Şanlıurfa Büyükşehir Belediyesinin sözleşmeye bağladığı yapım işlerinde; işyerinde yapılan işlerle ilgili tutanakların tutulmadığı, yapılan işleri bütün ayrıntıları ile gösteren defterlerin bulunmadığı, numune malzemelerin geçici kabule kadar saklanmadığı anlaşılmıştır.

Yapım işleri Genel Şartnamesi’nin 28’inci madde (1)’inci fıkrasında;

“İşyerlerinde, yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için, örneklerine göre şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterleri, bunlarla ilgili belgeler yüklenici ile birlikte yapı denetim görevlisi tarafından tutulur. Yüklenici bu defterleri ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.” denilmekte “yapı denetim görevlisinin yetkileri” başlıklı 15’inci maddesinde ise;

“(2) Yüklenici kullanacağı her türlü malzemeyi yapı denetim görevlisine gösterip iş için elverişli olduğunu kabul ettirmeden iş başına getiremez.

…

(4) Yapı denetim görevlisinin kabul ettiği malzemeden mümkün olanların örnekleri mühürlenerek işin geçici kabulüne kadar saklanır.” ifadeleri yer almaktadır.

İdarelerin denetim ve kontrollük iş ve işlemlerini düzenleyen mevzuatı bir parçası olan Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği’nin “Kontrol Mühendisi Görev, Yetki ve Sorumluluğu” başlıklı 10’uncu maddesinin ilgili bentlerinde;

“10.18.1. Şantiye defteri

Şantiye defterine her gün, hava durumundan başlayarak işin ilerleyişini, gelişmesini, çıkan engelleri, şantiyeye göre ihzarat bedeli ödenecek gereçler ile fiyat farkına tabi gereçlerin çeşit ve miktarlarını fatura, tarih ve No’ su ile, sözleşmesi gereğince müteahhidin iş başından bulundurması şart koşulan teknik elemanların o gün iş başında bulunup bulunmadığını, müteahhitle yapılan önemli görüşme ve sonuçlarını işte kullanılan işçi, makine ve teçhizatın miktarını, üst kademeden gelenlerin ziyaretlerini ve konuşularak karar verilen hususları, ile birlikte imza eder…

10.18.4. Tutanaklar

Sözleşme eki şartnameler gereğince, müteahhitle birlikte sayılmak, tartılmak, ölçülmek veya durumu saptamak koşulu ile bedelleri ödenecek imalat veya ameliyatın miktarları yapıldığı veya kullanılacak yerlerle, nicelik ve niteliğini açık bir şekilde belirtilerek kontrol mühendisi başkanlığında en az iki kişilik bir kurul ve müteahhit ile birlikte düzenlenir ve imzalanır…” hükümleri yer almaktadır.

Şartname ve Yönetmelik hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, işin yürütülmesi sırasındaki bütün süreçler tutanaklar ve şantiye defterleri ile kayıt altına alınmalıdır. Hakedişlere girecek imalat miktarı ve cinslerinin tespitinde de de bu tutanaklar ve defterler esas alınacaktır. Bununla birlikte kullanılacak malzemeler için yazılı olarak onay alınmalı ve malzemelerin numunesi mühürlenerek geçici kabule kadar muhafaza edilmelidir. Böylelikle, İdare ve yüklenici arasındaki anlaşmazlıklarda söz konusu kayıtlar ve numuneler kanıt teşkil edecektir. İdare kontrol teşkilatı dışındaki paydaşları da (harcama yetkilileri, denetçiler vb.) bu sayede etkin bir inceleme ve kontrol yapabilecektir.

İdare devam eden veya geçici kabulü yapılan yapım işlerinden örnek olarak; “İkiz Yüzme Havuzu Yapım İşi”, “Belediye Sınırları İçerisinde İlçe Merkezleri Ve Kırsal Alanlarda Bitümlü Sıcak Karışım Yol Yapım İşi”, “11 Nisan Cami Yapım İşi, Siverek Kültür Merkezi Yapım İşi, Fuar Merkezi Yapım İşi”, “Troleybüs Projesi Mal Alım İşi, ”Fuar Merkezi Yapım İşi” iş mahallinde veya dosya üzerinden incelenmiştir. Bu işlerin tamamında şantiye defteri tutulmadığı, imalatların tutanaklarının dosyasında yer almadığı ve numune örneklerinin halihazırda bulunmadığı görülmüştür. Ayrıca proje değişikliği yapılan işler için yüklenici tarafından hazırlanması gereken asbuilt (iş sonu) projelerinin de yüklenici tarafından teslim edilmediği anlaşılmıştır.

İdare geçmiş yıllarda ihalesi gerçekleşip 2018 yılı içerinde devam eden veya geçici kabulü yapılan ve 2018 yılı içerisinde ihalesi yapılan toplamda 75 adet yapım işi bulunmaktadır. Bu işlerin sözleşme bedelleri yaklaşık altıyüz milyon liraya tekabül etmektedir. Dolayısıyla, İdare bütçesinin büyük bir kısmını ayırdığı yapım işlerinin meri mevzuat doğrultusunda yürütülüp yürütülmediğinin tespiti ancak kontrol ve denetime ilişkin kurallara riayet edilerek sağlanabilecektir.

Bu itibarla, kontrol teşkilatları kamu kaynaklarının denetim ve kontrolünü mevzuatın belirlediği usul ve esaslara göre yerine getirmelidir. Yönetmelik’te belirtilen defter ve

tutanakların tutulmaması, sonucu oluşacak bir kamu kaybından, kontrol teşkilatları doğrudan ve birlikte sorumlu olacaklardır. İdare, kontrol teşkilatlarının bulgu konusu eksik uygulamaları ile ilgili düzeltmeleri sağlamalıdır.

Kamu idaresi cevabında; “Ulaşım Daire Başkanlığı cevabı; İhalesi Şanlıurfa Büyükşehir Belediyesi tarafından yapılan Şanlıurfa 1. Etap Troylebüs projesi kapsamında atölye ve idare binası yapımı işinde henüz geçici kabulü yapılmamıştır. Çalışmalar esnasında işyerinde gerekli defter ve tutanakların tutulmaması konusunda daha dikkatli davranılacak ve şantiye defterleri daha muntazam tutulacaktır.

Yapım işlerinde kullanılan malzemelerin numunelerinin bir kısmı Ulaşım Daire Başkanlığı merkez binasında, bir kısmı şantiyede muhafaza edilmiştir. Malzemelerin kabul edilip edilmedikleri Yüklenici firmaya yazı ile bildirilmiştir. Beton ve diğer malzemelerin raporları tutulmuştur.

Bulguda bahsedilen As-built projeleri, işin geçici kabulünde teslim alınacaktır.

Fen İşleri Dairesi Başkanlığı cevabı; Yapım işleri genel şartnamesinin 28'inci madde ( 1,) 'inci fırkasında;

"İş yerlerinde yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için, örneklerine göre Şantiye Günlük Defteri, Röleve ve Ataşman Defteri, bunlarla ilgili belgeler yüklenici ile birlikte yapı denetim görevlisi tarafından tutulur. Yüklenici bu defterleri ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir." denilmekte.

" Yapı Denetim Görevlisinin Yetkileri" başlıklı 15.'inci maddesinde ise;

" ( 2 ) Yüklenici kullanacağı her türlü malzemeyi yapı denetim görevlisine gösterip iş için elverişli olduğunu kabul ettirmeden iş başına getiremez.

"( 4 ) Yapı Denetim Görevlisinin kabul ettiği malzemeden mümkün olanların örnekleri mühürlenerek işin geçici kabulüne kadar saklanır.

İdarelerin denetim ve kontrollük iş ve işlemlerini düzenleyen mevzuatı bir parçası olan Bayındırlık işleri Kontrol Yönetmeliğinin Kontrol Mühendisi Görev, Yetki ve Sorumluluğu başlıklı 10'uncu maddesinin ilgili bentlerinde;

" 10.18.1. Şantiye Defteri "

İşyerlerinde kısmen şantiye defteri tutulmuş olup, Şantiyelerimizde rutin günlük kontroller yapıldığından defter halinde kısmen düzenlenmemiştir. Bu konuda tüm denetim elemanlarının daha dikkatli davranmaları için gerekli hassasiyet sağlanacaktır.

Hakedişlere giren tüm imalatlara ait malzemelerin belge ve bilgileri, İhale dosyası ve eklerine uygunluğu tarafımızca onaylandıktan sonra yüklenici malzeme siparişlerini vererek imalatlara geçmektedir. Teknik şartnamesine uygunluğu tarafımızdan onay aldıktan sonra yüklenici ile birlikte karara bağlanıp imalatlara geçilmiştir, ekteki fotoğraflardan da anlaşılacağı üzere belirtilmiştir.

İlgili kalemlerin yapımında gerektiği durumlarda ataşmanlar ve röleveler hazırlanmıştır, ekte sunulmuştur.

Yapım işinde kullanılacak olan malzemelerin şartnamede istenilen TSE, CE ve ISO belgeleri ve benzeri dokümanların incelenmesi yapılıp onaylandıktan sonra yüklenici tarafından siparişi verilip, imalat süreci tarafımızca denetlenmektedir.

Yapım işlerinde sahada yapılan imalatlar için proje ve eklerine uygunluğu denetlendikten ekte de görüleceği üzere donatı ve kalıp imalatları yüklenici teknik temsilcisi karşılıklı imza altına alınarak tutanaklar düzenlenmiş olup, kayıt altına alınmıştır.

Bu itibarla Kontrol Teşkilatımız kamu kaynaklarının denetim ve kontrolünü mevzuatın belirlediği usul ve esasları yerine getirmek için etkin bir şekilde çalışma yaptığı ekte sunulan belgelerden de anlaşılacağı gibi, her hangi kamu zarar ve kaybı olmaması için gereken üstün özveri gösterilmiştir. Tarafınızca belirtilen durumlar hakkında Kontrol Teşkilatımız bundan sonraki şantiye ve imalatlar için daha çok hassasiyet sağlayacaktır" denilmektedir.

Sonuç olarak Kamu İdaresinin vermiş olduğu cevapta bulgumuza iştirak ettiği görülmüştür. Yapımı tamamlanmış veya devam etmekte olan projelere ilişkin; defter ve tutanakların tutulması, imalat fotoğrafları ve bütün malzeme numunelerinin muhafaza edilmesi ve asbuilt projelerin tamamlanması hususu müteakip denetimlerde tekrar kontrol edilecektir.