Tek bir muhasebe birimi bulunan ve özel bütçeli bir kamu idaresi niteliği taşıyan Kastamonu Üniversitesinde, taşınırların harcama birimleri arası devrinde, 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanıldığı görülmüştür.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabına ilişkin olarak düzenlenen 364’üncü maddesinde; söz konusu hesabın, aynı bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemelerin izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in 365’inci maddesinde; bu hesabın hangi işlemler için kullanılacağı tek tek sayılmış olup, tek bir muhasebe birimi bulunan özel bütçeli kamu idarelerinin söz konusu hesabı kullanmalarına cevaz veren nitelikte bir düzenlemeye yer verilmemiştir.

Aynı Yönetmelik’in bahsi geçen hesabın işleyişine ilişkin hükümler ihtiva eden 366’ncı maddesinde ise; bu hesabın alacak ve borç tarafına yapılacak kayıtların hangi şartların gerçekleşmesi halinde mümkün olduğu belirtilmiştir.

511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının, aynı bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler

ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemelerin izlenmesi için kullanılacağı mevzuatın amir hükmüdür.

Dolayısıyla kurum içerisinde farklı harcama birimleri arasında yapılacak taşınır devri vb. işlemlerde Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanılmaması, ilgili hesapların harcama birimleri itibarıyla alt kodlara gerekli kayıtların yapılması gerekmektedir.

Yapılan incelemede Kurumun harcama birimleri arasında taşınır devirlerinde söz konusu hesabın kullanıldığı görülmüştür.

Kamu idaresi tarafından, harcama birimleri arası taşınır devirlerinde 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının sistem tarafından otomatik olarak kullanıldığı, taşınır devirlerinde alt kod değişikliklerine sistemin izin vermediği belirtilmişse de, söz konusu kaydın yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümlerine aykırılık oluşturduğu açıktır. Bu sebeple taşınır kayıt sistemi ile muhasebe sisteminin Yönetmelik hükümlerine uygun olarak çalışabilmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin söz konusu hesaba ilişkin olarak düzenlenen 366’ncı maddesi uyarınca, hesabın bakiye veren kısmı, dönem sonunda 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabına borç kaydedildiğinden, söz konusu hatalı muhasebeleştirme işlemi ayrıca 2020 yılı Bilançosunda 209.194,58 TL tutarında hataya sebebiyet vermiştir.