İdare tarafından gerçekleştirilen bazı ihalelerin hakediş ödemelerinde yapılmış olan fazla ve yersiz ödemelerin tahsilatında tahakkuk kaydı olmamasına rağmen 140-Kişilerden Alacaklar Hesabından çıkış yapıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 111’inci maddesinde; yapılan incelemeler sonucu düzenledikleri raporlarca tespit olunan fazla ve yersiz ödenen tutarların bu hesaba borç kaydı yapılacağı belirtilmiştir. Ayrıca 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına kaydedilen alacakların her biri için ayrı bir alacak izleme dosyası açılıp sıra numarası verilmesi gerektiği düzenlenmiştir.

Aynı yönetmeliğin 112’nci maddesinde; “Bu hesapta kayıtlı alacaklardan nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarlardan; tahsilinde bütçeye gelir kaydedilmesi gerekenler bir taraftan 100-Kasa Hesabı, 102-Banka Hesabı veya ilgili diğer hesaplara borç, bu hesaba alacak; diğer taraftan 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç, 800-Bütçe Gelirleri Hesabına alacak, tahsilinde bütçeye gelir kaydedilmesi gerekmeyenler ise 100-Kasa Hesabı, 102-Banka Hesabı veya ilgili diğer hesaplara borç, bu hesaba alacak kaydedilir.” Denilmektedir.

Yukarıda ki mevzuat hükümlerinden, ihale hakedişlerinde yersiz ve fazla ödendiği tespit olunan tutarların önce 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına borç kaydı yapılmak suretiyle tahakkuk kaydı yapılacağı, bu tutarların tahsil edilmesinde ise 140-Kişilerden Alacaklar Hesabının alacak kaydı yapılarak hesaptan düşülmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Bununla birlikte tahakkuk kaydı yapılan kişi borçlarında her bir kişiye ayrı bir alacak sıra numarası verilerek takip edilmesi gerektiği belirtilmiştir.

Yapılan incelemelerde ihale hakediş ödemeleri sonucu fazla ve yersiz ödendiği Kesin Hesap Müdürlüğü tarafından tespit edilen ve kişi borcu açılmak suretiyle tahakkuk kaydı yapılması gereken 671.812,69 TL tutarın tahsilatında, tahakkuk kayıtları olmamasına rağmen 140-Kişilerden Alacaklar Hesabından düşüldüğü görülmüştür.

140-Kişilerden Alacaklar Hesabının ayrıntısına inildiğinde, söz konusu fazla ve yersiz ödeme yapılan firmalara daha sonraki tarihlerde tahakkuk kaydı yapılığı tespit edilmiştir.

Ancak her ne kadar İdare tarafından sonradan tahakkuk kaydı yapılmak suretiyle düzeltme işlemi gerçekleştirilmeye çalışılmış olsa da, tahakkuk kaydı olmayan bir alacağın tahakkuk kaydından yapılan eksiltmenin söz konusu hesapta yer alan başka kişi veya kurumlara ait bir alacak olduğu açıktır. Yapılan bu işlemden dolayı 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına tahakkuk kaydı oluşturulmasının eski silinen alacağı düzeltmediği gibi tahsilatı gerçekleştirilen alacağında 140-Kişilerden Alacaklar Hesabında bakiye olarak görünmesine neden olmaktadır.

Bu yönüyle tahakkuk kaydı bulunmayan bir kişi borcunun 140-Kişilerden Alacaklar Hesabından düşülmesi risk oluşturmakla birlikte mevzuata da aykırılık oluşturmaktadır.

Yukarıda yer verilen denetim tespiti üzerine İdare tarafından; muhasebe kayıtlarının, imzaların, tutarların ve hesapların kontrolü için önce geçici olarak kayıt yapıldığı daha sonra kontrol edilerek onay verildiği ancak bulguda belirtilen kişi borcu açılması için düzenlenen muhasebe işlem fişine onay verilmesinin unutulduğu, bu sebeple muhasebe sisteminde kayıt oluşmadığı ancak kişi borcun tahsilatı için düzenlenen muhasebe işlem fişine onay verildiği için söz konusu hatanın gerçekleştiği ifade edilmiştir. İdare tarafından bulgu konusu hususa iştirak edilmiştir.

Sonuç olarak; 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına tahakkuk kaydı yapılmasını gerektiren bir alacağın doğması durumunda önce tahakkuk kaydının, tahsilatında ise 140- Kişilerden Alacaklar Hesabından düşüş kaydının yapılması gerekmektedir.