A- Üniversitenin 2020 mali yılı tabloları ve eki belgelerinin incelenmesinde; 160 Verilen İş Avans ve Kredileri Hesabının yardımcı defter borç ve alacak toplamlarının, kesin mizan cetveli kayıtlarından farklı olduğu görülmüştür.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel Muhasebe Kavramları ve İlkeleri” başlıklı ikinci bölümünde temel muhasebe ilkeleri sayılmıştır. İlgili bölümün “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde temel kavramlar tek tek sayılmış olup, maddenin (e) şıkkında “Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılır.”; (g) şıkkında ise “Tam açıklama: Mali tablolar, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır şekilde düzenlenir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde:

“Bu Yönetmeliğin amacı; merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin, hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin ve işlemlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak, sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, malî tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen standartlara uygun, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmasına ve yayımlanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.” hükmü bulunmaktadır.

Ayrıca Yönetmeliği’n “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 6’ncı maddesi (ç) bendinde; yardımcı hesap defterlerinin, hesap planını oluşturan hesaplara ait bilgilerin ayrıntı bazında kaydına mahsus olarak tutulan defterler olduğu belirtilmiştir.

Yine Yönetmeliği’n 160 Verilen İş Avans ve Kredileri Hesabına ilişkin düzenlemeler getiren 99, 100, 101 ve 102’nci maddelerinde, hesabın niteliği ve işleyişi düzenlenmiştir.

Buna göre; 160 Verilen İş Avans ve Krediler Hesabı kayıtlarının, yukarıda belirtilen muhasebe temel ilkeleri ve Yönetmelik hükümleri uyarınca yardımcı defter kayıtlarına uygun olması gerekmektedir.

Yardımcı defter kayıtlarında, 2020 yılı Verilen İş Avans ve Kredileri borç ve alacak toplamı, 1.232.279,62 TL olduğu halde; 2020 yılsonu kesin mizanında yazılı tutar, 1.005.140,91 TL’dir. İki kayıt arasında 227.138,71 TL fark bulunmaktadır.

Her ne kadar İdarece mali tablolardaki kayıtların doğru olduğu, söz konusu yardımcı defter kayıtlarının, Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sisteminin (BKMYS) yardımcı defter dökümü olmadığı, belirtilen tarihlerde İş avans ve Kredileri Hesabının yardımcı defter dökümünün, BKMYS’den hazır halde alınamaması nedeniyle yardımcı defter kayıtlarının manuel olarak excel formatında düzenlendiği ve BKMYS’den alınan dökümlerin, kayıtların doğruluğunu teyit ettiği ileri sürülse de; muhasebe kayıtlarına dayanak teşkil eden, manuel olarak tutulan ve sistemsel bir aksaklık durumunda başvurulacak olan kayıtların, gerekli hassasiyet ve özen gösterilmeden tutulması hususu, ortadan kalkmamaktadır.

Ayrıca, manuel olarak tutulan söz konusu defterdeki hatalar da, düzeltilmemiştir.

Mali tablolardan kesin mizan cetvelinde yer alan 160 no’lu hesap kayıtları, ilgili hesabın dayanağını oluşturan kayıtlar yardımcı defter kayıtlarından az olmamalıdır. Bu durum, tahakkuk esaslı muhasebe sistemine aykırıdır. Hesaba ilişkin muhasebeleştirme işlemlerinin, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yapılması gerekmektedir.

B-Üniversitenin 160 İş Avans ve Kredileri Hesabında bulunan avanslarının, Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’te yazılı sürelerde mahsup edilmediği görülmüştür.

Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Ön ödemelerde mahsup süresi ve sorumluluk başlıklı” 11’inci maddesiyle;

“Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, (...) içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür. Bakanlık, zorunlu hallerde mahsup süresini ayrıca belirlemeye yetkilidir. Mahsup süresi, avansın verildiği veya kredinin açıldığı güne, son ayda tekabül eden günün mesai saati bitiminde;

sürenin bittiği ayda avansın verildiği veya kredinin açıldığı güne tekabül eden bir gün yok ise, süre o ayın son gününün mesai saati bitiminde sona erer. Harcama yetkilisinin talimatıyla, bu süreler içinde getirilecek harcama belgeleri tutarında yeniden ön ödeme yapılabilir. Bu şekilde mahsup işlemi yapılmadıkça aynı iş için ön ödeme yapılamaz. Ancak, bakanlıkların yurtdışı teşkilatının ihtiyaçları için verilen avans ve açılan kredilerin mahsubu ve artıklarının iadesinde nakit iadesi yapılmaz, verilecek yeni avans veya açılacak krediden mahsup edilir

(…)

Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır.

(...)

Mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır.”

Hükümleri getirilmiştir.

Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkındaki Muhasebat Genel Müdürlüğünce yayınlanan Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliğinin (Sıra No: 55) “Mahsup işlemleri” başlıklı 7’nci maddesinde;

“(1) Mahsup süresi avanslarda bir ay kredilerde ise üç aydır. 31/12/2005 tarihli ve 26040 üçüncü mükerrer sayılı Resmî Gazete ’de yayımlanan Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile belirlenen kanıtlayıcı belgeler mahsup süresi içinde ödeme emri belgesi ekinde muhasebe yetkilisine verilir. Avansın verildiği tarihten önceki bir tarihi taşıyan kanıtlayıcı belgeler avansın mahsubunda kabul edilmez. Ancak, yolluk ödemeleri ile kurs ve eğitim amaçlı görevlendirmelerdeki kurs, eğitim ücreti gibi harcamalara ilişkin olan ve harcama talimatından veya görevlendirme yazısından sonraki bir tarihi taşıyan belgeler, avansın mahsubunda kabul edilir. Mahsup dönemi içinde verilen kanıtlayıcı belgelerin ise en geç ilgili olduğu mali yılın son gününün tarihini taşıması gerekir.”

Hükümleri yer almaktadır.

Buna göre; 160 İş Avans ve Kredileri Hesabında yazılı avans tutarlarının, yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerine uyulmak suretiyle mahsubunun yapılması gerekmektedir.

Oysa bazı avans tutarlarının mahsup işlemlerinde, yukarıda yazılı 30 günlük mahsup süresine uyulmadığı görülmüştür.

Kamu İdaresince, konuyla ilgili düzeltici işlemlerin tesis yoluna gidilmiş; ancak bu işlemler, henüz tamamlanmamıştır.

Avansların mahsup ve iade işlemlerinin, mevzuatta belirtilen süreler içinde yapılıp yapılmadığına ilişkin kontrollerin daha sık yapılması ve bu sürelere uymayan mutemetlere mevzuat hükümlerinde belirtilen yaptırımların uygulanması gerektiği düşünülmektedir.