Dış kaynaklı hibelerden yararlanarak yürütülen projelerden tamamlananların kapanışlarının muhasebe sisteminde yapılamaması nedeniyle, bilanço hesaplarından olan 104 Proje Özel Hesabı ile 333 Emanetler Hesabında hatalı gösterime yol açıldığı tespit edilmiştir.

Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik, 27.11.2007 tarih ve 26713 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Yönetmelik’in “Projeden kalan tutarlar” başlıklı 10’uncu maddesine göre; proje yürütücüsü tarafından projenin tamamlandığının muhasebe birimine bildirilmesi üzerine, özel hesapta kalan tutarlardan proje sözleşmesi gereğince iade edilmesi gerekenler iade edildikten sonra, kalan tutarlar ilgili muhasebe birimince bütçeye gelir kaydedilir. Ancak; bu kapsamda hazırlanan veya hazırlanacak yeni projeler varsa, üst yöneticinin onayıyla, bu projelerin hazırlık aşamasında yapılması gerekli giderler ile onaylanmış ancak hibe ödemesi gecikmiş projelerin hibe ödemesi yapılıncaya kadar gerçekleşen giderleri karşılamak üzere, artan tutarlar bütçeye gelir yazılmayarak, 333 Emanetler Hesabının altında açılacak bir yardımcı hesapta tutulabilir. Onaylanmış ancak hibe ödemesi gecikmiş olan projeler için kullanılan tutarlar, hibe ödemesi yapıldığında en geç 10 gün içerisinde Emanetler Hesabına iade edilir.

Kamu İdaresinde Avrupa Birliği ve uluslararası kuruluşlardan proje karşılığı gelen destekler, yürütücüler adına açılan hesaplara alınmakta ve harcamalar yürütücülerin hesaplarından gerçekleştirilerek muhasebeleştirilmektedir. Projelerin mali işlemleri ile ilgili tüm işlemler Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) birimince yürütülmekte ve buradan Muhasebe Birimine bildirimler yapılmaktadır. Projelerle ilgili yazışmaları takip eden ve proje yürütücülerinin proje kapanış dilekçelerinin muhatabı olan birim ise Proje Destek Ofisi olup Kamu İdaresinde BAP Birimi ile Proje Destek Ofisinde bulunan proje bilgilerinden örneğin; yürütücü isimleri, proje numaraları, proje kapanış bilgileri, devam eden projelerin listesi gibi bilgilerde tutarsızlık olduğu görülmüştür. Bulgu konusu hususla ilgili olarak BAP Biriminde 85 projeye ait 5.540.220,41 TL’nin kapanışının yapılacağı bilgisi yer almasına rağmen yürütücülerin kapanış dilekçelerinin gönderildiği Proje Destek Ofisinde kapanacak projelerin sayısı 23 olup tutarı ise 632.421,29 TL’dir. İki birim arasında veri akışının sağlıklı olmaması muhasebe kayıtlarında BAP Biriminden gelen veriler esas alınarak yapılan muhasebe kayıtlarını ve dolayısıyla hesapların güvenilirliğini zedelemektedir. Bilgi eksikliği ve verilerin örtüşmemesine bir diğer örnek, hareket görmeyen projelere ait bilgilerde yaşanmaktadır. BAP Biriminden alınan listede 2010 yılından 2018 yılına değin açılmış 15 projeye ait banka hesaplarından 14’ünün sıfır bakiyeli olmasına rağmen halen açık gözükmesi, bir projenin Euro bakiyesinin bulunması; aynı listede yer alan projeler hakkında Proje Destek Ofisinden alınan bilgilerde ise bir projenin 2015 yılında kapanmasına ilişkin muhasebe birimince hesap özet cetveli hazırlandığı ve kapanması gerektiği, üç projenin başlangıç ve bitiş tarihi bilgilerinin iki birimde farklılık gösterdiği anlaşılmış, dolayısıyla birimlerin bilgi akışını zamanında ve doğru olarak sağlayamadıkları kanaati güçlü bir şekilde hâsıl olmuştur.

Bulguda yer alan ve kapanması gereken projelerden arta kalan bakiyelerin halen 104

Proje Özel Hesabında gözükmesine yönelik tespit, Proje Destek Ofisine gönderilen yürütücülere ait proje kapanış dilekçelerine dayanmaktadır.

Yukarıda zikredilen Yönetmelik’in “Raporlama” başlıklı 16’ncı maddesinde; proje yürütücüsü tarafından projenin tamamlandığı veya proje sözleşmesi çerçevesinde projenin feshine karar verildiği muhasebe birimine bildirildiğinde, muhasebe yetkilisi tarafından proje bazında Yönetmelik’teki Ek-1’de belirtilen örneğine uygun şekilde 15 gün içerisinde bir hesap özet cetveli düzenlenerek Hazine ve Maliye Bakanlığına gönderileceği ifade edilmiştir. Uygulamada hesap özet cetveli Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi üzerinden doldurulmakta, bu cetvel gönderilmeden proje kapatılamamaktadır. Ancak bilişim sistemine söz konusu cetvelin yüklenmediğinden bahisle kullanıcılar, projeleri kapatamamakta olup 2019 yılında kapanması gereken proje sayısı 23 olup bu projelerde kalan bakiyeler toplamı 632.421,29 TL tutarındadır.

632.421,29 TL tutarındaki bakiyenin 333.12 Emanetler Hesabı yerine 104 Proje Özel Hesabında kayıtlı olması sebebiyle, Bilançonun aktifinde yer alan 104 Proje Özel Hesabı olması gerekenden bu tutar kadar fazla, 333 Emanetler Hesabı ise aynı tutarda eksiklik içermektedir.