Alınan çeklerin muhasebe kayıtlarında izlenmediği ve alınan çeklerle ilgili yapılan işlemlerin mevzuat hükümlerine uygun olmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt Zamanı” başlıklı 50’nci maddesinde; bir ekonomik değerin yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeye konu olacağı, bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması gerektiği ifade edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 101 Alınan Çekler Hesabı’na ilişkin “Hesabın Niteliği” başlıklı 52’inci maddesinde; alınan çekler hesabının muhasebe birimlerinin yapacakları her türlü tahsilat karşılığında muhasebe birimine hitaben düzenlenerek teslim edilen banka çekleri ve özel finans kurumlarının çekleri ile muhasebe yetkilisi mutemetleri tarafından muhasebe birimine teslim edilen aynı nitelikteki çeklerin izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Hesaba İlişkin İşlemler” başlıklı 53’üncü maddesinde; alınan çekin sol alt köşesinden sağ üst köşesine çizilen iki kalın paralel çizgi arasına kurumun hesabının bulunduğu bankanın adı yazılarak, çizgili çek haline getirileceği ve çekin (bloke edilenler hariç) kuruma verildiği ya da bundan en çok bir gün önceki tarihte düzenlenmiş olması gerektiği; blokeli çeklerde bloke edilen tutarın üzerinde keşide edilen çeklerin kesinlikle kabul edilmeyeceği; alınan çekler karşılığında alındı belgesi verileceği ve alındı belgesinin üzerine “çekle tahsil edilmiştir” ifadesinin yazılacağı; kuruma verilen çeklerin düzenlenecek dört nüsha teslimat müzekkeresi ile tahsil için bankaya gönderileceği ve bunların bu hesaba yardımcı hesapları itibariyle borç ve alacak kaydedileceği; karşılıksız çıkan çeklerle ilgili olarak gerekli hesap düzeltmeleri yapılarak mükellef hakkında ilgili kanun hükümlerine göre işlem yapılmasının sağlanacağı belirtilmiştir.

Yönetmelik’in “Hesabın İşleyişi” başlıklı 54’üncü maddesinde ise; alınan çeklerin bu hesaba borç, ilgili hesap veya hesaplara da alacak kaydedileceği, tahsil edilmek üzere bankaya gönderilen çeklerden, bankaca takas işleminin tamamlandığı bildirilen çek tutarlarının ise bu hesaba alacak ve 102 Banka Hesabı’na borç kaydedileceği ifade edilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinde; alınan çekin muhasebe birimine hitaben ve (bloke edilenler hariç) en çok bir gün önceki tarihte düzenlenmiş olması gerektiği; alınan çekin çizgili çek haline getirileceği, çizgili çek uygulamasıyla çalınmaya ve kaybolmaya karşı emniyet oluşturulacağı ve çek tutarının sadece ilgili kurumun banka hesabına yatırılmasının garanti altına alınacağı; bloke çeklerde bloke edilen tutarın üzerinde keşide edilen çeklerin kabul edilmeyeceği; alınan çekler karşılığında alındı belgesi verileceği ve tahsil için bankaya gönderilen çeklerin muhasebe kayıtlarında izleneceği; karşılıksız çıkan çeklerle ilgili olarak mükellef hakkında ilgili kanun hükümlerine göre işlem yapılacağı anlaşılmaktadır.

Ancak yapılan incelemelerde alınan çeklerin;

• 101 Alınan Çekler Hesabı’nda izlenmediği ve kasada muhafaza edilen söz konusu çeklerin daha sonra İdarenin borçlarına mahsup edilmek üzere alacaklılara ciro edildiği; bu işlemlerin 320 Bütçe Emanetleri Hesabı’nın borcuna 333 Emanetler Hesabı’nın alacağına ve akabinde 333 Emanetler Hesabı’nın borcuna 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı’nın alacağına kayıt yapılması suretiyle muhasebeleştirildiği,

• İleri tarihli olmasına rağmen kabul edildiği ve çizgili çek haline getirilmediği,

  
  

• Bir kısmının hamiline, bir kısmının emre yazılı düzenlenmesine rağmen kabul edildiği, Tespit edilmiştir.

  İdare tarafından gerekli şekil şartlarını taşımayan çeklerin teslim alınması ve bunların muhasebe kayıtlarında izlenmemesi Yönetmelik hükümlerine aykırılık teşkil ettiği gibi fiili durum ile kaydi durum arasında farklılığa da sebebiyet vermektedir.

  Alınan çeklerin Yönetmelik’te belirtilen şartları taşıması halinde teslim alınması ve ilgili hesaplara kaydedilmesi, çeklerin banka aracılığıyla tahsil edilmesi dışında Yönetmelik hükümlerine aykırı olarak işlem tesis edilmemesi gerekmektedir.