Belediyenin elektronik arşivleme sistemine geçmediği, 18.10.2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak saklama planları hazırlanmadığı ve arşiv odalarının standartlara uygun olmadığı görülmüştür.

11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi hükümlerine dayanarak hazırlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde, "Arşiv belgesi, arşivlik belge, dijitalleştirme, elektronik belge yönetim sistemi, saklama planı" tanımları yapılmıştır.

“Belgelerin Korunması” başlıklı 5’inci maddesinde, her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunması ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiştir.

“Belgelerin Dijitalleştirilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde, belgelerin dijital ortama aktarılmasına ilşkin bilgi verilmiştir.

"Dosya Planları ve Saklama Planları" başlıklı 24 üncü maddesinde ise dosyalama sistemi ve saklama planlarına ilişkin hükümlere yer verilmiştir.

Yapılan incelemede, Kurumun henüz elektronik arşiv sistemine geçmek için herhangi bir girişiminin olmadığı; arşivlik belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarını ve bu süreler sonunda hangi işleme tâbi tutulacaklarını gösteren değerlendirmeleri yapmadıkları; ellerinde bulundurdukları her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesine kadar olan süreçlere ilişkin yeterli önlemleri almadıkları görülmüştür.

Yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda bilgi ve belgelerin; korunması, kaybının önlenmesi, kamu yararı ve bilimin hizmetinde kullanılması adına arşiv standartlarına uyulması ve dijital arşiv sistemine geçişin başlatılması gerekmektedir.