Avans talebine ilişkin harcama talimatlarında avansın hangi iş için talep edildiğinin açıkça belirtilmediği, avans işlemleri muhasebeleştirilirken hatalı hesap kodu kullanıldığı ve avans mahsuplarında Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne uygun olarak gerekli kanıtlayıcı belgelere yer verilmediği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun "Ön Ödeme" başlıklı 35'inci maddesinin birinci fıkrasında; harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabileceği, verilecek avansın üst sınırlarının merkezî yönetim bütçe kanununda gösterileceği hüküm altına alınmıştır.

Bu maddeye istinaden hazırlanan Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Ön ödeme şekilleri ve uygulaması” başlıklı 5'inci maddesinde ön ödemelerin hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılacağı ifade edilmiştir.

Avans işlemleri için düzenlenen ödeme emirleri ve muhasebe işlem fişlerinin 17 adedinde "Muhtelif giderlerde kullanılmak üzere" şeklinde muğlak bir ifadeye yer verildiği ve mal, hizmet, yolluk vb. bir ayrım yapılmaksızın aynı hesap alt kodu (160.01.03.04-Görev Giderleri Avansı) kullanılarak avans işlemlerinin hatalı şekilde muhasebeleştirildiği görülmüştür.

Diğer yandan, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin ‘’Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler’’ başlıklı 4’üncü maddesinde; avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde; harcama talimatının, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesinin, Muhasebe İşlem Fişine kanıtlayıcı belge olarak ekleneceği düzenlenmiştir.

Bu kapsamda avans verilmesi suretiyle, ihale mevzuatı kapsamında yer alan doğrudan teminle yapılan alımlara ilişkin ödemelerde herhangi bir onay belgesine yer verilmediği görülmüştür.

Kamu idaresi cevabında, bulgu konusu tespitin düzeltilmesine ilişkin işlemlere başlanılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, ön ödeme işlemlerine ilişkin harcama talimatlarında avansın hangi iş için talep edildiğinin açık bir biçimde ifade edilmesi, avansların muhasebeleştirilmesinde avans verilen işin niteliğine göre doğru olan alt hesap kodlarının kullanılması ve mahsup işlemlerinde kanıtlayıcı belgelerin ödeme evrakına Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne uygun şekilde eklenmesi gerekmektedir.