Yapılan incelemelerde, telefon hizmeti alımına ilişkin olarak bir adet firmadan önce hizmetin alındığı, bu hizmet alımına ilişkin olarak doğrudan temin dosyasının 5 ay sonra oluşturulduğu tespit edilmiştir.

Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ nin 63 üncü maddesinde, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde,

• Onay Belgesi,

  
  

• Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı,

  
  

• Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme,

  
  

• Fatura,

  
  

• Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belgenin ödeme belgesine bağlanacağı hüküm altına alınmıştır.

Mevzuat hükmünden de anlaşılacağı üzere, İhale Kanunu’ nun 22/d maddesi kapsamında yapılan doğrudan temin alımlarında, öncelikle idarece düzenlenmiş onay belgesinin olması daha sonra piyasada yer alan firmalardan fiyat araştırması yapılarak oluşturulan piyasa fiyat araştırması tutanağının bulunması, akabinde de gerekli ise sözleşme yapılması ve yukarıda yer alan diğer belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Telefon hizmet alımına ilişkin dosya üzerinde yapılan incelemelerde, onay belgesi alınmadan ve piyasa fiyat araştırma tutanağı bulunmadan bir firma üzerinden telefon hizmeti

alımı yapıldığı daha sonra(5 ay sonra) alıma ilişkin onay belgesinin hazırlandığı tespit edilmiştir. Öte yandan söz konusu alımda, firma ile sözleşme yapıldığı ancak sözleşmenin uygulanma süreci olarak herhangi bir sürenin de belirlenmediği görülmüştür. Bu durum da firmadan ne kadar süre ile bir alım yapıldığının bilinmemesine neden olmaktadır.

Nitekim doğrudan temin suretiyle yapılan alımlarda onay belgesi, alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi göstermektedir. Söz konusu belge olmadan alım yapılması mevzuata aykırı olup, işin muhteviyatı hakkında da bilgi sahibi olunmaması anlamına gelmektedir.

Kamu idaresi cevabında, sözleşmenin süresi konusunda açık bir bilgi olmasa da Kurumun, istediği an tek taraflı cayma hakkına sahip olduğu ifade edilmiş olsa da, bu durum herhangi bir süre olmaksızın en avantajlı teklifin hangi ölçüte göre mevcut firmadan alındığı noktasında belirsizliğe yol açmakta, bu alanda herhangi bir planlama yapılmadığını göstermektedir.

Netice itibariyle, doğrudan temin suretiyle alım yapılacaksa öncelikle onay belgesinin hazırlanması, daha sonra firmalardan teklifler alınarak ekonomik olarak en avantajlı teklifi veren firmadan alım yapılması gerekmektedir. Söz konusu alımda, önce belirli bir firmadan hizmet satın alınıp daha sonra söz konusu alıma ilişkin evrakların düzenlenmesi mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.