Belediyenin birleştirilmiş veriler defteri incelendiğinde, bazı kayıtların geriye dönük olarak değiştirildiği, silindiği ve bazı yevmiyelerin boş bırakıldığı, bunların bazılarının da sonradan ileri tarihli yeni kayıtlarla doldurulduğu tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43'üncü maddesinde;

“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.

(2) Gerçekleşen işlemler muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılmaz. Gerçekleşen işlemler, hesaplara ait “hesabın işleyişi” bölümlerinde belirtilmiş olup olmadığına bakılmaksızın, bu Yönetmelikte belirtilen hesapların niteliğine uygun bir biçimde kaydedilir...

(4) Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)'den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaraları esastır. " denilmektedir.

Mevzuat hükmünden açıkça anlaşıldığı üzere, muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye numarası sütunlarına hesap döneminin başında (1)'den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir.”

“Kayıt Yanlışlıklarının Düzeltilmesi” başlıklı 503'üncü maddesinde de; "Kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlık ancak muhasebe kaydıyla düzeltilir."

hükümleri yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye kayıtlarında yapılan muhasebe hataları ancak başka muhasebe kaydıyla düzeltilebilecek, bunun aksine hiçbir düzeltme yapılamayacaktır.

Belediye tarafından Sayıştay Başkanlığı Birleşik Veri Aktarım Sistemine (BVAS) 2023 yılına ilişkin 7 defa birleştirilmiş veriler defteri yüklendiği anlaşılmıştır. Yapılan kontrollerde örneğin 29.11.2023 tarihinde yüklenen defterde 188, kapanış işlemlerinin yapıldığı 26.01.2024 tarihinde yüklenen defterde 42 yevmiye kaydında geriye dönük değişiklikler yapıldığı, 05.02.2024 tarihinde yüklenen defterde 4 ve 07.02.2024 tarihinde yüklenen defterde 3 değişikliğe ait son iki düzeltme de ise Dönem İçi ve Dönem Sonu İşlem ayrımında yapılan hatalı kodlama sebebiyle doğru raporlamayı sağlamak açısından yapıldığı tespit edilmiştir. Yapılan geriye dönük değişiklilerden bazılarının aynı hesap kodunda alt kodlar arasında hatalı kod satırını silip yeni doğru kod satırı ekleme, 1939 yevmiye ile mükerrer yevmiye kaydının tamamen silinmesi ve 2499 yevmiye ile sehven hatalı hesap kullanımına ait olan ilgili hesapları silme şeklinde hata düzeltmeye yönelik işlemler olduğu görülmüştür.

Ayrıca 31.07.2023 tarihli verileri içeren defterde 243, 31.12.2023 tarihli verileri içeren defterde ise 168 adet yevmiye kaydının boş bırakıldığı, iki veri tarihi arasında 75 adet yevmiyenin ileri tarihli yeni kayıtlarla doldurulduğu böylece yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması gerekirken sonraki yevmiyenin daha önceki bir tarihe ait olduğu, dolayısı ile yevmiye kayıtlarının müteselsil sıra numarası verilerek yapılmadığı tespit edilmiştir.

İdare tarafından verilen cevapta, bulguya iştirak edilmiş olup, 2024 yılında yevmiyelerin tam ve eksiksiz tarihine uygun girişlerin yapılarak takibi ile kontrolünün sağlanacağı ve boş yevmiye bırakılmamak suretiyle mevzuata uygun olarak işlem yapılacağı ifade edilmiştir.

Muhasebe kayıtlarında yapılacak değişikliklerin yukarıda yer alan Yönetmelik'in ilgili madde hükümlerince gerçekleştirilmesi ile yevmiye kayıtlarının boş bırakılmadan ve müteselsil sıra numarası verilerek yapılması gerektiği, aksi takdirde mali tabloların güvenirliğinin zedeleneceği değerlendirilmektedir.