İdarenin muhtelif ihtiyaçları kapsamında satın alınan ilk madde ve malzemelerin 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında kayıt altına alınmasını müteakip, tüketime verilen ilk madde ve malzemenin çıkış işlemlerinin Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde belirlenen usullere uygun gerçekleştirilmediği, önceki dönemlerde tüketilmiş olan bazı kalemlerin ise çıkış işlemlerinin yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 13’üncü maddesinin birinci fıkrasında; taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında girişinin yapılacağı; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde,

bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkışının kaydedileceği belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde ise, muhasebe kayıtlarında 150 İlk madde ve malzemeler hesabında izlenen tüketim malzemelerinden satınalma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri için düzenlenen taşınır işlem fişlerinin bir nüshasının ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderileceği, çıkış işlemleri için ise genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II’nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği hükmü yer almıştır.

Öte yandan, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin stoklara ilişkin “Hesap grubuna ait işlemler” başlıklı 114’üncü maddesi dördüncü fıkrasına göre, “150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı”nda izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların, muhasebeleştirme işlemleri kullanıma ilişkin taşınır işlem fişleri yerine üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede taşınır işlem fişlerindeki çıkışları gösteren onaylı bir liste ile en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebeleştirilmesi zorunludur.

Yine Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 116 ncı maddesinde ise; satın alınan veya üretilen ilk madde ve malzemelerin bir taraftan maliyet bedelleri ile 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına borç, 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak kaydedileceği; tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin ise 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına alacak ve 630 Giderler Hesabına borç kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Yapılan incelemelerde; İdarenin 150 İlk Madde ve Malzeme hesabında izlenen tüketim malzemelerinden kullanıma verilen ya da tüketilenlerin ilgili birimler tarafından muhasebe birimine zamanında bildirilmediği, dolayısıyla mevzuatta belirtilen sürelerde 150 İlk Madde ve Malzeme hesabında takip edilen tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinin kayıt altına alınmadığı, hesapta yer alan kayıtların ağırlıklı olarak aynı tarihte giriş ve çıkış şeklinde geçekleştirildiği, bu itibarla mevzuatta belirlenen yöntemlere uygun olarak stok takibinin yapılmadığı anlaşılmıştır.

Diğer taraftan, önceki dönemde ve cari dönemde stok hesaplarına alınmış olan bazı kalemlerin ise, kullanıma verilmiş veya tüketilmiş olmalarına rağmen hesaplardan çıkışının yapılmadığı, bu suretle 150 İlk Madde ve Malzeme hesabının yılsonu itibarıyla 2.935.569,80 TL tutarında fazla bakiye verdiği tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, 150 İlk Madde ve Malzeme hesabının amacına ve mevzuatta belirlenen usullere uygun olarak, ambar kayıtları ile uyumlu ve gerçek durumu yansıtacak şekilde kullanılması gerekmekte olup, yapılan hatalı kayıtlar neticesinde İdarenin 31.12.2022 tarihli bilançosunda 150 İlk Madde ve Malzeme hesabının olması gerekenden 2.935.569,80 TL fazla bakiye vermesine neden olunmuştur.