gereğince tahakkuk ettirilen vergi gelirleri, teşebbüs ve mülkiyet gelirleri, diğer gelirler ve sermaye gelirlerinden, takibe alınan tutarlar ile bunlardan yapılan tahsilat, tecil ve terkinlerin izlenmesi için kullanılmaktadır. İlgili servislerce takibe alma işlemi gün sonuna kadar muhasebe servisine bildirilmelidir. Muhasebe servisine bildirilen takibe alınmış olan alacakların takip kayıtları, düzenlenecek muhasebe işlem fişi ile ilgili hesaplara kaydedilerek yapılır. Takibe alınan alacaklar 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç, ilgisine göre faaliyet alacakları hesap grubunda yer alan hesaplardan birine alacak kaydedilir.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, faaliyet alacaklarından vadesinde ödenmemiş olan tutarların, işlemi yapan birim tarafından vade günü sonunda muhasebe birimine bilgi verilmeli ve takibe alınması gereken İdarenin alacakları 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabı'nda izlenmelidir.

Vadesi geçmiş olan alacakların borcun ödenmesi gereken tarihten hemen sonra takipli alacaklar hesabında izlenmemesi, ilgili kayıtların yıl sonunda yapılması yıl içerisinde kamu idaresi alacaklarının vadesinin geçip geçmediği ile takip ve tahsil sürecinin anlaşılmasını güçleştirmekte ve yıl içerisinde mali tabloların faaliyet alacakları hakkında doğru ve güvenilir bilgi sunmasını engellemektedir.

Üniversite tarafından, 2022 yılı itibariyle vadesi geçmiş faaliyet alacaklarının muhasebe kayıtlarında vade tarihi mesai bitimi gün sonunda 121 Gelirlerden takipli hesapta izlenmeye başladığı ifade edilmiştir. Ancak söz konusu düzeltici işlem 2022 yılında gerçekleştiğinden Üniversitenin 2021 yılı mali tablolarını etkilememektedir.

Açıklanan nedenlerle, mali tabloların cari yıl içerisinde doğru ve güvenilir bilgi üretmesi açısından, ödenmesi gereken tarihte tahsil edilemeyen tutarların ilgili servislerce vade günü sonunda muhasebe birimine bilgi verilmesi ve takibe alınması gereken İdarenin alacaklarının aynı gün 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabı'na kaydedilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.