Kurumun 2018 yılı hesabını oluşturan ödeme emri belgeleri ve muhasebe işlem fişlerine yevmiye numaraları verilirken, bazı yevmiye numaralarının kullanılmayarak atlandığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43'üncü maddesinde,

“İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.” denilmektedir.

Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44'üncü maddesinde ise

“Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine

dayanılarak kaydedilir.” Düzenlemesi bulunmaktadır.

Yukarıda yer alan maddelerden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması ve her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi gerekmektedir.

İdarenin 2018 yılı yevmiye defteri incelendiğinde bazı yevmiye numaralarının kullanılmayarak atlandığı görülmüştür. 2018 yılı yevmiye defterinde boş bırakılarak atlanmış yevmiye numaralarının sayısı 143 tür.

Yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmaması, muhasebe kayıtlarının yazılım kullanılarak yapıldığı göz önüne alındığında, söz konusu yazılım ortamında kayıtların takip eden sıra numarası almaksızın yapılabildiği ve manipüle edilebileceği anlamına gelmektedir. Bu da kayıtların doğruluğu güvenliliği ve güvenilirliğine ilişkin bir risk oluşturmaktadır.

Kullanılan yazılım üzerinde gerekli önleyici kontrollerin eklenmesi ile kaydedilen işlemlere müteselsil numara verilmesinin zorunlu hale getirilmesi ve yazılımın sıra numarası atlayarak işlem yapmaya izin vermemesinin sağlanması gerekir.

Kamu idaresi cevabında; Özetle muhasebe şube müdürlüğünce her ay sonunda detaylı bir şekilde muhasebe ve yevmiye kaydı kontrollerinin yapıldığı, Ekim ayı sonu itibariyle yapılan yevmiye kaydı kontrolünde, yevmiye numaralarının 18/10/2019 tarihinde, 19341 den 19483 arasında 143 adet yevmiye numarasının atlandığı, bunun üzerine ivedi olarak gerekli tedbirlerin alınması ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine aykırı bir duruma sebep olunmaması için Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına yazı yazıldığı, yapılan inceleme neticesinde sorunun kullanıcı tarafından güncelleme yapılmasından kaynaklandığı ve bu gibi hataların yapılmaması için güncelleme yetkilerinin kullanıcılardan kaldırıldığı, log kayıtlarının tarafımızca incelenmesi neticesinde atlayan 143 yevmiyenin aralıksız ve arka arkaya olduğu anlaşıldığı, atlayan yevmiyeler üzerinde herhangi bir silinti ya da güncellemenin de olmadığı ve daire başkanlığımızca gerekli tedbirlerin alındığı ve konunun tutanak haline getirildiği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, gerekli tedbirlerin alındığı ifade edildiğinden, bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.