Belediye ihalelerinde yapılan incelemelerde, belediyece ihale edilen yapım işlerinde yüklenicinin sözleşme kapsamında yapmış olduğu işlerin karşılığı olarak, ödemenin yapılabilmesi için gerekli olan ve çeşitli belge ve formların yer aldığı hakediş raporlarının, aksine hüküm olmadıkça aylık düzenlenmesi gerekirken bu kurala uyulmadığı, yüklenici

tarafından 3-4 ay boyunca yapılan işlerin tek hakedişe bağlandığı, bu durumun yüklenicinin iş programına uygun çalışmasının denetimi, fiyat farkı hesaplamaları vb. konularda hesaplama, kontrol ve takip güçlüğü ortaya çıkardığı görülmüştür.

04.03.2009 tarih 27159 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin eki olan Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nin “hakediş raporları” başlıklı sekizinci bölümünde hakedişlerin nasıl düzenleneceği, neleri içereceği, düzenlenecek hakedişlerde hangi usullere uyulacağı detaylıca açıklanmıştır.

Şartname’nin “Geçici hakediş raporları” başlıklı 39’uncu maddesinde:

“…

(4) Hakediş raporlarının düzenlenmesinde aşağıdaki esaslara göre işlem yapılır:

1. Geçici hakediş raporları yüklenicinin başvurusu üzerine, sözleşme veya eklerinde aksine bir hüküm bulunmadıkça her ayın ilk beş işgünü içinde düzenlenir. Yüklenici başvurmadığı takdirde idare, en çok üç ay içinde, tek taraflı olarak hakediş düzenleyebilir. Gelecek yıllara sari olmayan sözleşmelerde yaptırılan işler için, son hakediş raporu bütçe yılının sonuna rastlayan ayın yirminci günü düzenlenir.

2. İşe başlanıldığı tarihten itibaren meydana getirilen işler, yapı denetim görevlisi tarafından yüklenici veya vekili ile birlikte ölçülür ve bulunan miktarlar sözleşmedeki esaslara uygun olarak hakediş raporuna dahil edilir.

…

ç) Düzenlenen hakediş raporunun işleme konulabilmesi için, yüklenici veya işbaşında bulunan vekili tarafından imzalanmış olması gereklidir. Yüklenici veya vekili, bildirilen günde, hakedişe esas ölçülerin alınmasında hazır bulunmazsa yapı denetim görevlisi ölçümleri tek başına yaparak hakediş raporunu düzenler ve yüklenicinin bu husustaki itirazları kabul edilmez. Hakediş raporu düzenlendikten sonra bir hafta içinde yüklenici raporu imzalamazsa yapı denetim görevlisi, hakediş raporunu idareye gönderir ve rapor yüklenici tarafından imzalanıncaya kadar idarede hiçbir işlem yapılmaksızın bekletilir. Yüklenici hakediş raporlarını zamanında imzalamamış olursa ödemede meydana gelecek gecikmeden dolayı hiçbir şikâyet ve istekte bulunamaz.

d) Hazırlanan ve iki tarafça imzalanmış bulunan geçici hakediş raporu, tahakkuk işlemi yapılıncaya kadar, yetkili makamlar tarafından düzeltilebilir. Bu düzeltme sırasında eski rakam ve yazıların okunabilir şekilde çizilmiş olarak hakediş raporunda bulunması ve düzeltme yapan yetkililerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak bu düzeltmeler yeniden sayfa düzenlemeyi gerektirecek ölçüde fazla ise, esas sayfa üzerinde düzeltmenin yapıldığına ilişkin açıklama bulunmak şartı ile, yeniden ayrı bir sayfa düzenlenip hakediş raporuna eklenir

….

g) Gerek bu madde hükümlerine göre geçici hakediş raporlarının, gerekse 40 ncı madde hükümlerine göre kesin hesapların ve kesin hakediş raporunun hazırlanması ve gerekli ölçmelerin ve bunlarla ilgili diğer hizmetlerin yapılması için yüklenici, yeterli sayıda işçi ve personeli bedelsiz olarak yapı denetim görevlisinin emrine verir.”

hükümlerine yer verilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere hakediş raporları yüklenicinin başvurusu üzerine her ayın ilk 5 günü, eğer yüklenici başvurusu olmazsa en çok üç ay içerisinde idarece yapılabilecektir. Hakedişler düzenlenirken yüklenici tarafından yapılan iş miktarları, görevlilerce ölçülecek ve karşılıklı imza altına alınarak mutabakat sağlanacaktır.

Hakediş hazırlama sürecinde yüklenicinin gerçekleştirdiği imalatlar projesine uygun olarak ölçülerek miktarlar bulunur, yeşil defterde önceki hakediş miktarları ile bu hakedişte girilen miktarlar toplanarak kümülatif iş miktarları bulunur, yapılan işler listesinde yeşil defterden gelen miktarlar ile sözleşme birim fiyatları çarpılarak yapılan iş tutarı elde edilir, fiyat farkı verileceği belirtilen işlerde fiyat farkı hesabı yapılır, yapılan işin tutarı ve fiyat farkı toplanarak hakediş tutarı elde edilir ve bu tutar üzerinden KDV hesaplanarak tahakkuk tutarı elde edilir. Bu hakediş için yükleniciden kesilecek tutarlar (damga vergisi, gelir kurumlar vergisi, geçici kabul kesintisi, cezalar vb.) tahakkuk tutarından düşülerek yükleniciye ödenmesi gereken tutar hesaplanır.

Ancak belediye yapım ihalelerinde hakedişlerin belirli bir düzen içerisinde hazırlanmadığı, yüklenici tarafından hazırlanmayan hakedişlerin en geç 3 ay içerisinde idarece hazırlanması gerekirken bu kurala uyulmadığı, bazı ihalelerde yüklenici tarafından 3-5 ay boyunca yapılan işlerin tek hakedişe bağlandığı, yine sözleşme süresi 1 yıl olarak belirlenen ihalede 12 adet hakediş düzenlenmesi gerekirken 2 hakediş ile yapım sürecinin sona erdirildiği görülmüştür.

Yukarıda açıklanan durum yukarıda da bahsedildiği üzere çeşitli sakıncalar doğurmaktadır. Bilindiği üzere yükleniciler sözleşme imzalandıktan sonra 10 gün içerisinde hazırladıkları iş programlarını belediyeye sunacaklardır. Belediye bu iş programları ve yapılan iş miktarını gösteren hakedişler üzerinden işin gidişatını kontrol edecek ve işin programa uygun yapılmasını sağlayacaktır.

Yine varsa fiyat farkı ödemeleri iş programı ve hakedişlerde ölçümü yapılan iş miktarı arasındaki orantıya göre hesaplanacaktır. Hakedişler arasındaki sürenin uzatılması neticesinde aylar itibariyle yapılan iş miktarları bilinmediği için ve iş programlarında revizeler yapılıp yeni iş programları ortaya çıktıkça fiyat farkı hesabının yapılması güçleşecektir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ile yapılan değerlendirmelerden görüleceği üzere mevzuata uygun olarak hakedişlerin mümkün olduğunca düzenli hazırlanması, aylık yapılamıyorsa bile en geç 3 ayda bir idarece yapılması, iş programının ve yapılan işin idarece kontrol ve takibinin aksatılmaması gerekmektedir.