Şirketin Otomatik Dolum Makinalarının Bakım Onarımının Yapılması, İstanbul Başvuru Merkezleri, Temsilcilere ve Otomatik Dolum Makinalarına İkmal Hizmet Alımı İşi'nde ceza hesaplamasının hatalı yapıldığı görülmüştür.

Dolum Makinalarının Bakım Onarımının Yapılması, İstanbul Başvuru Merkezleri, Temsilcilere ve Otomatik Dolum Makinalarına İkmal Hizmet Alımı Sözleşmesi’nin “İşin konusu” başlıklı 3’üncü maddesinde;

“İdare tarafından finanse edilerek Yüklenici tarafından temin edilecek madeni paralar ile İdareden teslim alınacak Elektronik Para Medyası (EPM) ve Sınırlı Kullanımlı Biletin (SKB) güvenli bir şekilde sevk edilerek, ikmali yapılacak İdareye ait ve/veya İdarenin işlettiği/işleteceği Otomatik Dolum Makinalarına (ODM) konulması, İstanbul Başvuru Merkezlerine, Temsilcilere ve İdarenin belirleyeceği noktalara teslim edilmesi/kıymetli malların/evrakların teslim alınması; İstanbul Başvuru Merkezlerinden (İBM), Otomatik Dolum Makinalarından ve İdarenin belirleyeceği noktalardan nakit paranın alım, sayım ve İdarenin ilgili banka hesabına İdarenin belirleyeceği usul ve esaslar ile yatırılması; Otomatik Dolum Makinalarındaki Birinci Seviye Arızaların giderilmesi ile İkinci Seviye Arızaların giderilmesi işlemlerine refakat hizmetlerinin, resmî ve dini bayram günleri de dâhil olmak üzere sözleşme süresi boyunca her takvim günü 06:00-24:00 saatleri arasında yapılmasıdır.”,

Aynı Sözleşme’nin “İşin kapsamı” başlıklı 4’üncü maddesinde;

“…Otomatik Dolum Makinalarının Müdahale Bakımlarının yapılması, bu makinelerde oluşacak olan birinci seviye arızaların hizmet seviye şartları ve sürelerine uygun olarak yerinde giderilmesi ile ikinci seviye arızaların İdare görevlileri tarafından giderilmesi işlemlerine refakat hizmetlerini kapsar.”,

ifadelerine yer verilmiştir.

Teknik Şartname’nin “Otomatik Dolum Makinalarının Çalışma Performansı” 6.9.2’nci maddesinde ise;

“Otomatik Dolum Makinalarının(ODM) Çalışma Performansı:

Yüklenicinin Otomatik Dolum Makinaları için kabul edilebilir müdahale süresi aşağıda

belirtilmiştir.

Belirtilen planlı hizmetler dışında, oluşacak arıza durumlarında Yüklenici, işbu Teknik Şartname ekindeki;

1. A Bölgesi için belirtilen ODM’lere; azami 360 dakika,

   
   

2. B Bölgesi için belirtilen ODM’lere; azami 120 dakika,

   
   

3. C Bölgesi için belirtilen ODM’lere; azami 90 dakikada müdahale edecektir.

   
   

4. Gecikme durumlarında aşağıdaki tabloya göre işlem yapılacaktır:

Yeni Otomatik Dolum Makinaları kurulduğunda ya da gerekli görüldüğünde bu listeler İdare tarafından güncellenerek Yüklenici ile paylaşılacaktır...” denilmektedir.

Yukarıdaki Sözleşme hükümlerine göre, Şirketin İstanbul’un muhtelif yerlerinde bulunan istanbulkart otomatik dolum makinalarında biriken nakit ve madeni paraların toplanması, İdareye veya İdarenin uygun gördüğü temsilcilere yüklenici tarafından teslim edilmesi, daha sonra İdarenin belirleyeceği yerlerden alınan paraların bankaya yatırılması ile

otomatik dolum makinalarında herhangi bir arıza olması halinde süresinde müdahale edilmesi hizmet alımı işlerinin yapılması gerekmektedir. Ayrıca Teknik Şartname’nin ilgili maddesi uyarınca, muhtelif yerlerde bulunan otomatik dolum makinalarında bir arıza meydana gelmesi durumunda yüklenici süresinde müdahalede bulunmamış ise, müdahalede bulunulmayan toplam süre üzerinden cezai yaptırım uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.

Yapılan incelemede; Şirketin Otomatik Dolum Makinalarının Bakım Onarımın Yapılması, İstanbul Başvuru Merkezleri, Temsilcilere ve Otomatik Dolum Makinalarına İkmal Hizmet Alımı İşi'nde arızalı otomatik dolum makinalarına yüklenicinin müdahalede geç kaldığı durumlar için yapılan ceza hesaplanmasında 2 farklı hata yapıldığı anlaşılmıştır. Şirketin ilk hatasının; şubat ayından temmuz ayına kadar olan gecikme cezasını, 2022 yılı Teknik Şartnamesi’nde yer alan geçerli ceza hesaplama cetveli yerine, 2021 yılı Teknik Şartnamesi’nde yer alan eski ceza hesap cetvelini dikkate alarak hesaplamasından kaynaklandığı, ikinci hatanın ise; İstanbul’un muhtelif yerlerinde bulunan istanbulkart otomatik dolum makinalarının bölgelerini ifade etmek amacıyla tanımlanan A, B ve C Bölgeleri için en üst ceza dilimi olarak tanımlanan gecikme cezalarının sırasıyla 361 dakika, 241 dakika ve 181 dakika üzerlerinde olması halinde, müdahale sürenin baştan sona olacak şekilde hesaplanıp tamamına ceza uygulanması gerektiği hüküm altına alınmış olduğu halde, Şirketin edimin ifa edilmesi için belirlenen ilk120 dakikalık süreleri ceza hesaplamalarına dâhil etmemesinden kaynaklandığı tespit edilmiştir. Oysa yükleniciye uygulanan cezai müeyyide zaten edimini süresinde ifade etmediği için uygulanmaktadır. Ayrıca Teknik Şartname’de yer alan hesap cetveline göre diğer bütün hesaplamalarda ilk 120 dakika dikkate alınmış olup sadece bahsi geçen ceza diliminde bu dakikaların dikkate alınmadığı görülmüştür. Bununla birlikte Teknik Şartname’de belirtilen hesaplama yönteminde ilk müdahale süresi olan 120 dakikaların hesaba katılmayacağına dair bir hüküm bulunmayıp tam aksine cezaların ilk müdahalenin başladığı dakikadan en son arızanın giderildiği dakikaya kadar hesaplanacağı ayrıca hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, Şirket tarafından; bulgu konusu alıma ait ortaya çıkan ceza farkının yükleniciden tahsil edildiği ve 2023 sözleşmesinde, Ceza Hesaplama Tablolarının hesaplamalarda hataya düşmeyi engelleyecek biçimde düzenlenerek uygulamaya konulduğu ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, Şirketin ihtiyaçlarını karşılamak üzere tedarik ettiği mal ve hizmet alımı ile yapım işleri kapsamında düzenlediği Sözleşme ile Şartname hükümlerine uygun olarak işlerini yürütmesi gerekmektedir.