Karar Künyesi
Belediyede bazı dayanıklı taşınırlara taşınır kayıt yetkilileri tarafından sicil numarası verilmediği; bazı müdürlüklerde taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin atanmadığı, bazılarında ise taşınır kontrol yetkisi ile taşınır kayıt yetkisinin aynı kişide birleştiği; müdürlüklerce Tüketim Malzemeleri Defteri ve Dayanıklı Taşınırlar Defterinin tutulmadığı; kamu görevlilerinin kullanımına verilen taşınırlar için Taşınır Teslim Belgesinin düzenlenmediği; 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabından yapılması gereken taşınır çıkışlarında üç ay sınırına riayet edilmediği; taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmaları esnasında taşınır sayımlarının yapılmadığı ve taşınır mal yönetim hesabının oluşturulmadığı tespit edilmiştir.
Bazı Dayanıklı Taşınırlara Taşınır Kayıt Yetkilileri Tarafından Sicil Numarası Verilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinden; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.
Yapılan fiili ve fiziki incelemeler sonucunda; dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmediği tespit edilmiştir.
Söz konusu işlemin yapılmamasının taşınırların etkili, ekonomik, verimli, hukuka uygun olarak edinilmesi, kullanılması ve kontrolü bakımından sorun teşkil edeceği ve taşınır yönetim hesabının verilememesine neden olacağı düşünülmektedir. Bundan hareketle, dayanıklı taşınırlara sicil numarasının verilmesi ve taşınır kod sisteminin oluşturulmasının sağlanması gerekmektedir.
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin Atanmaması ve Taşınır Kontrol Yetkisi ile Taşınır Kayıt Yetkisinin Aynı Kişide Birleşmesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde; taşınır kayıt yetkililerinin yeterli bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilmesinin gerektiği, ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtlarının bir taşınır yetkilisi tarafından yürütülebileceği, taşınır kontrol yetkililerinin, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri
arasından görevlendirileceği, personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde bu görevin harcama yetkilisi tarafından yerine getirileceği ve taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleşemeyeceği belirtilmiştir. Maddenin devamında ise taşınır kayıt yetkililerinin ve taşınır kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları sıralanmıştır.
Taşınır kayıt yetkililerinin ve taşınır kontrol yetkililerinin atanması Yönetmelik’te sıralanan görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi açısından gereklidir. Ayrıca taşınır kontrol yetkililerinin taşınır kayıt yetkililerinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etme görevlerinin bulunması nedeniyle söz konusu görevlerin farklı kişilere verilmesi gerekmektedir.
Belediyece bu alanda yapılan görevlendirmeler incelendiğinde; bazı müdürlüklere henüz taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin atanmadığı ve söz konusu müdürlüklerde taşınır kontrol yetkilisi görevinin harcama yetkilisi tarafından yapılmadığı, bazı müdürlüklerde ise taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleştiği tespit edilmiştir. Söz konusu durum İdarenin taşınır mal yönetiminde risklerin bulunduğunu göstermektedir.
Müdürlüklerce Tüketim Malzemeleri Defteri ve Dayanıklı Taşınırlar Defterinin Tutulmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde; Tüketim Malzemeleri Defterinin tüketim malzemelerinin kayıtlarını, Dayanıklı Taşınırlar Defterinin ise dayanıklı taşınırların kayıtlarını takip etmek için kullanılması gerektiği belirtilmiştir.
İdarenin uygulamada tüketim malzemelerine ve dayanıklı taşınırlara ilişkin herhangi bir defter tutmadığı, Taşınır Hesap Yönetim Cetvelinde yer alan dayanıklı taşınır listesi ile fiili fiziki denetim sonucu tespit edilen dayanıklı taşınırların birbiri ile uyumlu olmadığı görülmüştür. Söz konusu durum İdarenin taşınır mal yönetiminde risklerin bulunduğunu göstermektedir.
Görevlilerin Kullanımına Verilen Taşınırlar İçin Taşınır Teslim Belgesinin Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde; kara taşıtları ve iş makineleri ile demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde Taşınır Teslim Belgesinin düzenleneceği belirtilmiştir.
Belediyede bu madde hükmüne riayet edilmediği ve görevlilerin kullanımına verilen taşınırlar ve taşıtlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmediği görülmüştür. Söz konusu durum İdarenin taşınır mal yönetiminde risklerin oluşmasına neden olabilmektedir.
150 İlk Madde Ve Malzeme Hesabından Yapılması Gereken Taşınır Çıkışlarında Üç Ay Sınırına Riayet Edilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde; kullanılmış tüketim malzemelerinin onaylı listelerinin üç ayı geçmemek üzere muhasebe birimlerine gönderilmesi gerektiği belirtilmiştir.
Belediyeye ait 31.12.2020 tarihli Birleştirilmiş Veriler Defterinin incelenmesi sonucunda; 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabından üç aylık dönemler itibarıyla yapılması gereken çıkışların Haziran ve Eylül ayları sonu itibariyle müdürlük bazında toplu olarak yapıldığı ve Yönetmelik’te belirtilen üç ay sınırına riayet edilmediği görülmüştür.
Taşınır Kayıt Yetkililerinin Görevlerinden Ayrılmaları Esnasında Taşınır Sayımlarının Yapılmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde; taşınır sayımlarının taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda yapılacağı belirtilmiştir.
Ancak yıl içerisinde görevlerinden ayrılan taşınır kayıt yetkilileri olmasına rağmen herhangi bir taşınır sayımının yapılmadığı görülmüştür. Söz konusu durum İdarenin taşınır mal yönetiminde risklerin oluşmasına neden olabilmektedir.
Belediye Tarafından Taşınır Mal Yönetim Hesabının Oluşturulmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde; Taşınır mal yönetim hesabının, Kanunun kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğunun kontrol edilerek imzalanacağı hükme bağlanmıştır. Maddenin devamında ise; Taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla
devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği belirtilmiştir.
Taşınırların fiziki durumunun mali tablolarla karşılaştırılması bakımından hazırlanması gereken taşınır mal yönetim hesabının Belediyenin kullanmış olduğu muhasebe programının yetersizliği nedeniyle hazırlanamadığı görülmüştür.
Taşınır mal yönetimiyle ilgili olarak sıralanan bu tespitler, taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesi, kullanılması, kayıt ve kontrol altına alınmasında mevcut sistemin yeterli güvence sağlamadığı; ilgili yasal düzenlemeler ve iyi yönetim ilkeleri doğrultusunda bu sistemin güçlendirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.