İdare tarafından teminat ve depozito olarak teslim alınan teminat mektuplarından geçerliliği kalmamış olanlarının muhasebe kayıtlarından çıkarılmadığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 910-Teminat Mektupları Hesabının niteliğini açıklayan 434’üncü maddesinde; bu hesabın, muhasebe birimlerine teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi ve garantiye ilişkin belgeler ve bunlardan ilgililerine geri verilenler veya paraya çevrilenlerin izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 435’inci maddesinin a/1 bendinde; teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığı, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimince takip edileceği ve her mali yılsonunda teminata ilişkin belgeler hakkında ilgili birimden yeni bilgi alınacağı ve alınan bilgi doğrultusunda söz konusu mektup ve belgelerin ilgilisine veya ilgili bankaya iade edileceği ya da ertesi mali yıla devredileceği;

Banka teminat mektuplarının, müteahhit veya müşterinin sözleşme yapmaya yanaşmaması ya da sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemesi gibi ilgili mevzuatında belirtilen hallerin muhasebe birimine bildirilmesinden sonra paraya çevrilebileceği ve yukarıda belirtilen paraya çevrilme hallerinin dışında, teminat konusu iş devam ettiği sürece muhafaza edileceği;

Belirtilmiştir.

Aynı bendin devamında ise; yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektuplarının hükümsüz kalacağı ve bankasına iade edileceği ifade edilmiştir.

Yapılan incelemede, 2021 yılı sonu itibariyle İdarenin muhasebe kayıtlarında hükümsüz kalan 554 adet teminat mektubunun bulunduğu, toplam teminat tutarlarının 1.727.210,68 TL olduğu; teminat mektuplarına yönelik bilanço dipnot ve açıklamalarına bakıldığında 31.12.2021 tarihi itibariyle 94.734.164,14 TL tutarında teminat mektubunun muhasebe kayıtlarında yer aldığı, bu durumda mevcut teminat mektuplarının %1,82’sinin geçerlilik süresinin sona ererek hükümsüz kalmasına rağmen muhafaza edilmeye devam edildiği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; 2022 yılında geçerliliği kalmamış teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarından çıkarılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, İdare tarafından, süresi biten ve hükümsüz kalan teminat mektuplarının kayıtlardan çıkarılması gerekmektedir.