Üniversite tarafından gerçekleştirilen taşınmaz kiralama işlemlerine ait elektrik, su ve ısınma gibi ortak gider alacaklarının tahakkuk kayıtlarının yapılmadığı görülmüştür.

Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına dair “Hesabın niteliği” başlıklı 51’inci maddesinde; Gelirlerden alacaklar hesabının, mevzuatı gereğince gelir olarak tahakkuk ettirilen vergi gelirleri, teşebbüs ve mülkiyet gelirleri, alınan bağış ve yardımlar ile diğer gelirler, duran varlıklar ana hesap grubu içindeki gelirlerden

alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenler ile bunlardan yapılan tahsilat veya terkinlerin izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 52’nci maddesinde ise; ilgili servislerce tahakkuk bordroları ile ya da tahakkuk fişleri ile muhasebe servisine bildirilen gelirlerden alacak tutarlarının, düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle ilgili hesaplara alınarak tahakkuk kayıtlarının yapılacağı ifade edilmiştir.

Üniversiteye ait kira sözleşmelerinin elektrik, su ve ısınma giderlerinin takip ve tahsiline ilişkin maddesinde;

“Sözleşme konusu taşınmazın elektrik, su ve doğalgaz giderleri takılacak olan süzme sayaçlar üzerinden okunur. Sayaçların takılması ile ilgili her türlü giderler kiracıya aittir. İşletilen yerde kullanılacak elektrik, su ve doğalgaz sayaçlarının teknik açıdan genel tesisattan ayrılmasının mümkün olması halinde müstakil hale getirilecektir. İşletilen yerde kullanılacak elektrik, su ve doğalgaz sayaçlarının teknik açıdan genel tesisattan ayrılmasının mümkün olmaması ve bu giderlerin İdarece karşılanması halinde, Üniversitemiz Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığınca dönemsel olarak hesaplanacak olan bu giderler, yazının kiracıya tebliğ tarihinden itibaren en geç 7 gün içerisinde ödenir. Kiracı doğalgaz bağlanması halinde tüm giderleri kendisi karşılayacaktır. Bu hususla ilgili kiracı, İdareden hiçbir talepte bulunmayacaktır.” denilmektedir.

Yukarıda yer verilen düzenlemelere göre müstecirlerden tahsil edilecek olan ortak gider alacaklarının ilgili birim tarafından hesaplandıktan sonra muhasebe birimine bildirilmesini müteakip düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına alınması gerekmektedir.

Yapılan incelemelerde müstecirlerden tahsil edilecek olan ortak gider alacaklarının tahakkuk kayıtları yapılmadan doğrudan tahsilatının yapıldığı tespit edilmiştir.

Sonuç olarak kamu idaresi tarafından tahakkuk kayıtlarının yapılmaya başlandığı ve takip ve tahsilat işlemlerinde gerekli özenin gösterilmesinin sağlanacağı ifade edilse de Üniversite bünyesinde yer alan fazla sayıda taşınmazın ortak giderlerine ait hesaplama, takip ve tahsil işlemlerinin zamanında ve düzenli olarak gerçekleştirilebilmesi için gelir takibinin manuel olarak değil, bir yazılım programı aracılığıyla sistematik ve hataya sebebiyet vermeyecek şekilde gerçekleştirilmesi, tahakkuk ve tahsilatların izlenmesinde ilgili birimler arası koordinasyonun sağlanması gerektiği değerlendirilmektedir.