Düzenlenmesi Gereken Belgelerin Düzenlenmemesi

Ödeme emri belgesi ile avans suretiyle yapılacak ödemelerde muhasebe işlem fişine eklenmesi zorunlu belgelerin düzenlenmediği görülmüştür.

05.08.2007 tarih ve 26614 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde, Yönetmeliğin amacı, mahalli idarelerde malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunlardan bu Yönetmelikte düzenlenmesi gerekenlerin şekil ve türlerini belirlemek olarak ifade edilmiştir.

Aynı yönetmeliğin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinin birinci fıkrasında, fatura; iş, mal veya hizmet alımlarında, işin, malın veya hizmetin özelliğine veya alımın yapıldığı yere göre düzenlenmesi gereken belgelerden; faturayı, fatura yerine geçen belgelerden serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu, giriş ve yolcu taşıma biletleri ile Uluslararası Hava Taşıyıcıları Birliği üyesi şirketlerce düzenlenen elektronik yolcu biletlerini, akaryakıt pompalarına bağlı ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişini, kanunen yukarıdaki belgeleri düzenlemek zorunda olmayanlardan alınan Yönetmelik eki Harcama Pusulasını, 31/12/2005 tarihli ve 26040 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’te belirlenen asgari bilgileri taşıyan alındıyı ve yurtdışında yapılan iş ve hizmet alımları ile mal alım bedellerinin ödenmesinde ise, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ve birim amiri veya ilgili mevzuatında belirtilen yetkililerce onaylı tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeler olarak ifade edileceği belirtilmiştir. Aynı maddede Harcama Talimatı, kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş veya hizmetin süresini, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi; Onay Belgesi, ihale usulüyle yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgelerini; doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi; Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı ise doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan

yapılacak alımlarda; alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan tutanağı ifade etmektedir.

Mezkûr yönetmeliğin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 4’üncü maddesinde; Ödeme belgesinin en az üç nüsha düzenleneceği, ilk nüshasının bu Yönetmelikte belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştaya gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği, üçüncü nüshanın da harcama biriminde muhafaza edileceği ifade edilmiştir. Maddenin devamında, Kanıtlayıcı belgelerin, kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgeler olduğu, Kesin veya ön ödeme şeklinde yapılacak kamu harcamalarında ödeme belgesi olarak bağlanacak kanıtlayıcı belgelerle ilgili olarak da bütçeden nakden veya mahsuben yapılacak kesin ödemelerde Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekindeki Ödeme Emri Belgesine harcamanın çeşidine göre bu Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgelerin kanıtlayıcı belge olarak ekleneceği, avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde; harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi, mevzuatları gereği yüklenicilere verilecek avanslarda ise; onay belgesinin ve avans teminatına ilişkin alındının onaylı örneğinin Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekindeki Muhasebe İşlem Fişine kanıtlayıcı belge olarak ekleneceği belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinde de ifade edildiği üzere, mahalli idarelerde yapılacak kesin ödemelerde düzenlenen ödeme emri belgesi ile avans suretiyle yapılacak olan ödemelerde muhasebe işlem fişinin ekine ilgili personellerce hazırlanıp imzalanan kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Yapılan inceleme de, bazı ödeme emri belgesi ile muhasebe işlem fişlerinin ekinde kanıtlayıcı belgelerin bulunmadığı, bazılarında ise var olan belgelerin ilgili personeller tarafından imzalanmadığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtildiği şekilde ödeme emri belgesi ile muhasebe işlem fişinin ilgiler tarafından düzenlenmesi ve imzalanması ile ekinde gerekli belgelerin yer alması gerekir.