İdarenin iç kontrol sistemini düzenli olarak değerlendirmeye tabi tutarak gerekli önlemleri almadığı anlaşılmıştır.

İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 6’ncı maddesinde sistemin ilkeleri belirlenmiş, bu ilkeler arasında, iç kontrol sisteminin yılda en az bir kez değerlendirilip, alınması gereken önlemlerin belirleneceği de yer almıştır.

Aynı Usul ve Esasların 8’nci maddesinde,

“İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.” denilmektedir.

İdare söz konusu ilkelere 2017 yılında hazırladığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında da yer vermiştir. Diğer yandan 2014-2019 yıllarını kapsayan idare Stratejik planında iç kontrol sisteminin geliştirilmesi ve sürdürülebilirliğini sağlamak üzere izleme faaliyetleri de düzenlemiştir. Buna rağmen sisteme, izleme, gözden geçirme, değerlendirme ve yenileme çevrimine uyacak bir işlerlik kazandırılamamıştır. Buna bağlı olarak stratejik planda sistemin gözden geçirilmesi ile görevli olanların yılda sekiz kez toplanacağına ilişkin göstergede de ilerleme kaydedilememiştir.

İç kontrol sistemi, idarelerin karşı karşıya kaldığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum göstermesini gerektiren, sistem ve faaliyetlerin değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamak amacıyla sürekli olarak izlenmesi, gözden geçirilmesi ve bu çerçevede değerlendirilerek yenilenmesi çevrimine dayalı dinamik bir süreçtir.

Böylelikle iç kontrol aksaklıkları zamanında tespit edilebilir ve düzeltici önlemler alması gereken kişilere ve gerektiğinde üst yönetime, iç kontrol sisteminin etkinliği hakkında doğru ve ikna edici bilgi sağlayarak, kontrol sürecinde karşılaşılan aksaklıkların idarenin hedeflerine önemli bir zarar vermeden önce düzeltilmesi imkânını geliştirilebilir.

Bu nedenle sistemin sürdürülebilirliği ve amacına uygun hale getirilebilmesi için idarenin hedefleri ile ilgili, anlamlı, risklere yönelik önemli kontrollerin değerlendirildiği

etkili ve verimli bir izleme süreci geliştirilmeli ve İç kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’da sayılan temel ilkelerinden biri olarak iç kontrol sistemi her yıl en az bir kez yenilenmelidir.

İdare, yöneticilerin iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda bilgilendirilmesi, iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi ve bunların, önlem alması gereken doğru kişilere ve yöneticilere bildirilmesi için süreç ve yöntemler belirlemek ve idare birimlerinin katılımını artıracak eğitim, planlama oturumları ve toplantılar düzenlemek suretiyle iç kontrol sürecine odaklanabilir.

İzlemenin, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülen ve işlevsel bağımsızlıkları doğrultusunda iç ve dış denetim ile de desteklenen bir süreç olduğu gözönüne alınarak, iç denetim biriminin de iç sistemin bir bileşeni olarak işbirliği içinde iç kontrol bileşenleri ve süreçlerini değerlendirmesi sağlanmalı, izleme sürecinde görevli olanların iç denetim raporlarıyla Sayıştay raporlarında yer alan önerileri sistemin yenilenmesinde değerlendirmeleri beklenir.

Yine dikkate alınacak diğer bilgi kaynağı da idareye gelen talep ve şikâyetlerdir. Bu talep ve şikâyetler de sistemin yenilenmesi ve önlem alınmasını gereken yönlerin belirlenmesi konusunda değerlidir.

Üst yöneticiler ve harcama yetkilileri, her yıl iç kontrol güvence beyanını düzenleyip birim faaliyet raporları ve idare faaliyet raporlarına eklemektedirler. Bu güvence beyanının iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, mevzuata ve kontrol düzenlemelerine uygunluk hakkında verildiği ve güvence sağlama sorumluluğunun doğru tasarlanmış ve amaca uygun şekilde işleyen bir kontrol sistemini işaret ettiği unutulmamalıdır.

Bu itibarla iç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişinin, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulması ve gerekli önlemlerin alınması ile güvence sağladığı ve amacına uygun çalıştığı değerlendirilen sistemin aynı doğrultuda gelişmesi ve güncellenmesi gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; özetle İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarında belirtilen ilkelere, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında yer verildiği, söz konusu Uyum Eylem Planımızın güncelleme çalışmalarına da başlandığı, bulguda belirtilen söz konusu hususlar dikkate alınarak, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya

idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulması ve gerekli önlemlerin alınmasının sağlanacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, gerekli çalışmalara başlandığı anlaşıldığından, bulgu konusu hususun devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.