Karar Künyesi
Belediye taşınırlarının kayda alınması, yönetimi, kontrolü, planlanması, kişilere teslim edilmesi ve sayımı işlemlerinde aşağıda belirtilen hususlar tespit edilmiştir:
Personelin kullanımında olan dayanıklı taşınırların Taşınır Teslim Belgesinde yer almadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin "Taşınırların kaydı" başlıklı 12'nci maddesinin birinci fıkrasında: "Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına
alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır." denilerek taşınırların kayıt altına alınmasının zorunluluğu belirtilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin "Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi" başlıklı 23'üncü maddesinin birinci fıkrasında: "Tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilir. Talep edilen dayanıklı taşınırlar 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilir." denilerek personelin kullanımına verilen dayanıklı taşınırlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenleneceği belirtilmiştir. Buna göre personelin kullanımında olan dayanıklı taşınırların taşınır teslim belgesinde yer alması gerekmektedir.
Yapılan denetimlerde yönetici kadrosunda (Belediye başkanı ve yardımcıları ile birim müdürleri) bulunan 20 personele ait taşınır teslim belgeleri incelendiğinde; görev gereği şahsi kullanıma verilen dayanıklı taşınırlardan bazılarının taşınır teslim belgesinde yer almadığı tespit edilmiştir. Örneğin müdürler üzerinde masaüstü bilgisayar, dizüstü bilgisayar vb. gibi görev gereği şahsi kullanıma verilen dayanıklı taşınırlar Taşınır Teslim Belgesinde yer almamaktadır.
Belediye tarafından verilen cevapta; harcama birimleri bazında personelin kullanımında olan taşınırların kontrolü yapılarak Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 23'üncü maddesine göre taşınırların sorumlulara veya kullanıcılara taşınır teslim belgesi ile teslim işlemlerinin devam etmekte olduğu belirtilmiştir.
Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; Belediyece bulguda yer alan hususlarla ilgili gerekli çalışmaların yapılmaya başlandığı anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak; Taşınır Mal Yönetmeliği’nin yukarıda açıklanan ilgili maddelerine göre personelin kullanımında olan dayanıklı taşınırların tekrar kontrolünün yapılarak taşınır teslim belgesinde olmayan dayanıklı taşınırlar için taşınır teslim belgesi düzenlenmesi gerekmektedir.
Ortak alanda yer alan dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmesi gerekirken Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek şahıslar üzerine kaydedildiği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin "Belge ve cetveller" başlıklı 10'uncu maddesinin birinci fıkrası (ç) bendinde: "Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8): Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin
(B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Liste, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır." denilerek ortak alandaki taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği belirtilmektedir.
Söz konusu Yönetmelik'in "Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi" başlıklı 23'üncü maddesinin beşinci fıkrasında: "Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir." denilerek taşınırların ortak alanlara kullanıma nasıl verileceği düzenlenmiştir.
Ayrıca aynı Yönetmelik'in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin altıncı fıkrasında; "… Ortak kullanım alanına tahsis edilen dayanıklı taşınırlarda meydana gelen kamu zararı ise zararın oluşmasında kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edilir." denilerek ortak alandaki taşınırlarla ilgili sorumluluk düzenlenmiştir.
Yönetici kadrosunda yer alan personelin taşınır teslim belgeleri incelendiğinde ortak alana kaydedilip Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmesi gereken dayanıklı taşınırların şahıslar üzerine kaydedildiği tespit edilmiştir. Örneğin çalışma masaları, koltuklar, sehpalar, makam koltuğu vb. taşınırların personel taşınır teslim belgelerinde yer aldığı görülmüştür.
Yönetmelik maddelerine göre oda, büro, bölüm, geçit, atölye, salon, laboratuvar gibi alanlar ortak alan olup, bu alanlara kod numarası verilerek buralara tahsis edilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8) düzenlenmelidir. Ortak alanlardaki taşınırlarla ilgili herhangi bir kamu zararı oluşması durumunda ise kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edilmesi gerekmektedir.
Belediye tarafından verilen cevapta; ortak alanlarda yer alan dayanıklı taşınırlar için sayım işlemlerinin ve Destek Hizmetleri Müdürlüğünce harcama birimi bazında devir işlemlerinin devam ettiği, harcama birimlerinde Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 23'üncü maddesi gereğince ortak alan olan oda, büro, bölüm, geçit, atölye ve salon gibi alanlara kod numarası verilerek buralara tahsis edilen taşınırlar için dayanıklı taşınır listesi düzenlenerek sorumlulara teslim edileceği belirtilmiştir.
Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; Belediyece bulguda yer alan hususlarla ilgili gerekli çalışmaların yapılmaya başlandığı anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak; Taşınır Mal Yönetmeliği’nin yukarıda açıklanan ilgili maddelerine göre ortak alanlara kod numası verilerek, bu alanlarda yer alan dayanıklı taşınırlar için dayanıklı taşınırlar listesi düzenlenmesi gerekmektedir.
Taşınır Teslim Belgesi ve Dayanıklı Taşınır Listesi düzenlenmeden dayanıklı taşınırların kullanıma verildiği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 10'uncu maddesine göre demirbaş, makine ve cihazların kişilerin kullanımına verilmesinde Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmesi gerekmekte, birimlerin ortak kullanımına verilenler için ise Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenip birim yetkilisi veya ortak kullanım sorumlusuna imzalatmak gerekmektedir.
Adı geçen Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesine göre tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilen dayanıklı taşınırlar 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilmesi gerekmektedir. Taşınır Teslim Belgesine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtlar yapılmalı, fişin birinci nüshası dosyasında tutulmalı ve ikinci nüshası Taşınır Teslim Belgesiyle taşınır teslim edilen görevlilere verilmelidir. Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına verilirken, Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmeli ve istek yapan birim yetkilisinin veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilmelidir.
Yapılan incelemelerde bazı oda ve birimlerde Dayanıklı Taşınırlar Listesinin olmadığı, kişilerin kullanımına verilen bazı taşınırlar için ise Taşınır Teslim Belgelerinin düzenlenmediği görülmüştür. Belediyede Mart ayında alınan masaüstü bilgisayar ekran ve kasası, dizüstü bilgisayar, tarayıcı ve yazıcıdan oluşan 81 adet dayanıklı taşınırın bilgi işlem servisinde bir personele çıkışının yapıldığı, 31.12.2021 tarihi itibari ile söz konusu dayanıklı taşınırlarla ilgili Taşınır Teslim Belgesi ve Dayanıklı Taşınır Listesi düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Belediye tarafından verilen cevapta; Taşınır Mal Yönetmeliği'nde belirtilen esas ve usullere uygun olarak taşınır teslim belgesi ve dayanıklı taşınır listesi düzenlenerek taşınırların kullanıma verileceği belirtilmiştir.
Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; Belediyece bulguda yer alan hususlarla ilgili gerekli çalışmaların yapılmaya başlandığı anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak; dayanıklı taşınırların, adı geçen Yönetmelik’te belirtilen esas ve usuller uygun olarak kullanıma verilmesi gerekmektedir.
Dayanıklı taşınırlara verilen numaranın ilgili taşınır üzerinde gösterilmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 36'ncı maddesine göre giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği düzenlenmiştir.
Yapılan incelemelerde dayanıklı taşınırlara numara verilmesine rağmen bazı oda ve birimlerde söz konusu numaraların taşınır üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği tespit edilmiştir.
Belediye tarafından verilen cevapta; Taşınır Mal Yönetmeliği'ne göre taşınırlara sicil numaraları verileceği ve bu numaraların taşınırın üzerine yapıştırılarak takibinin yapılmasının sağlanacağı belirtilmiştir.
Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; Belediyece bulguda yer alan hususlarla ilgili gerekli çalışmaların yapılmaya başlandığı anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak; belirtilen Yönetmelik düzenlemesi gereği, dayanıklı taşınırlar üzerindeki sicil numaralarının kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
Bazı taşınır malların anlık depo durum cetvellerinin fiili durumu yansıtmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 12, 15, 22 ve 23’üncü maddelerinde belirtildiği gibi satın alma yoluyla edinilen taşınırların giriş işlemlerinde, tüketim suretiyle çıkış işlemlerinde ve dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi durumunda Taşınır Kod Listesinde yer alan kodlarla taşınır işlem fişi ve/veya taşınır teslim belgesinin düzenlenip, Yönetmeliğe uygun olarak kaydının tutulması gerekir. Ancak bazı müdürlüklerin ambarında sondaj usulüyle yapılan sayımda birimlerden alınan anlık depo durum cetvelindeki taşınırlar listesinin fiilen ambarda bulunan taşınırları tam ve doğru yansıtmadığı tespit edilmiştir. Bu durumun tüketime verilmiş taşınırların kayıtlardan çıkış işlemlerinin yapılmamasından veya eksik yapılmasından kaynaklandığı anlaşılmıştır.
Belediye tarafından verilen cevapta; Belediyeye ait taşınırların giriş çıkış işlemleri ile muhafaza edilmesi ve yönetilmesinde Taşınır Mal Yönetmeliği'nde yer alan esas ve usullere uygun olarak işlem yapılacağı belirtilmiştir.
Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; Belediyece bulguda yer alan hususlarla ilgili gerekli çalışmaların yapılmaya başlandığı anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak; Belediyeye ait taşınırların giriş, çıkış işlemleri ile muhafaza edilmesi ve yönetilmesinde, Taşınır Mal Yönetmeliği’nde yer alan esas ve usullere uyulması gerekmektedir.
Yıl sonu taşınır sayımlarının yapılmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32'nci maddesinde; Kamu idarelerine ait taşınırların hangi hallerde sayılacağı ifade edilmiş ve taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım yapılacağı belirtilmiştir.
Yönetmelik’in 32’inci maddesinde sayımın nasıl yapılacağı detaylı düzenlenmiştir. Söz konusu maddeye göre en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından ambarlardaki sayımların ne şekilde yapılacağı, daha sonra ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılacağı ve sayım sonuçlarının Sayım Tutanağında gösterileceği belirtilmektedir. Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenmeli ve Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanmalıdır.
Yapılan incelemelerde, yıl içinde yeni görevlendirmelerle taşınır kayıt yetkilisi değiştiği halde, kayıt yetkilisi değişen birimlerde taşınır sayımının yapılmadığı ve yılı sonunda Belediye birimlerinde ve ambarlarında taşınır sayımlarının tamamının yapılmadığı tespit edilmiştir.
Belediye tarafından verilen cevapta; Taşınır Mal Yönetmeliği'nde belirtilen esas ve usullerde çerçevesinde taşınırları gerektiğinde yıl içinde ve yıl sonlarında harcama birimi bazında sayımlarının yaptırılacağı belirtilmiştir.
Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; Belediyece bulguda yer alan hususlarla ilgili gerekli çalışmaların yapılmaya başlanacağı anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak; belirtilen Yönetmelik düzenlemesindeki esas ve usuller çerçevesinde, taşınırların gerektiğinde yılı içinde ve her halükarda yılı sonunda sayımlarının yapılması gerekmektedir.
Taşınır işlemleri için personel görevlendirmesi yapılmadığı görülmüştür.
Belediye birimlerinde taşınır işlemleriyle ilgili taşınır kayıt yetkilisinin ve taşınır kontrol yetkilisinin görevlendirilmediği tespit edilmiştir. Ayrıca mali hizmetler biriminde taşınır konsolide yetkilisinin bulunmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6'ncı maddesine göre; harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelik’te belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından Taşınır Kayıt Yetkilisi görevlendirilmelidir. Yine aynı madde düzenlemesi gereği harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından Taşınır Kontrol Yetkilisi görevlendirilmesi gerekmektedir.
Adı geçen Yönetmelik düzenlemesine göre taşınır işlemlerinin yoğun olduğu harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilebilir. Kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebilir.
Yapılan incelemelerde, Belediyedeki 17 birimde Taşınır Kayıt Yetkililiğinin bir personel tarafından yürütüldüğü görülmüştür. Bu durum belediyede taşınırların kayda alınması, kontrolü, planlanması ve kullanıma verilmesinde yoğun hataların yapılmasına neden olmaktadır. Üst yönetici tarafından görevlendirilmiş taşınır konsolide görevlisi ve taşınır kontrol yetkilisi bulunmamaktadır. Taşınır iş ve işlemleri ile ilgili personelin görevlendirilmemesi; taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak kullanılmasına, kontrolüne ve kayıtların Yönetmelik'te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasına mani olmaktadır.
Milas Belediyesi ölçeğine bakıldığında, taşınır işlemlerinin yoğun olduğu her birime en az bir taşınır kayıt yetkilisinin görevlendirilmesin uygun olacağı değerlendirilmektedir.
Belediye tarafından verilen cevapta; Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 6'ncı maddesi gereği harcama birimi bazında 31/12/2021 tarih itibariyle taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilmesinin yapıldığı belirtilmiştir.
Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; Belediyece bulguda yer alan hususlarla ilgili gerekli çalışmaların yapılmaya başlandığı anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak; adı geçen Yönetmelik'e göre ilgili personellerin idarece görevlendirilmesi gerekmektedir.
Taşınırların edinilmesinin planlanması, takip ve kontrolünün mevzuatın öngördüğü usulde yürütülmediği görülmüştür.
Yapılan incelemelerde yılı içerisinde yoğun olarak taşınır kayıtlarında hataların olduğu görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun "Mali hizmetler birimi" başlıklı 60’ıncı maddesinin ikinci fıkrasında; “Alım, satım, yapım, kiralama, kiraya verme, bakım-onarım ve benzeri malî işlemlerden; idarenin tamamını ilgilendirenler destek hizmetlerini yürüten birim, sadece harcama birimlerini ilgilendirenler ise harcama birimleri tarafından gerçekleştirilir. Ancak, harcama yetkililiği görevi uhdesinde kalmak şartıyla, harcama birimlerinin talebi ve üst yöneticinin onayıyla bu işlemler destek hizmetlerini yürüten birim tarafından yapılabilir” denilmektedir. Kanun maddesine göre idarenin tamamını ilgilendiren taşınır alımları, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ilkesi gereği destek hizmetlerini yürüten birim tarafından yapılması gerekmektedir. Harcama birimini ilgilendiren işlemlerde harcama birimi talebi ve üst yöneticinin onayı ile destek hizmetleri tarafından da yerine getirilebilir.
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin “Satın alınan taşınırların giriş işlemleri” başlıklı 15'inci maddesinin ikinci fıkrasında; “(2) (Değişik: 8/10/2012-2012/3832 K.) Alımı bir merkezden yapılarak birden fazla birime doğrudan teslim edilen taşınırlar için, taşınırın teslim edildiği birimlerce iki nüsha Taşınır Geçici Alındısı düzenlenir ve bir nüshası alımı yapan birime gönderilir. Alımı yapan birim, bu alındıya dayanarak, ödemeye ve kendi giriş kayıtlarına esas olmak üzere Taşınır İşlem Fişi düzenler. Diğer birimlerden alınan geçici alındılar, düzenlenen bu fişin idarede kalan nüshasına bağlanır. Alımı yapan birimce giriş kayıtları yapıldıktan sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de ilgili diğer birimler adına çıkış kaydedilir.” denilmektedir.
Mevzuat düzenlemelerine göre, Belediyece tüm birimlerde kullanılan aynı nitelikteki taşınırların edinilmesinin tek elden Destek Hizmetleri Müdürlüğünce yürütülmesi; taşınırların planlanmasını, takip ve kontrolünü daha etkili kılacak ve kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlayacaktır. Taşınır alımları destek hizmetlerini yürüten birim tarafından yapılmalı, alımı yapılan taşınırlar, taşınır geçici alındı belgesine dayanılarak taşınır işlem fişi ile kayıtlara alınmalı ve ilgili birimlere taşınır çıkışı yapılmalıdır. İlgili Birimlerin ise taşınır işlem fişi ile taşınır girişlerini yapmaları gerekmektedir. Belediyenin büyüklüğü ve organizasyon yapısı dikkate alındığında harcama birimini ilgilendiren işlemlerin harcama birimince yerine getirilmesi, taşınırların kaydı, kontrolü ve planlanması açısından uygun olacaktır.
Belediye tarafından verilen cevapta; Belediyenin bütün birimlerini ilgilendiren ortak taşınır alımlarının, Destek Hizmetleri Müdürlüğünce yapıldığı; taşınırların kaydı, kontrolü ve planlamasının sağlanması için ortak alımların Destek Hizmetleri Müdürlüğünce yapılması hususunda gerekli önem ve titizliğin gösterileceği belirtilmiştir.
Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; Belediyece bulguda yer alan hususlarla ilgili gerekli çalışmaların yapılmaya başlandığı anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak; taşınırların kaydı, kontrolü ve planlanmasında yapılan hatalar dikkate alındığında, ortak taşınır alımlarının tek elden Destek Hizmetleri Müdürlüğünce yapılmasının, harcama birimini ilgilendiren taşınır alımlarının harcama birimince yapılmasının, Belediyede yoğun olarak taşınır kayıt hatalarının yapılması nedeni ile bu kapsamda birimlerin taşınır kayıt yetkililerine de hizmet içi eğitim verilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.