Kamu İdaresince tüketilen ilk madde ve malzemelerin giderleştirilmesine ilişkin bazı muhasebe işlemlerinde yanlış yardımcı hesap kodu kullanıldığı, ilk madde ve malzemelerin çıkış işlemlerinde mevzuatta belirtilen süreye riayet edilmediği görülmüştür.

27.05.2016 tarih ve 29724 mükerrer sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı’na ilişkin “Hesabın İşleyişi” başlıklı 116’ncı maddesinde tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı’na alacak, 630 Giderler Hesabı’na borç kaydedilerek giderleştirileceği düzenlenmiştir.

18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin ikinci fıkrasına göre; Belediyelerde üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede, kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır 2'nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.

Anılan mevzuat hükümleri gereğince kurum faaliyetlerinde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemelerinin izlendiği 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı’nda yer alanlardan tüketime sevk edilenlerin, muhasebe sistemi ve hesapların karşılıklı çalışması ilkesi gereğince, 630.14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabı’nın kullanılması suretiyle giderleştirilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede; 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı’nın alacak tutarının toplam 134.063.348,77 TL, 630.14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabı’nın borç tutarının ise toplam 129.660.745,80 TL olduğu görülmüş olup söz konusu farklılığın, bazı ilk madde ve malzemelerin giderleştirilmesinde 630.14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabı yerine 630 Giderler Hesabı’nın farklı yardımcı hesap kodlarının kullanılmasından kaynaklandığı tespit edilmiştir. Ayrıca ilk madde ve malzemelerin muhasebeleştirme işlemlerinde kimi zaman yukarıda bahsedilen üç aylık süreye riayet edilmemekte, giderleştirmeler bazen yılsonunda toplu şekilde yapılmaktadır.

Kamu İdaresi bulguya katılmış olup giderleştirmelerin yıl sonunda yapılmasının bazı birimlerin ilgili raporları muhasebe servisine geç göndermesinden kaynaklandığını, bundan sonra 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı’ndan yapılacak giderleştirme işlemlerinin mevzuat hükümlerine uygun bir şekilde tarihlere dikkat edilerek yapılacağını ve halihazırda kullanılmakta olan paket programda yapılacak iyileştirmelerle de bulgu konusu sorunun giderileceğini belirtmiştir.

Sonuç olarak, muhasebe kayıtlarının doğruluğunun sağlanması için ilk madde ve malzemelerin ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.