Belediye tarafından yapılan mal alımlarında muayene ve kabul işlemleri için kurulan muayene ve kabul komisyonlarının yaptıkları işlemlerde eksiklikler bulunduğu görülmüştür.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun, “Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesi gereğince teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul

komisyonları tarafından yapılmaktadır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.

Kanun’un 28’inci maddesinde muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri ve ihtiyacın karşılanma sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin, görevlerini kanunî gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanacağı belirtilmiştir.

Mal alımlarında uygulanacak muayene ve kabul işlemlerine dair esas ve usullerin belirlendiği Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik gereğince yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere (idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kanuna tabi idarelerden uzman personel görevlendirilebilir) en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonlarının, yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceleme görevi ve sorumluğu bulunmaktadır

Anılan Yönetmelik’e göre muayenelerde öncelikle fiziksel nitelikler kontrol edilmektedir. Ancak malın fiziksel muayenesine başlanmadan önce bir tutanak tutulur. Tutanaklarda muayenenin başlangıcından itibaren inceleme, muayene ve numune alma safhaları özetlenir. İzlenecek yöntem, usul ve sonuç belirtilir. Bu tutanak komisyonca imzalanır ve mevcutsa yüklenici ve/veya vekiline imzalattırılır. Daha sonra malın fiziksel muayenesine geçilir. Bu işlemlerden sonra alımın niteliğinin laboratuvar muayenesi gerektirmesi halinde laboratuvar muayeneleri yapılarak sonuç hakkında rapor düzenlenir.

İdarenin 2020 yılında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında gerçekleştirdiği mal alımları incelendiğinde; mal alımları muayene ve kabul komisyonu görevlendirmelerinde hatalı uygulamaların olduğu ve komisyonun görevlerini eksik yerine getirdiği tespit edilmiştir.

Şöyle ki;

• Komisyonun en az bir üyesinin işin uzmanı olması gerekirken olmadığı,

  
  

• Muayene ve kabul komisyon üyelerinin görevlendirme tarihleri ile malın teslim ve kabul tarihlerinin aynı gün olduğu, bu nedenle komisyonun gerekli ön hazırlıklarını yapamadığı,

  
  

• Malın fiziksel muayenesine başlanmadan önce, muayenenin başlangıcından itibaren inceleme, muayene ve numune alma safhalarının özetlenmediği, izlenecek yöntem, usul ve sonucun belirlendiği bir tutanak tutulmadığı,

• Ürünlerin niteliği gereği laboratuvar muayenesi gerektirdiği halde malın laboratuvar muayenelerinin yapılmadığı,

• Muayene ve kabul komisyon üyelerinin mal teslim ve kabul sırasında birlikte bulunmadığı ve bazı üyelerin sonradan kabul tutanağının hazırlanma aşamasında katıldığı,

anlaşılmıştır.

Sonuç olarak Muayene ve Kabul Komisyonlarının mevzuatın gereklerine uygun olarak oluşturulması ve zamanında görevlendirilmesi, komisyon başkan ve üyelerinin ise Yönetmelikle belirlenen işlemleri eksiksiz olarak yapması gerekmektedir. Aksi takdirde mal alımlarına ilişkin denetim, muayene ve kabul işlemlerindeki hatalı uygulamalar ve eksiklikler Belediyenin zarara uğramasına neden olabilecektir.