Sincan Belediyesi 2023 yılı ihtiyacı olarak alımı yapılan akaryakıtlar ile ilgili olarak 09.12.2022 tarihinde yapılan akaryakıt alımı işi ihalesinin doküman ve bu dokümanda yer verilen kontrol ve kabul süreçleri ile filli uygulamalarında yapılan incelemelerde bazı eksiklikler bulunduğu görülmüştür.

3.000.000 litre Motorin, 50.000 litre Motorin diğer ve 30.000 litre 95 Oktan Benzin olmak üzere üç kalem mal alımı ihalesinde belirlenen 60.493.100 TL yaklaşık maliyet üzerinden 09.12.2022 tarihinde ihale yapılmış ve en uygun geçerli teklifi veren yüklenici ile 27.12.2022 tarihinde 51.975.500 TL tutarlı sözleşme imzalanmıştır. Sözleşmenin süresi imzalandıktan sonra İdarenin ihtiyacına binaen sipariş tarihinden itibaren 5 (beş) işgünü içerisinde yapılacak kısmi alımlarla 01.01.2023 tarihinden 31.12.2023 tarihine kadardır.

İhale dokümanı olan teknik şartname, idari şartname, sözleşme tasarısı ve düzenlenen hakedişler üzerinde yapılan incelemeler neticesinde tespit edilen hususlara aşağıda maddeler halinde yer verilmiştir.

Teknik Şartname

- Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK) tarafından yayımlanan Petrol Piyasası Aylık Ortalama Bayi Satış Fiyatı Bülteninde; motorin (diğer) için tanım olarak teknik düzenleme tebliğlerindeki tüm zorunlu asgari niteliklere sahip olmanın dışında, bu asgari koşulların ilerisinde daha iyi/farklı özellik kazandırılan ve çeşitli ticari isimlerle satılan ürünler olduğu belirtilmektedir.

İşin Teknik Şartnamesi'nde, alınacak akaryakıt çeşitleri içerisinde motorin ve motorin (diğer) olarak tanımlanan akaryakıt ürünü bulunmakta olup, piyasa fiyatlamasında motorin (diğer) olarak tanımlanan ürünün bayi satış fiyatları normal motorine göre bir miktar daha yüksektir.

Yapılan incelemede ihaleyi kazanan bayinin satışını yaptığı markanın motorin (diğer ) standardındaki ürünün de (Vmax diesel) normal motorine göre (Vpro diesel) fiyatının daha yüksek olduğu, ihale dosyasında yapılan incelemelerde bazı firmaların bu iki tür dizel yakıt için farklı fiyat teklif etmesine karşın, ihaleyi alan yüklenicinin her iki ürüne de aynı fiyatı teklif ettiği görülmüş ve düzenlenen hakedişlerde yapılan incelemelerde yüklenicinin hem dökme hem de bayiden yapılan ürün alımlarında teklif fiyatı olan tek motorin fiyatının kullanıldığı tespit edilmiştir.

İdare, tarafından motorin (diğer) olarak tanımlanan ürünün sadece akaryakıt istasyonlarından alınacak ürünü ifade ettiği belirtilmiştir.

Burada İdare zararına neden olunmaması için hazırlanacak akaryakıt ihale dokümanında nereden ve hangi ürününün alınacağının açıklıkla belirtilmesi ve alınan akaryakıt türünün (katkılı/normal) yakından takibi önem taşımaktadır.

- "Araç ve İş Makinelerinin İkmali" başlıklı 3’üncü maddesinde özetle yüklenici tankerlerinin akaryakıt ürünlerinin dolumu ve boşaltılmasında kullanılan her parçanın özel plastik mühürle mühürleneceği, mühür üzerinde bulunan bu kodlar aynı zamanda irsaliye veya irsaliyeli fatura üzerine daktilo veya bilgisayar yazıcısı ile yazılmış olacağı, akaryakıt ikmali öncesi yapılacak kontrollerde mühür üzerindeki kod numarası ile irsaliye veya irsaliyeli faturadaki kod numarasının aynı olup olmadığına ve mühürlerin deforme olup olmadığına bakılacağı hususlarına yer verilmiştir.

Yapılan incelemelerde akaryakıt alımları ile ilgili düzenlenen tutanaklarda sevk irsaliyesinde yer alan mühür numaraları ile fiili mühür numaralarına ve bu mühürlerin fiili durumu ile ilgili bir açıklamaya yer verilmediği tespit edilmiştir.

Buna ilaveten Şartname'nin "Muayene ve Kabul İşlemleri" başlıklı 6’ıncı maddesinde muayene ve kabul işlemlerinin 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu'nun 11’inci maddesine göre yapılacağı belirtilmiştir.

Anılan Kanun'un "Denetim, muayene ve kabul işlemleri" başlıklı 11’inci maddesinde özetle, teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılacağı hükmüne yer verilmiş olup, bu kapsamda tesellüm ve kabul tutanaklarında en az üç kişilik heyetin onayının bulunması ve tanker mühürlerinin numaralarının irsaliyedeki numaralarla karşılaştırılıp bunlara tutanakta yer verilmesi ve bunlara mühürlerin fiziki durumları ile ilgili açıklamaların da eklenmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemelerde bu kabullerin tek kişi tarafından yapıldığı görüldüğünden bu konuda İdare uyarılmış ve sonraki süreçte kabul heyetinin 3 kişiye çıkarıldığı tespit edilmiştir.

Ayrıca Şartname'nin aynı maddesinin 4. paragrafında “Ürünlerin petrol rafinerisi çıkış ölçümleri ve idare teslimi ölçümleri arasında fark bulunur ise düşük olan miktarlar üzerinden hesaplama yapılacaktır...” ifadesi bulunmakta birlikte kabule esas akaryakıt hacim ölçümlerinin nasıl yapılacağına dair bir açıklamaya yer verilmemiştir.

Bu ifade, sevk irsaliyesinde yer alan tanker akaryakıt yükü ile varış noktasındaki tartım sonucu bulunan akaryakıt tonaj farklılıklarına karşı İdareyi korumak amaçlı konulmuş olsa da teslim alınacak akaryakıt litresi hesaplanırken tonajın yanında yoğunluk (kesafet) ile ilgili hükümlere de yer verilmesi gerekli görülmektedir.

10.09.2004 tarih ve 25579 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Petrol Piyasasında Uygulanacak Teknik Kriterler Hakkında Yönetmelik'in "Ölçüm Birimleri" başlıklı 6’ncı maddesinde “Akaryakıt satışlarında metrik ton, kilogram ve 15 °C sıcaklığa göre düzeltilmiş olarak metreküp veya litre üzerinden işlem yapılır. Rafinericiler dahil, kullanıcılara kadar yapılacak olan akaryakıt teslimatlarında 15 °C sıcaklığa göre düzeltilmiş, standart hacim ölçüsü üzerinden teslimat yapılması esastır. Fuel-oil türlerinin teslimatları ise ağırlık ölçüsü üzerinden yapılır.” hükmü bulunmaktadır.

Ortam, yeraltı tank sıcaklığı ve akaryakıt teslim sıcaklığının 15 °C sıcaklığın altında olması durumunda akaryakıt satıcısının zararı, ortam sıcaklığının, yeraltı tank sıcaklığı ve akaryakıt teslim sıcaklığının 15 °C sıcaklığın üzerine çıkması durumunda ise akaryakıt bireysel ve kurumsal tüketicilerinin zararı söz konusu olacağından akaryakıt ürünlerinin stok denetiminin doğru ve tam olarak yapılabilmesi için alış ve satışta uluslararası referans teslim derecesi olan 15 °C sıcaklığın esas alınarak düzeltilmiş hacim ölçüsü üzerinden sevk irsaliyeleri, alış-satış faturaları ve satış belgelerinin düzenlenmesi gerekmektedir.

- Şartname'nin "Teknik Şartlar" başlıklı 4'üncü maddesinde “Teslim edilecek akaryakıt ürünleri TSE standartlarında ve TÜPRAŞ Spesifikasyonu değerinde olacaktır. İhale ile alınacak olan Akaryakıt ürünlerinde Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu tarafından özellikleri belirtilen Ulusal Marker’in yeterli şart ve seviyede bulunduğunu gösteren form akaryakıt ürünlerinin tesliminde fatura eki olarak sunulacaktır.” ifadesine yer verilmiştir.

15.10.2007 tarih ve 26671 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 2007/25 sayılı Başbakanlık Genelgesi kapsamında, düzenlenecek ihale şartnamelerine, satın alınacak akaryakıtın ulusal marker kontrolünün yapılması zorunluluğu eklenmesi, akaryakıt istasyonlarında araçlara yapılacak akaryakıt ikmalleri hariç olmak üzere akaryakıtın toplu olarak alıcı idarenin tank veya deposuna teslimi esnasında ulusal marker kontrolünün yaptırılmasının sağlanması ve tedarikçi firmalara ödeme yapılmadan önce saymanlıklarca ulusal marker kontrolünün yapıldığına dair belge aranılması yanında ulusal marker kontrolleri için Sanayi ve Ticaret Bakanlığı, Emniyet Genel Müdürlüğü, Sahil Güvenlik Komutanlığı ile Jandarma Genel Komutanlığının merkez veya taşra teşkilatlarına başvurulması yükümlülükleri getirilmiştir.

Belediyenin devam eden akaryakıt alım işi kapsamında yapılan incelemelerde yükleniciden tedarik edilen akaryakıtın ulusal marker uygunluk taahhüdü alındığı ve sevk irsaliyelerinde buna ilişkin düzenlenen bir uygunluk belgesinin bulunduğu görülmekle birlikte aslolan teslim esnasında akaryakıtın ulusal marker kontrolünün yapılması olduğundan, akaryakıt alım şartnamelerinde akaryakıtın ulusal marker uygunluk testi yapılmadan teslim alınmaması ve ödeme yapılmaması yönünde hükümler konulması gerekli görülmektedir.

- Şartname'nin "Muayene ve Kabul İşlemleri" başlıklı 6’ncı maddesinde; “….Ayrıca İdare, teslimi yapılacak akaryakıt ürünü için su ve kirlilik testi yapmak üzere çökelme zamanına kadar tankeri bekletebilir. İçerisinde su ve diğer yabancı maddeler olduğu gözle tespit edilirse ürün teslim alınmaz ve tutanakla tespit edilerek iadesi yapılır. Teslim alınmayan akaryakıt ürününü, bu şartnamede belirtilen özellikleri taşıyıp taşımadığının kontrolü için İdare kendi tespit edeceği laboratuarda test ettirebilir. Bunun için teslimattan önce, tankerin çıkış vanası ağzından asgari 1 litrelik 3 şişe numune yüklenicinin yetkili elemanı huzurunda mühürlenerek alınacak, 3 şişeden birisi tahlil ve deneyler için laboratuara gönderilir. Diğer iki şişe numune ise ihtilaf halinde tahlile gönderilmek üzere muhafaza edilecektir.” ifadelerine yer verilmiştir.

İdarenin işin şartnamesinde belirtildiği gibi gerek görüldüğü zaman ve gözle yapılacağı belirtilen tespitler yerine, teslim alınan her akaryakıt partisinden ilgili standartlara uygun numune alma cihazları vasıtası ile alınacak numunelerin yüklenici ve idare temsilcileri tarafından düzenlenecek tutanak ile etiketlenmesi ve ağzının mühürlenerek idare ve yüklenici tarafından teslim alınacak numunelerin uygun koşullarda en az 1 yıl süre ile saklanması oluşabilecek her türlü itilafın giderilmesinde faydalı olacaktır.

Diğer yandan, akaryakıttan numune alımı tankerin çıkış vanası ağzından değil, her bir tanker bölmesinin üst kapağı açılmak suretiyle standartlara uygun numune alma cihazları ve numune saklama kapları kullanılarak yapılmalıdır.

Yapılan uyarılar neticesinde, İdare tarafından numune alma cihazı ve numune saklama kaplarının alındığı görülmüştür.

İdari Şartname

İdari Şartname'nin "İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri "başlıklı 7’nci maddesinin (I) bendinin (a) alt bendinde isteklinin bir akaryakıt ve dağıtım pazarlama kuruluşu ise; EPDK tarafından verilmiş ve iş bitim tarihine kadar geçerliliği olan, teklif sahibinin akaryakıt ve dağıtım pazarlama kuruluşu olduğunu gösteren belgeyi ve (b) alt bendinde ise isteklinin bir akaryakıt ve dağıtım pazarlama kuruluşunun bayisi is teklif sahibinin bayisi olduğu kuruluş tarafından verilmiş ve iş bitim tarihine kadar geçerliliği olan akaryakıt ve dağıtım pazarlama kuruluşunun bayisi olduğuna dair bayilik yazısı ve bayilik sözleşmesini ve (c) alt bendinde ise istekliye EPDK'den bayilik yapmak üzere verilmiş ve iş bitim tarihine kadar geçerliliği olan istasyonlu bayilik belgesi var ise beyanı istenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin "Akaryakıt Alımına İlişkin Hususlar" başlıklı 61’inci maddesi ikinci fıkrasında “İdare, akaryakıt alımlarında serbest kullanıcı lisansına sahip olup olmadığı ve/veya alımın elektronik sistemlerle akaryakıt alımı olup olmadığına göre adayın veya isteklinin sahip olması gereken lisans türünü saptayacak ve bu lisansları ön yeterlik şartnamesi veya idari şartname ile ilanda belirtecektir.” hükmüne yer verilmiştir.

17.06.2004 tarih ve 25495 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Petrol Piyasası Lisans Yönetmeliği'nin "Serbest Kullanıcı Limiti" başlıklı 46’ncı maddesinde kalorifer yakıtı, fuel oil ve motorinde serbest kullanıcıların tabi olduğu serbest kullanıcı limiti her bir ürün için yıllık asgari olarak 5.000 ton olarak belirlenmiştir.

Aynı Yönetmelik’in "Serbest Kullanıcı Lisansı Kapsamında Yürütülebilecek Faaliyetler" başlıklı 29’uncu maddesinde serbest kullanıcı lisansı sahiplerinin piyasada kullanım türüne göre kalorifer yakıtı, fuel oil ve motorini dağıtıcı lisansı sahiplerinden temin edebileceği hükmü yer almaktadır.

İdarelerin akaryakıt dağıtım firmalarından toptan akaryakıt alabilmeleri için EPDK’dan serbest kullanıcı lisansı alması gerekmekte olup, bu şartı sağlamayan idarelerin sadece bayilerden akaryakıt temini mümkün olduğundan bu durumun yapılacak ihale şartnamelerinde açıkça belirtilmesi gerekli görülmektedir.

Sincan Belediyesinin serbest kullanıcı lisansı bulunmadığından ve akaryakıtı dağıtım lisansı sahiplerinden temin edebilmesi yukarıda bahsedilen mevzuat hükümleri uyarınca mümkün olmadığından İdari şartnamede tabi olunacak lisans türü olan bayi lisansının açıkça belirtilerek talep edilecek belgelerin bu kapsamda belirlenmesi gerekmektedir.

-Madde 7.6’da Benzer iş olarak her türlü akaryakıt ürünleri alım işlerinin kabul edileceği belirtilmiştir. İşin doğası gereği her türlü akaryakıt işleri satışının benzer iş olarak belirlenmesi daha uygun olacaktır.

Sözleşme Tasarısı

-İhale Sözleşmesi'nin "Ödeme yeri ve şartları" başlıklı 12’nci maddesinde İdarenin, muayene ve kabul komisyonunca kabul raporu düzenlenmesinden itibaren yüklenicinin yazılı talebi üzerine en geç 45 gün içinde yükleniciye veya vekiline ödemeyi yapacağı ifadesine yer verilmiştir.

Yapılan incelemede, İdare tarafından yüklenici hakedişlerinin her ayın mutat gününde toplu şekilde ödendiği ve bu ödemelerin 45 güne kadar uzamadığı tespit edilmiştir.

Diğer yandan yüklenici hakedişlerinin 45 güne kadar ödenmesi şartı yüklenici açısından maliyeti artırıcı bir nitelik taşıdığından ve fiili olarak ödemelerin aylık yapıldığı birlikte değerlendirildiğinde yapılacak ihalelerde daha uygun tekliflerin alınabilmesini teminen 45 günlük ödeme süresinin fiili durumu yansıtacak şekilde 30 güne çekilmesi daha uygun olacaktır.

- İhale Sözleşmesi'nin "Denetim, muayene ve kabul işlemleri" başlıklı 30’uncu maddesinin birinci fıkrasında “….İdare, malların teslim ve tesellümü için oluşturulan Muayene ve Kabul Komisyonu, teslim sırasında malların yalnızca fiziki özellikleri ve miktarlarının muayenesini yapacaktır. İdare, Yükleniciden aldığı malların yakıt tanklarına boşaltma sırasında usulüne uygun olarak alacağı yakıt örneklerini ilgili laboratuarlarda test ettirmeye yetkili olup, kalorifer yakıtı için alınan numunelerin TÜPRAŞ - 615 spesifikasyonuna uygun çıkmadığı tespit edildiğinde tahlil ücreti Yükleniciden alınacaktır.” ifadesine yer verilmektedir. Bu ihale kapsamında kalorifer yakıtı alımı bulunmadığından bu ifadenin sözleşme tasarısında yer almasına gerek bulunmamaktadır.

Kamu İdaresi cevabında her ne kadar Sincan İlçe Emniyet Müdürlüğü’nden ve Ankara İl Emniyet Müdürlüğü’nden ulusal marker testlerinin yapılmasının talep edildiği belirtilmiş olsa da, bu cevap Bulguda tespiti yapılan 9 maddenin tümünü kapsamamaktadır.

Yukarıda yapılan tüm tespit ve değerlendirmeler ışığında Belediyenin devam eden akaryakıt alımları ile ilgili olarak;

• İdare zararına neden olunmaması için hazırlanacak akaryakıt ihale dokümanında nereden ve hangi ürününün alınacağının açıklıkla belirtilmesi ve alınan akaryakıt türünün (katkılı/normal) yakından takibi,

• Tesellüm ve kabul tutanaklarında en az üç kişilik heyetin onayının bulunması ve tanker mühürlerinin numaralarının irsaliyedeki numaralarla karşılaştırılıp bunlara tutanakta yer verilmesi ve bunlara mühürlerin teslim noktasındaki fiziki durumları ile ilgili açıklamaların da eklenmesi,

• Teknik Şartname'de kabule esas akaryakıt hacim ölçümlerinin nasıl yapılacağına dair hükümlere yer verilmesi,

• Akaryakıt alım şartnamelerinde akaryakıtın ulusal marker uygunluk testi yapılmadan teslim alınmaması ve ödeme yapılmaması yönünde hükümler konulması,

• İdarenin işin şartnamesinde belirtildiği gibi gerek görüldüğü zaman ve gözle yapılacağı belirtilen tespitler yerine, teslim alınan her akaryakıt partisinden ilgili standardına uygun numune alma cihazları vasıtası ile alınacak numunelerin yüklenici ve idare temsilcileri tarafından düzenlenecek tutanak ile etiketlenmesi ve ağzının mühürlenerek idare ve yüklenici tarafından teslim alınacak numunelerin uygun koşullarda en az 1 yıl süre ile saklanmasını sağlayıcı hükümler eklenmesi,

• Akaryakıttan numune alımının tankerin çıkış vanası ağzından değil, her bir tanker bölmesinin üst kapağı açılmak suretiyle standartlara uygun numune alma kapları ve numune saklama kapları kullanılarak yapılmasını sağlanması,

• İdari Şartname'de tabi olunacak lisans türü olan bayi lisansının açıkça belirtilerek talep edilecek belgelerin bu kapsamda belirlenmesi,

• Benzer iş olarak her türlü akaryakıt ürünleri alım işleri yerine, her türlü akaryakıt işleri satışının belirlenmesi,

• Yapılacak ihalelerde daha uygun tekliflerin alınabilmesini teminen hazırlanacak akaryakıt alım ihale dokümanında ödeme şartlarının fiili durumu yansıtacak şekilde 45 gün yerine 30 gün olarak belirlenmesi, gerekli görülmektedir.