Taşınır işlemlerine ilişkin olarak kayıtlar, harcama birimleri ve bazı ambarlarda yapılan incelemeler sonucunda Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı uygulamaların yapıldığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin

“Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde de taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yukarıda belirtildiği üzere harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiği, Yönetmeliğin 30’uncu maddesinde kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği, 32’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım kurulu tarafından sayımın yapılması gerektiği açıkça izah edilmiştir.

Taşınır işlemlerine ait kayıtlarda yapılan incelemelerde;

• Taşınır sisteminde ambarda gözüken malzemelerinin fiilen ambarda olmadığı,

• Birçok taşınırların “markasız” olarak kaydedildiği ve ayrıntılı bilgilerinin sistemde yer almadığı

• Kişilerin kullanımına verilen bazı demirbaşların zimmet işlemlerinin yapılmadığı,

• Dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin tamamlanmadığı görülmüştür.

Örneğin; Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı üzerinde 281 adet malzeme bulunduğu ancak söz konusu malzemelerin tamamının ambarda göründüğü ayrıca bir çok demirbaşın marka model belirtilmeden kayıtlı olduğu görülmektedir. Ziraat Fakültesi üzerinde görünen

1.299 adet taşınırın 1.077 adedinin ambarda göründüğü ve bilgisayar, monitör, laboratuvar cihazları gibi bir çok malzemenin herhangi kişi zimmeti yapılmadığı ayrıca yüksek değerde bir çok malzemenin marka/model bilgilerinin sisteme girilmediği anlaşılmaktadır. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığında bulunan 26.152 adet kitap isim belirtilmeden “Diğer Kitaplar” olarak kaydedildiği ve 40 adet bilgisayarın ambarda göründüğü görülmüştür. İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesinde birçok bilgisayar ve elektronik cihazın marka ve model bilgileri sistemde yer almamaktadır. Rektörlük Özel Kalem biriminde yapılan inceleme ise fiziki bir ambarı olmamasına rağmen bir çok malzemenin ambarda görüldüğü, bu malzemelerin aslında çalışanlar tarafından kullanıldığı ya da bağlı birimlere gönderildiği ayrıca özel kalem personelinin kullandığı cihaz, makine ve demirbaşların kişilere zimmet işlemlerinin yapılmadığı tespit edilmiştir. Buna benzer birçok örnek bulunmakta olup fiili durumun kayıtlara yansıtılması, gerçekte malzemeyi kullanan kişilere zimmet ile teslim yapılması ve kişilerin

kullanımında olmayan taşınırlarda sorumluluklarının da olmayacağından hareketle belgelerin yeniden düzenlenmesi için çalışma yapılması gerekmektedir.

Kayıtlarda birçok birim ambarında bilgisayar, ekran, koltuk mobilya vs malzeme görünmektedir. Üniversite birimlerinde yer alan ve çeşitli nedenler ile kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırlar, hangi birimde ise o biriminde saklanmakta ancak sistemde zimmetlerin yapılmamasından dolayı diğer birimler bu malzemelerin ihtiyaç fazlası olup olmadığını bilmemekte dolayısıyla aslında üniversite genelinde boşta bulunan bir malzeme olmasına rağmen diğer birimlerin ihtiyacı doğrultusunda alım yapılabilmekte olup söz konusu durum kaynakların etkin ve verimli olarak kullanılmasını engellemektedir. Ayrıca fiili durumun kayıtlara yansıtılması, gerçekte malzemeyi kullanan kişilere zimmet ile teslim yapılması ve kişilerin kullanımında olmayan taşınırlarda sorumluluklarının da olmayacağından hareketle belgelerin yeniden düzenlenmesi için çalışma yapılması gerekmektedir.

Yukarıda belirtilen eksiklikler, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir. Kurumda ilgili taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması taşınırların takibi ve muhafazasını engellemekte olup bulgu konusu eksikliklerin giderilerek taşınır sisteminin daha etkin hale getirilmesinin uygun olacağı düşünülmektedir. Kamu İdaresi de konuyla ilgili olarak 07.05.2021 tarihinde bütün birimlere tespit edilen eksikliklerin bir an evvel giderilmesi için yazı yazıldığı belirtmiştir.