Osmangazi Üniversitesi Sağlık, Uygulama ve Araştırma Hastanesinde çalışan doktorların emeklilik, nakil, feragat, istifa, tayin gibi sebeplerle kurumdan ayrılmalarına rağmen bu değişikliğin Elektronik Faturalama Sistemine (MEDULA) geç işlendiği tespit edilmiştir.

Hastanede görevli öğretim elemanlarının (doktor) nakil, istifa, emeklilik durumlarında ayrılış işlemine ilişkin süreçler aşağıdaki gibidir;

-Öğretim elemanlarının naklen ayrılmalarında, Rektörlük tarafından Dekanlığa naklen atama yazısı gelmektedir.

-İstifa edecek öğretim elemanının dilekçesi Anabilim Dalı ve Bölüm Başkanlığı kanalıyla Dekanlığa gelmektedir.

-Emekli olacak öğretim üyelerinin dilekçesi Dekanlığa gelmektedir.

-Sağlık Bakanlığı kadrosunda olup ilgili fakültede ihtisas yapmak üzere görevlendirilen araştırma görevlilerinin istifa etmeleri durumunda ilgililer, Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğüne görevlendirmesinin iptali için başvurmaktadırlar.

-Dekanlık tarafından ilgili Bölüme atama yazısı iletilerek, ayrılış tarihinin bildirilmesi istenilmektedir.

-İlgili Bölüm ve Anabilim Dalından kişinin ayrılış tarihini bildiren yazı Dekanlığa bildirilmektedir.

-Dekanlık tarafından, ayrılacak kişi ilişik kesme işlemleri için Tahakkuk Birimi, Bilgi

İşlem ve Rektörlüğe yönlendirilmektedir.

-Rektörlük ve Dekanlık tarafından ilişik kesme işlemleri başlatılmaktadır.

-Anabilim Dalı ve Bölüm Başkanlığından resmi üst yazıyla kişinin ayrılış tarihi Dekanlığa bildirilmektedir.

-Dekanlık tarafından resmi üst yazıyla kişinin ayrılışı Rektörlüğe, Başhekimliğe, Tahakkuk Birimine bildirilmektedir.

Yeni görev alan doktorlar hastanede işe başladığında hastane bilgi sisteminde yetki grubu seçilerek, SGK kaydında olan doktor tescil numarası-doktor diploma numarası HBYS eklenerek kurumda çalışma bilgileri ve bölüm yetkileri verilmektedir. Ayrıca bu kişiler için elektronik faturalama sistemine (MEDULA) Osmangazi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi adına kayıt açılmaktadır.

Yapılan denetimlerde; emeklilik, nakil, feragat, istifa ve tayin nedenleriyle 109 doktorun hastaneden ayrıldığı görülmüş olup doktorların hastaneden ayrılış dilekçe tarihi ile hastane bilgi sisteminden çıkarılma (pasif edilme ) süresinin 25 gün ile 2 gün arasında değiştiği tespit edilmiştir. Dolayısıyla doktorların sistemde pasif hale getirilmelerine kadar geçen sürede elektronik faturalama sistemine kayıt oluşturup muayene, tahlil, tetkik, iş göremezlik vb. işlemleri yapabilme olanağının bulunduğu anlaşılmıştır.

Kamu İdaresi cevabında; görevden ayrılacak olan personelin ayrılış durumuna göre borç çıkarma işlemlerinin, nakil bildirimi hazırlama işlemlerinin ilgililerin ayrılacağı gün gerçekleştirilip tüm ayrılışlar için Elektronik İlişik Kesme belgesinin aynı tarihli yapılarak ilişik kesme işleminin imza koordinasyonunun başlatılmakta olduğu, ayrılacak personele diğer birimlerde yapması gereken işlemlerle ilgili bilgi verildiği ifade edilmiştir.

İdare cevabından bulguda yer verilen tespitlerle ilgili bir takım düzenleyici işlemler yapıldığı anlaşılmakta ise de bulgu konusu hususlar, hastaneden ayrılış dilekçesi veren doktorların işten ayrılış işlemi süreçlerinin yeniden düzenlenmesi, bu kişilerin ayrıldı bilgisinin hastane bilgi işlem birimine bildirim süresinin kısaltılması, hem Hastane Bilgi Yönetim Sisteminden hem de MEDULA sisteminden yetkilerinin kaldırılması olup bu hususlara yönelik bir açıklama yapılmamış ve belge sunulmamıştır.

Sonuç olarak; hastaneden ayrılış dilekçesi veren doktorların yukarıda yer verilen işten ayrılış işlemi süreçlerinin yeniden düzenlenerek, bu kişilerin ayrıldı bilgisinin hastane bilgi

işlem birimine bildirim süresinin kısaltılması, hem Hastane Bilgi Yönetim Sisteminden hem de MEDULA sisteminden yetkilerinin kaldırılması gerekmektedir.