Kurum tarafından 2023 yılı hesap dönemine ait mali işlemleri içeren defter, mali tablo, belge ve bilgilerin mevzuatın öngördüğü yol ve yöntemler ile süresi içinde elektronik ortamda Sayıştaya gönderilmediği tespit edilmiştir.

6085 sayılı Sayıştay Kanunu'nun 8'inci maddesinde, kamu idarelerinin hesaplarına ilişkin defter, kayıt ve belgelerden Sayıştaya sunulacak olanların çeşitleri, verilme yeri, süresi ve usullerinin Sayıştay tarafından belirleneceği hüküm altına alınmıştır.

Bu bağlamda yayımlanan Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar'ın 7'nci maddesine göre, İdareler aylık olarak birleştirilmiş veriler defterini ve hesap dönemi sonunda ise 5'inci maddede sayılan diğer defter, tablo ve belgeleri elektronik olarak imzalayarak web portal aracılığıyla Sayıştay'a göndermek zorundadır. Sayıştay tarafından, söz konusu verilerin elektronik ortamda sunulmasına yönelik olarak Birleşik Veri Aktarım Sistemi (BVAS) adlı bir web portal oluşturulmuştur.

Yine mezkûr Usul ve Esaslar'ın “Geçiş hükümleri” başlıklı geçici 1'inci maddesinde, verilerin elektronik ortamda imzalanarak verilmesini temin edecek teknik altyapı veya yazılımın kullanıma açılmasına kadar, söz konusu verilerin 7'nci maddede belirtilen elektronik veri transfer yöntemiyle, elektronik imzaya ilişkin hükümler uygulanmadan Sayıştay'a gönderileceği ve bu durumda, kamu idarelerinin yevmiye defterinin kapanış kayıtlarını içeren son sayfası veya sayfaları ile mali tablo, belge ve bilgilerini imzalı ve mühürlü olarak ayrıca Sayıştay'a gönderecekleri hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, kamu idareleri hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak ve denetim yetkililerine gerekli bilgileri sunabilecek muhasebe sistemleri oluşturmak ve bu sistemden elde edilen defter, mali tablo ve belgelerden bazılarını elektronik ortamda web portal üzerinden Sayıştaya sunmak zorundadır.

2023 yılına ilişkin Usul ve Esaslar'da yer verilen defter, mali tablo ve belgeler her ne kadar denetimler sırasında fiziki olarak tarafımıza sunulmuş olsa da Sayıştay Veri Analiz Sistemi üzerinden yapılan sorgulamada Kurum 2023 mali verilerini sadece bir ay istenilen sürede gönderdiği diğer aylar yasal sürelere uyulmadığı görülmüştür. Ayrıca Sayıştaya gönderilen yevmiyelerde daha sonra değişiklikler yapıldığı tespit edilmiştir.

Bu durum birleştirilmiş veriler defterinin her ay düzenli olarak BVAS'ye yüklenmediğini ve mali tablo ve belgelerin süresinde Sayıştay'a gönderilmediğini göstermektedir. Söz konusu durum ilgili mevzuata aykırılık oluşturduğu gibi yıl içerisinde yapılacak denetimlerde, özellikle denetimin planlama aşamasında, Kuruma ilişkin mali nitelikteki verilerin zamanında ve tam olarak analizinin yapılamamasına neden olmaktadır.

Sonuç olarak, hesap verme ve denetim süreçlerinin etkili çalışmasını temin etmek üzere mevzuatın öngördüğü verilerin, fiziki ortamda sunulduğu gibi zamanında ve usulüne uygun bir biçimde elektronik olarak da Sayıştaya gönderilmesi önem arz etmektedir.