İdare tarafından satın alınan bazı ilk madde ve malzemelerin aynı ödeme emri belgesi üzerinde, hem 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına girişi hem de bu hesaptan çıkışı yapılmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 115’inci maddesine göre;

kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenmesi gerekmektedir. Diğer bir ifade ile, aksi bir düzenleme yok ise; ilk madde ve malzemeler edinildiğinde bahsi geçen hesaba borç yazılmak suretiyle muhasebeleştirilecektir. Ayrıca, Yönetmelik’in 116’ncı maddesinde, tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin bu hesaba alacak, 630-Giderler Hesanına borç yazılacağı belirtilmiştir.

İdarenin hesap ve işlemleri incelendiğinde; İdare tarafından alınan ilk madde ve malzemelerin 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabına alındığı ancak aynı yevmiye içerisinde 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabından çıkışının yapıldığı tespit edilmiştir.

Söz konusu tespit sonrasında, İdare tarafından 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının giriş çıkış işlemleri ile ilgili düzenlemeler yapılmaya başlanıldığı ve düzeltmelerin ivedilikle hayata geçirileceği ifade edilmiştir.

Netice olarak; tüketilmek üzere satın alınan ilk madde ve malzemenin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında takip edilmemesi muhasebe kayıtları üzerinde stok kontrolünü olanaksız hale getirmektedir. Bu durumda, satın alınan ilk madde ve malzemenin öncelikle 150- İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmesi; sonrasında tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemeler için bu hesaba alacak, 630-Giderler Hesabına borç kaydı yapılmalıdır.

Tüketilmek üzere satın alınan ilk madde ve malzemenin önce ilgili hesaba kaydedilmemesi nedeniyle, 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile 630-Giderler Hesabında hatalı bilgi oluşmuştur.