İdarenin yetki ve sorumluluk sınırları içerisindeki tüm taşınmazların idare edildiği bir sistemin olmaması ve idarenin hali hazırda kullanmakta olduğu ‘’Saysis’’ isimli muhasebe programındaki taşınmazların gerçek durumu yansıtmadığı görülmüştür.

Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik’in “Kayıt ve kontrol işlemleri” başlıklı 5’inci maddesinde; taşınmaz kayıt ve kontrol işlemlerinin, kamu idarelerine ait taşınmazların mevcutlarla birlikte içinde bulunulan yılda çeşitli yollarla edinilenlerin ve elden çıkarılanların miktar ve değer olarak takip edilmesi amacıyla kayıt altına alınması olduğu belirtilerek taşınmazların kayıt planına ilişkin ayrıntılı düzenlemelere yer verilmiştir.

Söz konusu Yönetmelik’in “Dosyalama” başlıklı 9'uncu maddesinde ise; kamu idarelerince bu Yönetmelik’in 7'nci maddesine göre kaydedilen her taşınmaz için taşınmaz ile aynı numarayı taşıyan birer dosya düzenlenmesi gerektiği ifade edilerek dosya kapsamında bulundurulması zorunlu olan belgelere ilişkin ayrıntılı hükümlere yer verilmiştir.

Yapılan incelemede, İdarenin yetki ve sorumluluk sınırları içerisindeki taşınmazların fiili durumunu takip edecek herhangi bir sistemin olmadığı belirlenmiştir. Olması gereken, sistemin taşınmazların parsel, yüz ölçümü, imar durumu, panoramik görüntü, taşınmazlara ilişkin sayısal veriler ile diğer özelliklerine ait detayları anlık olarak göstermesidir. Ancak, belirtilen sistemin var olması ile kalmayıp, verilerin idarenin kullanmakta olduğu Saysis isimli muhasebe sistemi ile entegrasyonu sağlanması gerekmektedir.

Sonuç olarak, İdare taşınmazlarına yönelik yapılan bir işlemin veya değişikliğin mali tablolara tam, doğru ve güvenilir şekilde yansıtılabilmesi amacıyla taşınmaz sisteminin kurgulanması ve akabinde gerekli entegrasyonun sağlanması gerekmektedir.