Üniversite gelirlerinin tahsilat ve kullanımı ile ilgili olarak yapılan protokol, ilgili banka hesap detayları ile gelire yönelik muhasebe işlemlerinin incelenmesi neticesinde, harç, katkı payı vb. gelirlerin tahsilat yapısında önemli eksiklikler olduğu ve bu durumun Üniversitenin mali risklerini arttırdığı tespit edilmiştir.

Üniversite ile Türkiye Halk Bankası arasında 2017 yılında imzalanan öğrenciler adına tahakkuk etmiş harç, katkı payı vb. ücretlerin tahsil edilmesi bu tahsilatın kullanımı, ilgili birimlere havalesine ilişkin işlemleri kapsayan protokol kapsamında ilgili banka nezdinde biri tahsilat ve diğeri de kullanım hesabı olmak üzere iki adet vadesiz hesap açılmıştır.

Protokol gereği öğrenciler, adlarına tahakkuk eden harç ve katkı payı ödemelerini tahsilat hesabına yatırmakta, bu tutar da yatırıldığı gün hariç 7 iş gününden sonra otomatik olarak kullanım hesabına aktarılmaktadır. Protokol kapsamında tahsilat hesabından kullanım hesabına aktarılan tutar da Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının talimatı ile Üniversitenin ana hesabı olan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının hesabına aktarılarak muhasebeleştirilmektedir.

Bahsi geçen protokol ile tahsilat ve kullanım hesaplarının 2020 yılı ekstrelerinin incelenmesi neticesinde aşağıdaki tespitlere ulaşılmıştır:

1. Hesaplar Yetkisiz Birim Adına Açılmıştır

   
   

   Gelir tahsilat ve kullanım hesaplarının Üniversite adına Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından açılmış hesaplar olması gerekirken her iki hesapta Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı adına açılmıştır.

   5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nda, kamu idaresi hesaplarının niteliği ve bu hesaplara ilişkin görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanmış; bu görev ve yetkilerin kimler tarafından kullanılacağı belirlenmiştir. Anılan Kanun’un 61’inci maddesinde muhasebe hizmeti; “gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleri” şeklinde tanımlanmış ve bu işlemlerin muhasebe yetkililerince yürütüleceği belirtilmiştir. Muhasebe yetkilisi, bu hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu tutulmuştur.

   Diğer yandan, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 17 ve 18’inci maddeleri gereğince de 102 Banka Hesabının yalnızca muhasebe birimleri adına açılan banka hesaplarının takibi için kullanılacağı ve söz konusu banka hesaplarına ilişkin her türlü para yatırma, tahsilat ve ödeme işlemlerinin de muhasebe birimlerince yerine getirileceği açıkça belirtilmiştir. Ayrıca, söz konusu hükümlerden muhasebe birimi adına açılan tüm hesapların muhasebece takip edilmesi gerektiği de anlaşılmaktadır.

   İlgili mevzuat hükümleri uyarınca üniversite adına açılmış banka hesaplarını kullanma yetkisi sadece muhasebe biriminde olduğu halde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı adına banka hesapları açılması ve bu hesapların muhasebe dışı bırakılması hukuki dayanaktan yoksundur.

2. Hesaplar Strateji Daire Başkanlığı’nın Kontrolü Dışında Olduğundan Mevcut Gelir Tahsilat Modeli Önemli Riskler İçermektedir

   Gelir Tahsilat ve Kullanım Hesapları Strateji Daire Başkanlığı tarafından açılmış hesaplar olmadığı gibi bu hesaplar üzerindeki yetkinin de tamamen Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından kullanıldığı görülmektedir.

   Üniversiteye ait gelir ve gider işlemleri konusunda temel yetkili birim olan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bahsi geçen gelir tahsilatlarını zamanında ve ayrıntılı şekilde görüp muhasebeleştirmediği gibi tahsilatlardan yapılan iadelerin de doğru yapılıp yapılmadığını

   
   

   görememekte ve belgelerine dayanarak muhasebeleştirememektedir. Bu işlemlerin tamamı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütüldüğünden önemli mali risk oluşmaktadır.

3. Hesaplara İlişkin Gelir Giriş ve Çıkış İşlemleri Muhasebeleştirilmemektedir

   
   

   Gelir tahsilat hesaplarına yatan gelirler bu işlemi takiben ilgili banka ve gelir hesapları işletilerek muhasebeleştirilmediği gibi kullanım hesaplarından çeşitli nedenlerle yapılan çıkışlar da muhasebeleştirilmemektedir. Ancak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı talimatı sonrası Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının ana hesabına aktarım yapıldığında muhasebeleştirme işlemi yapılmaktadır.

   Kullanım hesabına banka tarafından aktarılan tutarlardan geri iade vb. nedenlerle para çıkış talimatı işlemleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının kontrolü dışında Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından Bankaya verilen talimat yazılarına göre gerçekleştirilmektedir. Oysa yapılmış olan bir gelir tahsilatının iadesi söz konusu ise bu işlemin muhasebe dışı olarak değil gerekli belgelere dayanarak muhasebe işlemi olarak yetkili birimlerin talimatı ile gerçekleştirilmesi zorunludur.

4. Banka ile Yapılan Protokol Kapsamında Tespit Edilen Süre Üniversite Aleyhine Bir Düzenlemedir

   Protokolde harç ve katkı payı ödemelerinin vadesiz olarak açılan tahsilat hesabına yatırılacağı, yatırıldığı gün hariç 7 iş gününden sonra otomatik olarak Üniversite kullanım hesabına aktarılacağı ve bu sürede vadesiz hesaptaki tutara faiz verilmeyeceği belirtilmiştir. Tahsilat hesabının detayına bakıldığında Protokoldeki “işgünü” ibaresi de dikkate alındığında toplanan Üniversite geliri faizsiz şekilde banka hesaplarında tutulmakta ve 11 günü bulan süreler sonunda Üniversite kullanım hesabına aktarılmaktadır. Üniversitelerle bankalar arasında gelir tahsilatlarına ilişkin yapılan protokol hükümlerindeki genel uygulamaların ötesinde belirlenen bu hükümler nedeni ile Üniversite gelir kaybına uğramaktadır. Bu nedenle yeni protokol çalışmaları sırasında üniversitelerin genel uygulaması paralelinde hükümlere yer verilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.

5. Kullanım Hesabı Uygulaması Hatalı Tesis Edilmiştir

   
   

   Üniversitelerle bankalar arasında gelir tahsilatlarına ilişkin yapılan protokol hükümlerine göre tahsilat hesabına yatırılan harç ve benzeri gelirler protokolde belirlenen süre sonunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının kontrolündeki Üniversite banka hesaplarına

   
   

   aktarılarak gelir kaydı yapılması esastır. Bu uygulamanın aksine Kullanım Hesabı da Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı adına açılmış ve onun yetki ve kontrolünde kullanılmaktadır. Tahsilat hesabından bu hesaba yatan gelirler ancak belli bir süre sonra Üniversite gelir hesaplarına aktarılmakta arada geçen süredeki tüm iş ve işlemler bahsi geçen daire başkanlığı tasarrufunda ve muhasebe dışında kalmaktadır.

6. Kullanım Hesabına Aktarılan Üniversite Gelirlerinin Değerlendirilmeden Vadesiz Hesaplarda Bekletilerek Gelir Kaybına Neden Olunması

Protokolün yanlış yorumlanması nedeni ile aynı banka nezdinde vadesiz olarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı adına açılan Kullanım Hesabının detay hareketleri incelendiğinde, burada toplanan gelirlerin değerlendirilmeden bekletildiği anlaşılmıştır. 2020 yılı içerisinde toplanan gelirler Üniversite ana hesabı olan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının hesabına yalnızca iki kez ve toplu olarak (26.02.2020 tarihinde 825.912,21 TL ve 16.10.2020 tarihinde 1.070.892,00 TL) gönderilmiştir. Bunun dışında toplanan gelirler vadesiz olarak açılan Kullanım Hesabında bekletilmiş ve Üniversitenin faiz kaybına neden olunmuştur. Ayrıca Kullanım Hesabında red ve iadeler için büyük tutarda meblağlar bırakıldığı, dolayısıyla Üniversite ana hesabına yapılan aktarımların sağlıklı işletilmediği tespit edilmiştir. Kullanım hesabının ekstresine bakıldığında devreden bakiyenin olmaması beklenirken bu tutarın bile 296.714,00 TL olduğu görülmüştür.

Sonuç olarak; kamu mali yönetim sistemi içerisinde kamu idarelerinin hangi birimlerinin banka hesabı açabileceği, bu hesaba ilişkin iş ve işlemlerin nasıl muhasebeleştirilip mali tablolara yansıtılacağı açıkça belirtilmiş ve bu konuya ilişkin düzenlemelere yukarıda ayrıntılı olarak yer verilmiştir. Buna aykırı uygulamalar mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini (102-Banka Hesabı, 600 Gelirler Hesabı; 800 Bütçe Gelirleri Hesabı yönünden) olumsuz etkilemiştir.

Yukarda detayı açıklanan harç ve katkı payı benzeri gelirlerin tahsilat yapısındaki eksikliklerin giderilerek yalnızca yetkili birimler adına açılmış hesaplar kanalı ile zamanında ve doğru şekilde muhasebe işlemlerinin yapılması ve bu yolla mali risklerin azaltılması gerektiği değerlendirilmektedir.