Karar Künyesi
İdare taşınırlarının yönetimine ilişkin mevzuata aykırı uygulamaların bulunduğu görülmüştür.
İlk Madde ve Malzemeler Hesabında Bulunan Tüketim Malzemelerinin Zamanında Giderleştirilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 13’üncü maddesinin birinci fıkrasında;
“Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilir.” düzenlemesi yapılmıştır.
Mezkûr Yönetmelik’in 30’uncu maddesinin ikinci fıkrasında da;
“Muhasebe kayıtlarında 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.” düzenlemesi yer almaktadır.
Söz konusu mevzuat hükümleri gereği; İdare, üç ayı geçmemek üzere üst yöneticinin belli edeceği sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II’nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesini en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine göndermelidir.
Yapılan incelemede, İdare bünyesinde bulunan 20 Müdürlüğün İlk Madde ve Malzemeler hesabında bulunan tüketim malzemelerini zamanında giderleştirilmediği, birçok birime ilişkin giderleştirme işlemlerinin tek seferde yılsonunda yapıldığı ya da yılı içerisinde düzenlenmesi gereken onaylı listelerin üç ayı aşacak şekilde düzenlendiği tespit edilmiştir.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, bundan sonraki tüketim malzemeleri giderleştirilmesinin üçer aylık periyotlar halinde olması hususuna özen gösterileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, üçer aylık dönemleri aşacak şekilde İlk Madde ve Malzemeler Hesabında bulunan tüketim malzemelerinin giderleştirilmesi mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir.
Dayanıklı Taşınırların Numaralandırılması İş ve İşlemlerinin Tam Olarak Bitirilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde;
“(1) Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.
(2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.” düzenlemesi yer almaktadır.
Bu bağlamda, İdarenin fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olan dayanıklı taşınırlarına, taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde barkotlama çalışmalarını yapması gerekmektedir.
Yapılan incelemede; sicil numarası verilen dayanıklı taşınırlara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle barkotlama çalışmalarının tam olarak yapılmadığı tespit edilmiştir.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, sistem değişikliği nedeniyle bir süredir barkotlama yapılamadığı, konuyla ilgili çalışmaların devam ettiği, yakın zamanda barkotlama işlemine geçileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, dayanıklı taşınırların numaralandırılması iş ve işlemlerinin mevzuat hükümleri doğrultusunda tam ve eksiksiz yerine getirilmesi gerekmektedir.
Taşınır Sayım İşlemlerinin Tam Yapılmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde;
“Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.
…
Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yılsonu hesabını oluşturur.” düzenlemesi yapılmıştır.
Söz konusu mevzuat hükümlerine göre taşınırların taşınır kayıt yetkilisi değiştiğinde ve yılsonlarında sayılması gerekmektedir. Bu sayımlar sonucunda Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenecek olup, bu cetvel ile yılsonuna ilişkin sayım tutanağı Taşınır Mal Yönetim Hesabının bir parçasıdır. Sonuç olarak yılsonu sayımları yapılmadan Taşınır Mal Yönetim Hesabı düzenlenemeyecektir.
Yapılan incelemede, 31.12.2021 tarihi itibariyle; taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında İdarece sayım yapılmadığı, denetim yılı sonunda da sayım işlemlerinin tamamlanmadığı tespit edilmiştir.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, bundan sonraki süreçte bu hususta azami hassasiyet gösterileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, İdarenin taşınır işlemlerinde ilgili mevzuat hükümlerini yerine getirmesi gerekmektedir.
Önceki Yıldan Devren Gelen Tüketim Malzemelerinin Giriş Kaydının Yapılmaması
İdare tüketim malzemeleri defterine önceki yıldan devren gelen tüketim malzemelerinin giriş kaydı yapılmaması sebebiyle, tüketim malzemeleri alt kodlar itibariyle hatalı izlendiği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (ş) bendinde; tüketim malzemeleri, belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (A) bölümü 150-İlk Madde ve Malzemeler hesabı detayında yer alan malzemeler olarak tanımlanmıştır.
Mezkûr Yönetmelik’in “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde;
“Tüketim Malzemeleri Defteri (Örnek: 1): Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için kullanılır.”
“Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde;
“(1) Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır.
(2) Bu çerçevede;
Önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar,
Taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmalar,
Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalar,
miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir.”
Denilmektedir.
Söz konusu düzenlemelere göre; tüketim malzemeleri niteliğindeki taşınır malların giriş ve çıkış kayıtlarında tüketim malzemeleri defterinin kullanılması; önceki yıldan devren gelen taşınır bulunması, taşınırların herhangi bir şekilde edinimi veya elden çıkarılması durumunda da taşınırların kayda alınması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, bazı Müdürlüklere ait Tüketim Malzemeleri Defterinde hesaplarda bakiye bulunmamasına rağmen çıkış kaydı yapıldığı ve hesapların eksi bakiye verdiği görülmüş
olup söz konusu durumun önceki yıllardan devren gelen tüketim malzemelerinin giriş kaydedilmemesinden kaynaklandığı tespit edilmiştir.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, önceki yıldan devren gelen tüketim malzemelerinin giriş kayıtlarının yapılması hususunda gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, İdarenin Tüketim Malzemeleri Defterine önceki yıldan devren gelen tüketim malzemelerinin giriş kayıtlarını eksiksiz bir şekilde yapması gerekmektedir.