Üniversitede bazı bilimsel araştırma projeleri için verilen avanslara ilişkin mahsup işlemlerinin süresi içerisinde yapılmadığı tespit edilmiştir.

Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik’in “Mali hükümler” başlıklı 14’üncü maddesinin 4’üncü fıkrasında; her bir harcama yetkilisi mutemedinin aldığı avanstan harcadığı tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri en çok iki ay, açılan kredilerden harcadığı tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri ise en çok üç ay içerisinde muhasebe birimine vermekle yükümlü olduğu belirtilmiştir. 5’inci fıkrasında; harcama yetkilisi mutemedinin işin tamamlanmasından sonra veya mali yılın sonunda bu sürelerin dolmasını beklemeksizin avans veya kredi artığını iade etmek, henüz mahsubunu yaptırmadığı harcamalara ait belgeleri vermek ve varsa artan parayı muhasebe birimine iade etmek suretiyle mahsup işlemini gerçekleştirmek zorunda olduğu ve bu şekilde mahsup işlemi yapılmadıkça aynı iş için yeniden avans verilemeyeceği, kredi açılamayacağı ve avansın verildiği tarihten önceki bir tarihte düzenlenmiş harcama belgeleri avansın mahsubunda kullanılamayacağı hüküm altına alınmıştır.

Ayrıca aynı Yönetmelik’in “Muhasebeleştirme işlemleri ve belgeleri” başlıklı 15’inci maddesinin 2’nci fıkrasının (d) bendine göre, süresinde mahsup edilmeyen avans ve kredi tutarları sorumluları adına 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına borç, 162 Bütçe Dışı Avanslar Hesabına alacak kaydedilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede bilimsel araştırma projeleri kapsamında kullanılmak üzere açılan avansların mevzuatta belirtilen yasal sürelerinde mahsup edilmediği, süre sonunda ise 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabından 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına aktarılmadığı görülmüştür.

Kurum tarafından evrakların inceleme ve mahsup edilmesi süreçlerinde gecikmeler olduğu ifade edilmiş olup, bulguda belirtilen hususlar kabul edilmektedir.

Açıklanan nedenlerle bilimsel araştırma projeleri için verilen avanslara ilişkin mahsup işlemlerinin kanuni süresi içerisinde yapılması, süresi içerisinde mahsup edilemeyen avansların ise 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına alınarak takibinin sağlanması gerektiği değerlendirilmiştir.