Kurum muhasebe işlemlerinin incelenmesi sonucunda, Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) için açılan özel hesaptan verilen avansların çoğunun 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı yerine 161 Personel Avansları ve 166 Proje Özel Hesabından Verilen Avans ve Krediler Hesaplarına kaydedildiği tespit edilmiştir.

26.11.2016 tarih ve 29900 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik'in “Muhasebeleştirme işlemleri ve belgeleri başlıklı” 15' inci maddesinin ikinci fıkrasında,

“ ....

1. Özel hesaptan verilen avanslar ile açılan krediler 162-Bütçe Dışı Avanslar Hesabına borç, 103- VeriIen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına alacak kaydedilir.

   ç) Verilen avanslar ya da açılan kredilere ilişkin kanıtlayıcı belgeler muhasebe birimine teslim edildiğinde harcama tutarı 630-Giderler Hesabına ya da varlık alımlarına ilişkin olanlar ilgili varlık hesabına borç, 162-Bütçe Dışı Avanslar Hesabına alacak kaydedilir.

2. Süresinde mahsup edilmeyen avans ve kredi tutarları sorumluları adına 140- Kişilerden Alacaklar Hesabına borç, 162-Bütçe Dışı Avanslar Hesabına alacak kaydedilir.

....

h) Yukarıda yer alanlar dışında, özel hesaba ilişkin olarak gerçekleşen mali işlemlerin muhasebeleştirilmesinde Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin hesabın niteliği, hesaba ilişkin işlemler ve hesabın işleyişi maddeleri işlemin çeşidine göre kullanılır."

Hükmü yer almaktadır.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri gereğince, BAP için ayrılan ödeneklerin kaydedildiği özel hesaptan verilen avansların 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabında izlenmesi gerekirken, 36.378,00 TL tutarlı iki avansın bu hesaba, kalan toplam 705.012,00 TL tutarlı avansların 400.181,00 TL’sinin 161 Personel Avansları Hesabına, 304.831,00 TL’sinin ise 166 Proje Özel Hesabından Verilen Avans ve Krediler Hesabına kaydedildiği tespit edilmiştir.

Kamu İdaresince, bulgu konusu hususlara iştirak edilerek 2023 mali yılı itibarıyla ilgili avans hesap kodlarının harcama birimleri tarafından doğru kullanılmasına yönelik gerekli kontrollerin yapıldığı ifade edilmiştir.

Sonuç itibarıyla, maddenin ikinci fıkrasının yukarıda belirtilen (h) bendi ile de, maddede yapılan düzenlemeler dışında Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine göre muhasebeleştirme işlemlerinin yapılacağı öngörülmüş olduğundan, bilimsel araştırma projeleri kapsamında verilen avanslar için Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanmaması dolayısıyla 2022 yılı Bilançosu 161 Personel Avansları, 166 Proje Özel Hesabından Verilen Avans ve Krediler Hesabı ile 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı yönünden hatalı veri üretmiş olmaktadır.