Üniversitenin taşınır işlemlerine ilişkin olarak taşınır kayıtları ve depolarda yapılan incelemelerde Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yapılması zorunlu bazı hususların yerine getirilmediği tespit edilmiştir.

1. Üniversiteye ait dayanıklı taşınırların sicil numaralarının kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerektiği halde bazı birimlerde bu işlem yapılmamıştır.

   18.01.2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde ;

   “Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.” denilmektedir.

   Dolayısıyla adı geçen Yönetmelik’in 36’ncı maddesi uyarınca, Kurum'un dayanıklı taşınırlarına verilmesi gereken sicil numaralarının kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.

2. Kurumda yıl içerisinde taşınır kayıt kontrol yetkililerinin değişiminde bazı birimlerde taşınır sayımlarının yapılmadığı ve sayım sonrasında düzenlenmesi gereken Ambar Devir ve Teslim Tutanaklarının düzenlenmediği görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 32’nci maddesinde sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler açıklanmıştır. Söz konusu maddenin 1’inci fıkrasında kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılacağı belirtilmektedir.

Aynı maddenin 2’nci fıkrasında ise; taşınır sayımlarının, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılacağı ifade edilmiştir. Ayrıca Maddenin diğer fıkralarında taşınır sayımının nasıl yapılacağı ve bu kapsamda yapılacak iş ve işlemler de ayrıntılı olarak izah edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 33’üncü maddesinin 1’inci fıkrasında taşınır kayıt yetkililerinin, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamayacakları ve yeni görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorunda oldukları belirtilmektedir. Aynı maddenin 3’üncü fıkrasında ise, ambarların devrinin Ambar Devir ve Teslim Tutanağıyla olacağı ifade edilmektedir.

Ancak Üniversitede söz konusu devir işlemleri yukarıda bahsedilen mevzuat hükümlerine uygun bir şekilde yürütülmemektedir. Yıl içerisinde taşınır kayıt yetkililerinin değişiminde bazı birimlerde taşınır sayımlarının yapılmadığı ve sayım sonrasında düzenlenmesi gereken Ambar Devir ve Teslim Tutanaklarının düzenlenmediği görülmüştür. Bu husus bahsedilen Yönetmeliğe aykırılık teşkil etmektedir. Ayrıca böyle bir durum taşınırların sayı, çeşit, tür vb. yönlerden fiili durumlarıyla sistem kayıtlarının birbirinden önemli derecede sapma riskini içinde barındırmaktadır.

Bu nedenle taşınır kayıt yetkililerinin değişimine ilişkin işlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun bir şekilde yapılması gerekmektedir.

c. Kullanılan tüketim malzemelerinin çıkışlarının düzenli olarak yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri tarafından, muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır 2’nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği düzenlenmiştir.

Yapılan incelemelerde, en fazla üçer aylık dönemler halinde düzenli olarak gönderilmesi gereken tüketim malzemesi çıkışlarının muhasebe birimine düzenli iletilmediği görülmüştür.

Tüketim malzemesi çıkışlarının Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen süreye uygun olarak iletilmesi gerekmektedir.

Taşınırların kayıt ve kontrollerini düzenleyen mevzuat hükümlerine uygun hareket edilmemesi, Kurum taşınırlarının ekonomik kullanılması önünde bir risk oluşturacaktır.