Belediye tarafından dağıtılmak üzere edinilen ilk madde ve malzemelerin henüz dağıtılmamasına karşın muhasebe kayıtlarından düşüldüğü, bazı müdürlüklere ilişkin olarak taşınır kayıt yetkililiği ve taşınır kontrol yetkililiğinin aynı kişide birleştiği; birçok dayanıklı taşınıra sicil numarası verilmediği ve taşınırlar üzerinde ilgili numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği; taşınır mal yönetimi icmal cetveli hesabı ile muhasebe kayıtlarının örtüşmediği, yıl sonu sayım işlemlerinin yapılmayarak taşınırların fiili ve kayıtlı durumlarına ilişkin mutabakatın sağlanmadığı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı, ortak alan kullanım görevlilerinin belirlenmediği ve ortak alanda yer alan dayanıklı taşınırlar için dayanıklı taşınırlar listesi düzenlenmesi gerekirken “Taşınır Teslim Belgesi” düzenlenerek çalışanların adına kaydedildiği görülmüştür.

1. Dağıtılmak Üzere Alınan Ancak Ambarda Bulunan İlk Madde ve Malzemelerin Muhasebe Kayıtlarından Düşülmesi

   Belediye tarafından edinilen ilk madde ve malzemelerin, İdare ambarında bulundukları halde Taşınır İşlem Fişi ile çıkış yapılarak muhasebe kayıtlarından düşüldüğü görülmüştür.

   5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinde,

   “Tüketim malzemeleri, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedilir.

   Kamu idarelerinin iç imkanlarıyla kendi kullanımları için üretecekleri dayanıklı taşınırların üretiminde kullanılan taşınırlar için de birinci fıkra hükmü uygulanır.

   Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamaz.

   Tüketim malzemelerinin çıkış kayıtları, ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak "ilk giren-ilk çıkar" esasına göre ve giriş bedelleri üzerinden yapılır.”,

   “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde, “… Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.

   Muhasebe yetkilileri, taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Taşınır İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları II nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydeder.” denilmektedir.

   Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabını düzenleyen “Hesabın işleyişi” başlıklı 116’ncı maddesinde, hesapta kayıtlı mal ve malzemelerin muhasebe kayıtlarından hangi hallerde çıkarılacağı belirtilmiştir. Buna göre tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılanlar; yok olma, kırılma, bozulma veya eskime gibi nedenlerle kullanılamayacak veya tüketilemeyecek hale gelenler ile sayım sonucunda noksan olduğu anlaşılan malzemelerin kayıtlardan çıkarılması gerekmektedir.

   Belirtilen mevzuat hükümlerine göre, edinilen tüketim malzemelerinin Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkışları yapılmalıdır. Muhasebe kayıtlarında 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için mahalli idarelerde üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin çıkışının yapılması ve en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.

   Yapılan incelemede, Belediye tarafından halka dağıtılmak amacıyla edinilen malzemelerin ilgili birimin ambarında bulunmasına karşın dağıtılmış gibi Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek çıkış kayıtlarının yapıldığı ve muhasebe kayıtlarından düşüldüğü görülmüştür.

   Bu itibarla, tüketimi henüz yapılmayan malzemelerin tüketim amaçlı olarak ambarlardan çıkarıldığında, ambar çıkış kayıtları ile muhasebe kayıtlarının eş zamanlı olarak yapılması gerekmektedir.

2. Taşınır Kontrol Yetkilisi ile Taşınır Kayıt Yetkilisi Görevinin Aynı Kişide Birleşmesi

   Belediyede taşınır kayıt yetkilisi ile taşınır kontrol yetkilisinin aynı kişide birleştiği tespit edilmiştir.

   Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde Taşınır Kayıt Yetkilisi, taşınırları teslim alan, ambarda muhafaza eden, kullanıcılara ve kullanım yerlerine teslim eden, mevzuata göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen, Harcama Yetkilisine ve Taşınır Kontrol Yetkilisine karşı sorumlu olan görevliler; Taşınır

   Kontrol Yetkilisi ise Taşınır Kayıt Yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemler ile düzenlediği belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol edip Harcama Yetkilisine karşı sorumlu olan kişiler olarak tanımlanmıştır.

   Aynı Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinin üçüncü fıkrasında; Taşınır Kontrol Yetkilisi ile Taşınır Kayıt Yetkilisi görevlerinin aynı kişide birleşemeyeceği belirtilmiştir.

   Yapılan incelemede, bazı müdürlüklerde Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisi görevlerinin aynı kişide birleştiği görülmüştür.

   Belirtilen mevzuat hükmü gereği, Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisi görevlerinin farklı kişiler tarafından yürütülmesi gerekmektedir.

3. Dayanıklı Taşınırların Kalıcı Olarak Numaralandırılmaması

   Belediye tarafından, birçok dayanıklı taşınıra sicil numarası verilmediği ve taşınırlar üzerinde ilgili numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği görülmüştür.

   Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36'ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği, fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlemin uygulanmayacağı belirtilmiştir.

   Yapılan incelemelerde, birçok taşınıra sicil numarası verilmediği ve taşınırlar üzerinde ilgili numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği görülmüştür.

   Bu itibarla, dayanıklı taşınırlara ilişkin sicil numarasının verilmemesi ve taşınır üzerinde yaygın olarak kullanıldığı şekliyle etiket yapıştırılmaması taşınırların takip edilememesine ve Taşınır Mal Yönetim Hesabının yanlış olmasına yol açmaktadır.

4. İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli ile Muhasebe Verileri Arasında Tutarsızlık Bulunması

   2023 yılına ait İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli'nde yer alan tutarlar ile 2023 yılı dönem sonu mizanında yer alan tutarlar uyumsuzdur.

   Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin 1’nci fıkrasında taşınırlara ilişkin giriş, çıkış ve devir işlemlerinin Taşınır Kayıt Yetkilileri tarafından nasıl yapılacağı, 3’ncü fıkrasında ise Muhasebe Yetkilisi tarafından taşınır işlem fişleri üzerinden muhasebe kayıtlarına nasıl alınacağı düzenlenmiştir. Anılan mevzuat hükümlerine göre Taşınır Kayıt Yetkililerince düzenlenen taşınır işlem fişlerinin, muhasebe birimince ilgili hesaplara kaydedilmesi gerekmektedir.

   Yapılan incelemede, 2023 yılı İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinde yer alan tutarlar ile dönem sonu mizanında yer alan tutarların örtüşmediği görülmüştür.

   Söz konusu farklılıkların detaylarına ilişkin bilgiler aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

   ‌Tablo 8: Taşınır Mal Yönetim İcmal Cetveli ile Muhasebe Verilerinin Karşılaştırılması

   	Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli Verileri	Muhasebe Verileri
   Hesap Kodu	Hesap Adı	Toplam Tutarı (TL)	Yıl İçinde Çıkan Tutar (TL)	Gelecek Yıla Devreden Tutar (TL)	Toplam Tutarı (TL)	Yıl İçinde Çıkan Tutar (TL)	Gelecek Yıla Devreden Tutar (TL)
   150	İlk Madde ve Malzeme Hesabı	139.031.664,97	139.019.552,77	12.112,20	138.147.148,47	138.147.148,47	0
   253	Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı	66.921.152,96	8.676.685,26	58.244.467,70	58.749.034,95	427.538,92	58.321.496,03
   254	Taşıtlar Hesabı	143.453.690,06	22.962.030,33	120.491.659,73	128.557.504,79	8.065.845,01	120.491.659,78
   255	Demirbaşlar Hesabı	17.974.555,03	2.641.236,44	15.333.318,58	16.960.093,88	1.585.237,72	15.374.856,16

   Tabloda gösterildiği üzere İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinde yer alan tutarlar ile muhasebe hesaplarında kayıtlı tutarlar arasında farklılıklar bulunmaktadır.

   Belirtilen açıklamalar ve mevzuat hükümleri çerçevesinde söz konusu uyumsuzluğun giderilmesi için gerekli çalışmaların yapılması gerekmektedir.

5. Sayım Kurulunun Oluşturulmayarak Yıl Sonu Sayımının Yapılmaması ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin Hazırlanmaması

   Yıl sonu sayım işlemlerinin yapılmayarak taşınırların fiili ve kayıtlı durumlarına ilişkin mutabakatın sağlanmadığı ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı görülmüştür.

   Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32'nci maddesinde,

   Kamu idarelerine ait taşınırların, Taşınır Kayıt Yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve Harcama Yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımlarının yapılacağı; taşınır sayımlarının, Harcama Yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından gerçekleştirileceği; sayım kurulunca, ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmeyen ve kayıtları yapılmadığı belirlenen taşınırlara ilişkin işlemlerin taşınır kayıt yetkilisine yaptırılacağı; sayım Tutanağının “Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar” sütununun, defter kayıtları esas alınarak doldurulacağı ve ambarlardaki taşınırların fiilen sayılarak ve bulunan miktarların Sayım Tutanağının “Ambarda Bulunan Miktar” sütununa kaydedileceği; akabinde oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların dayanıklı taşınırlar listeleri esas alınarak sayılacağı ve sayım sonuçlarının sayım tutanağında gösterileceği; kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanması ile sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin düzenleneceği; bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin, Taşınır Kayıt Yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturacağı belirtilmiştir.

   Yapılan incelemede, içinde Taşınır Kayıt Yetkilisinin de olacağı sayım kurulunun oluşturulmadığı, yıl sonu sayım işlemlerinin yapılmayarak taşınırların fiili ve kayıtlı durumlarına ilişkin mutabakatın sağlanmadığı ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı görülmüştür.

   Belirtilen mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere İdareye ait taşınırların, Taşınır Kayıt Yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve Harcama Yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımlarının yapılması ve ilgili cetvelin hazırlanması gerekmektedir.

6. Ortak Alan Kullanım Sorumlusu Belirlenmemesi ve Dayanıklı Taşınır Listesi Düzenlenmemesi

Belediyede ortak alan kullanım görevlilerinin belirlenmediği ve ortak alanda yer alan dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmesi gerekirken, bunların Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek şahıslar üzerine kaydedildiği görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde; Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için Dayanıklı Taşınır Listesi düzenleneceği belirtilmiştir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeyeceği, listenin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde de benzer hükme yer verilerek dayanıklı taşınırların oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenerek verileceği belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, büro, oda, garaj gibi ortak kullanım alanlarında yer alan taşınırların kontrolünün ve takibinin sağlanması amacıyla belirlenmesi gereken ortak alan sorumlusunun belirlenmediği ve dayanıklı taşınırların kullanıma verilirken ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilmediği ve Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmediği tespit edilmiştir.

Bu itibarla, ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırların hangi mahalde ve hangi birimin sorumluluğunda olduğunun kontrolünün sağlanması için Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenmesi sağlanmalıdır.

İdare cevabında, gerekli işlemlerin bulguda belirtilen şekilde mevzuata uygun olarak yerine getirileceği belirtilmiştir.