Belediyenin düzenlediği temel muhasebe belgesi niteliğindeki çok sayıda Ödeme Emri Belgesinin ekinde muhasebeleştirilen işlemlerin içeriğini gösteren ve bunların dayanağı olan kanıtlayıcı belgelerin bulunmadığı görülmüştür.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde “(1) Genel yönetim muhasebesi, muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan ve aşağıda belirtilen kavramlara göre yürütülür:

1. Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılır.” denilmektedir.

   Anılan Yönetmeliğin “İşlemlerin belgeye dayanması ve belge düzeni” başlıklı 15. maddesinde “(1) Bütün muhasebeleştirme işlemlerinin kanıtlayıcı belgelere dayandırılması zorunludur. Kanıtlayıcı belgeler, muhasebeleştirme belgesinin hazırlanmasını gerektiren ve ilgili mevzuatında belirtilen belgelerden oluşur.” denilmektedir.

   Bunun yanında Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler başlıklı 4’üncü maddesinde “(1) Ödeme belgesi en az üç nüsha düzenlenir. İlk nüshası bu Yönetmelikte belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştaya gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verilir. Üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilir.” denilmiş ve devamında bütçe giderlerinin nevilerine göre ödeme emirlerine eklenecek belgeler belirlenmiştir.

   Yapılan incelemede çok sayıda ödeme emri ekinde her hangi bir kanıtlayıcı belge bulunmadığı görülmüştür. Örneğin 14496 nolu Ödeme Emri Belgesi ekinde hiç belge bulunmadığı, 4669 nolu Ödeme Emri Belgesi ekinde ödeme-puantaj ve kontrol tutanağı olmadığı, 4659 nolu Ödeme Emri Belgesi ekinde muayene kabul tutanağı bulunmadığı, 4660 nolu Ödeme Emri Belgesi ekinde ödemesi yapılan hizmetin alındığını gösteren her hangi bir belge olmadığı, 8032 nolu Ödeme Emri Belgesi ve ekindeki hiçbir belgede görevlilerin imzası bulunmadığı, 8024 nolu Ödeme Emri Belgesi ekinde yapılan iadenin niteliğinin olduğu ve iade edilecek tutarın nasıl belirlendiğine ilişkin bir belge eklenmediği tespit edilmiştir.

   Bu itibarla, denetlenen İdare hesabının ödeme belgeleri itibariyle mevzuatla belirlenen belge ve kayıt düzenine uygun olmadığı düşünülmektedir. İdarece verilen cevapta bu türden eksikliklerin olmaması için özen gösterileceği belirtilmiş olup, sonraki denetimlerde İdare tarafından bu çerçevede yapılacak işlemler değerlendirilecektir.