Karar Künyesi
Üniversitenin Erasmus+ Programını ilgilendiren hesap ve işlemlerinin incelenmesi sonucunda;
Erasmus+ Programı kapsamındaki 2020-1-TR01-KA204-093446 sözleşme numaralı “Digit@l Literacy Portal” başlıklı projede; Proje sözleşmesi eki bütçede, yönetici personel ödemesi öngörülmemesine rağmen bu ödemenin yapıldığı görülmüştür.
Türkiye Ulusal Ajansı (Merkez) ile Bilecik Valiliği arasında akdedilen adı geçen Projeye ait hibe sözleşmesi hükümleriyle sözleşme özel şartları ve ekleri (EK I-II-III-IV-V-VI), sözleşmenin eki ve ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilmiştir.
Aynı sözleşmeyle EK I Genel Şartların, diğer eklerdeki hükümlere; EK III’teki hükümlerin, EK II-IV-V’teki hükümlere ve EK II içindeki Tahmini Bütçe bölümünün, Proje Tanımı bölümüne göre öncelikli uygulanacağı hükme bağlanmıştır.
Proje sözleşmesi eki EK II-Projenin Tanımı; Projenin Tahmini Bütçesi; Diğer Yararlanıcılar Listesinin “Proje detayları” bölümüyle projenin, yararlanıcı tarafından hibe başvurusunda tanımlandığı şekilde uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.
EK II’nin “Bütçe özeti-detayları” bölümleriyle Proje Yönetimi ve Uygulaması, Ulusötesi Proje Toplantıları, Fikri Çıktılar ve Çoğaltıcı Etkinlikler kalemlerine ödenek tahsis edilmiştir.
Ayrıca “Bütçe detayları” bölümüyle Üniversiteye, Fikri Çıktılar için Araştırmacı/Öğretmen/ Eğitmen/Gençlik Çalışanı (30 gün x 74= 2.220€) ve Teknisyen (130 gün x 55= 7.150€) ödemeleri için toplam 9.370€; Proje Yönetimi ve Uygulaması için (24 ay x 250€=) 6.000€ ödenek verilmiştir. Fikri Çıktılar kapsamındaki Yönetici ve İdari Personel ödemeleri için ise koordinatör kuruluş da (Bilecik Valiliği) dâhil olmak üzere hiçbir ortağa kaynak ayrılmamıştır.
Sözleşme eki EK III-Mali ve Akdi Şartlardaki “I. Birim Katkılarına Bağlı Bütçe Kalemlerine Uygulanabilir Kurallar” bölümünün “I.2 Birim katkıları için hesaplama ve destekleyici belgeler” kısmının “Fikri çıktılar” başlıklı (C) bendinin (a) alt bendinin ikinci fıkrasının;
“Yönetici ve idari personelin personel masraflarının hâlihazırda “Proje yönetimi ve uygulaması” bütçesi kapsamında karşılanması beklenmektedir. Bu tür masraflar ancak EK II’de belirtildiği şekilde, başvuruda yer alması ve Merkez tarafından onaylanması durumunda “Fikri çıktılar” bütçe kalemi kapsamında kullanılabilir.”
hükümleri uyarınca yönetici ve idari personel masraflarının, Proje Yönetimi ve Uygulaması bütçe kaleminden karşılanması; EK II’de belirtildiği şekilde başvuruda yer alması ve Merkez (Türkiye Ulusal Ajansı) tarafından onaylanması durumunda bu masraflar için Fikri Çıktılar bütçe kaleminin kullanılması mümkün olmaktadır.
Bu itibarla;
Projenin, EK II’deki bütçe özeti ve detaylarına riayet edilmek suretiyle başvurudaki tanımına göre uygulanması,
Proje tanımında yer alan faaliyetlerin, ödeneği bulunmasa bile yerine getirilmesi,
Başvuruda EK II’de yer almayan, dolayısıyla ödenek ayrılmayan Fikri Çıktılar bütçe kaleminden, yönetici ve idari personel masrafları için ödeme yapılmaması,
Başvuruda EK II’de yer almayan ve Merkez tarafından onaylanmayan yönetici ve idari personel masrafları için Fikri Çıktılar bütçe kalemine, Proje Yönetimi ve Uygulama bütçe kaleminden ödenek aktarılmaması,
gerekmektedir.
Diğer taraftan Sözleşme eki EK IV(Geçerli oranlar)’te; Erasmus+ Program Rehberinde (Erasmus+ Programme Guide 2020-Version 3) olduğu gibi Proje Yönetimi ve Uygulaması kapsamında koordinatör kuruluşun faaliyetlerine destek için aylık 500€, diğer katılımcı kuruluşların faaliyetlerine destek için ortak kuruluş başına aylık 250€ ödenmesi hükme bağlanmıştır. Fikri Çıktılar kapsamında çalıştırılanlara günlük ödeme, Yönetici için 88€, Araştırmacı/Öğretmen /Eğitmen/Gençlik Çalışanı için 74€, Teknisyen için 55€ ve İdari Personel için 39€ olarak belirlenmiştir.
Bunlar, birim katkılar için geçerli oranlar olup ödemeye konu faaliyetlerin maliyetinin hesaplanmasında kullanılmaktadır. Yönetici ve idari personel masrafları için ödeme yapılmasına ya da ödeneği olmayan bir faaliyete ödenek verilmesine imkân tanımamaktadır.
Yapılan incelemede:
-Üniversite adına Proje yürütücüsü olan Mühendislik Fakültesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümü öğretim üyesi Doç. Dr. …’a, fikri çıktılara yaptığı katkılar nedeniyle “Yönetici” kaleminden günlük 88€; 2021 yılı için Ocak ve Şubat ayları için 2, Mart ayı için 5, Nisan ve Mayıs ayları için 8 ve Haziran, Temmuz, Ağustos, Eylül, Ekim ve Kasım ayları için 3 gün olmak üzere toplam 43 gün için 3.784€ ödeme yapıldığı,
-Ödeme konusu faaliyetlerin, proje bilgilerinin ve çıktı içeriklerinin sunulması için bir web sayfasının tasarımı, web sayfasının güncellenmesi, çevrimiçi toplantılara katılma ve projedeki yönetimsel süreçlerin organize edilmesi olduğu,
-Bununla birlikte aynı kişiye, Fikri Çıktılar bütçe kaleminin “Araştırmacı/Öğretmen/ Eğitmen/Gençlik Çalışanı” kısmından söz konusu aylar için toplam 2.220€ (30 gün x74€) ödeme yapıldığı,
anlaşılmıştır.
Kamu İdaresi, 3.784€’luk ödemeye gerekçe olarak;
-Erasmus+ Program Rehberine göre, 12.500€ ve 450.000€ aralığında bütçeye sahip projelerde, sayfa 128 Tablo A’da belirtildiği üzere Fikri Çıktılar kapsamında Türkiye’de çalışan Yönetici (Manager), Öğretmen/Eğitmen/Araştırmacı/Gençlik Çalışanı (Teacher/Trainer/ Researcher/Youth Worker), Teknisyen (Technician) ve İdari Personel (Administrative Staff) için sırasıyla 88€, 74€, 55€ ve 39€ olarak günlük personel çalışma ücreti ödendiğini ve bu oranların, Sözleşme eki EK IV’te yer aldığını,
-Hibe Sözleşmesindeki EK III-Mali ve Akdi Şartlar bölümünün I. Birim katkılarına bağlı bütçe kalemlerine uygulanabilir kurallar alt bölümünün I.2 Birim katkıları için hesaplama ve destekleyici belgeler maddesindeki A. Proje yönetimi ve uygulaması bendinde belirtildiği gibi hibenin, proje kapsamındaki Dijital Okur Yazarlık Portalı Öğrenme Yönetim Sistemi ve Uzaktan Eğitim Sisteminin kurulması, aktif hale getirilmesi ve e-öğrenme çıktılarının sisteme yüklenmesine istinaden fikri çıktılar için ödendiğini,
-Aynı maddenin C. Fikri çıktılar bendinde ve Erasmus+ Program Rehberinde Sayfa 215’te belirtildiği şekliyle Fikri Çıktılar bütçesi, “Hibe miktarı, yararlanıcıların personelinin iş günü sayısı, sözleşmenin Ek IV bölümünde belirtilen ilgili yararlanıcının yerleşik bulunduğu ülkede personel kategorisi için gün başına geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır.” ve “Yönetici ve idari personelin personel masraflarının hâlihazırda “Proje yönetimi ve
uygulaması” bütçesi kapsamında karşılanması beklenmektedir. Bu tür masraflar ancak Ek II’de belirtildiği şekilde, başvuruda yer alması ve Merkez tarafından onaylanması durumunda “Fikri çıktılar” bütçe kalemi kapsamında kullanılabilir.” Bu durumda, Hibe Sözleşmesindeki “Ek II'de belirtilen tahmini bütçede ve ilgili faaliyetlerde değişikliğe yol açacak farklı kalemler arasındaki bütçe aktarımlarını, Sözleşmenin Madde II.13’ünde belirtildiği şekilde bir sözleşme değişikliği talep etmeksizin yapabilir” uyarısı ile kabul edilebilir ölçülerde, gerekçeli ve özellikle tasarruf ve etkinlik açısından finansal yönetimin önemli ilkeleri ile uyumlu olan harcamalar yapılabileceği değerlendirilerek, ilgili proje kapsamındaki yönetici personel ödemelerinin, “Madde II.3.1 İletişim şekli ve yolları”na istinaden koordinatör kurum (Bilecik Valiliği) tarafından bildirilen e-posta dahilinde Gelir ve Damga Vergileri kesilerek Proje Yönetimi ve Uygulaması bütçesinden karşılandığını,
-Yine aynı maddenin A. Proje yönetimi ve uygulaması bendinin “Hibe miktarı, proje içerisindeki toplam ay sayısı sözleşmenin EK IV bölümünde belirtilen yararlanıcı için geçerli olan birim katkıyla çarpılarak hesaplanır.” ve “Hibe almaya hak kazandıran olay, yararlanıcının proje faaliyetlerini uygulaması ve hibe başvurusunda belirtilen ve Merkez tarafından kabul edilen bu bütçe kaleminden karşılanacak proje çıktılarını üretmesidir.” hükümleri, EK IV bölümü ile Erasmus+ Program Rehberinde sayfa 123 uyarınca Proje Yönetimi ve Uygulaması bütçesi kapsamında katılımcı kuruluşların faaliyetlerine destek amacıyla aylık 250€ ödenebildiğinden ve bu bütçeden aylık sadece 250€ harcanması hususunda ne Hibe Sözleşmesinde, ne de Erasmus+ Program Rehberinde kesin bir hüküm bulunmadığından; buradaki önemli hususun, yararlanıcının proje faaliyetlerini uygulaması ve hibe başvurusunda belirtilen ve Merkez tarafından kabul edilen bu bütçe kaleminden karşılanacak proje çıktılarını üretilmesi olduğunu,
belirtmiştir.
Rehberde ve Sözleşme eki EK IV’teki oranlar, fikri çıktılar için Sözleşmede ödenek ayrılmasa bile belirtilmesi gereken oranlar olup, uygulama sürecine göre projede oluşacak değişiklikler, ödenek aktarmaları veya tali bir sözleşmeyle ödeneği olmayan fikri çıktılara ödenek tahsisi ile ödeme imkânı sağlamaya yöneliktir.
Dolayısıyla bir ödemenin oranlarının, Rehberde belirlenmesi ya da sözleşmede yer alması; ödemenin herhâlükârda yapılacağı anlamına gelmemektedir. Ödemenin, projede tanımlanan ve ödenek verilmek suretiyle sözleşme kapsamına alınan faaliyetlere ilişkin olması gerekmektedir. Aksi takdirde Merkez tarafından onaylanan ve takip edilen diğer projelerde
olduğu gibi Fikri Çıktılar kalemi için ayrı ödenek tahsis edilmesi, çalışma türü ve süresinin belirlenmesinin bir anlamı kalmamaktadır.
Söz konusu projeye, bu açıdan bakıldığında; koordinatör kuruluş başta olmak üzere, hiçbir katılımcıya yönetici personel faaliyetleri için çalışma süresi tayin edilmemiş ve ödenek tahsisi yapılmamıştır. Bu durum, proje kapsamındaki yöneticilik faaliyetlerinin, uygulama ile birlikte aylık 250€’yu geçmeyecek şekilde öngörülmesi anlamına gelmektedir. Dolayısıyla Sözleşme taraflarının karşılıklı beyanlarının önüne geçerek EK IV’teki oranlar üzerinden günlük yönetici personel ödemesi yapılması ya da ödeneği olmayan ve öngörülmeyen bir faaliyet için sözleşme değişikliği gerektiren ödenek tahsisinin, ödenek aktarımı yolu ile çözüme kavuşturulması, Sözleşmeye aykırı olmaktadır.
Sözleşmedeki Proje Yönetimi ve Uygulaması bütçe kalemi, Kamu İdaresi gerekçelerinde de yer aldığı üzere, EK IV’teki oranlar dâhilinde ödenmesi gereken bir kalemdir. Sözleşme ve Rehberde açık bir hüküm bulunmaması, bu kalemin aylık olarak ödenmeyeceği anlamına gelmemektedir. Dolayısıyla bu kalemden yapılacak ödemeler, EK IV’te olduğu gibi katılımcı kuruluş olan Üniversite için aylık 250€’yu geçmemelidir.
Yine bu bütçe kaleminden yapılacak ödemeler, sadece proje yönetimi için değil uygulama için de kullanılacağından; aylık belirlenen tutarın tamamının, yöneticilik faaliyetlerine ödenmesi kabul edilebilir bir durum değildir. Ayrıca ödenecek bu tutarın, Sözleşmenin ödemelerin kanıtlayıcı belgelerle belgelendirilmesine ilişkin hükümlerinde belirtildiği üzere, kanıtlayıcı belgelerle belgelendirilmesi de gerekmektedir.
Sonuç olarak; yönetici faaliyetlerinde bulunan personele, Proje başvurusunda dolayısıyla bütçesinde yer almaması ve Merkez tarafından uygun görülmemesi nedeniyle günlük 88€, 2021 yılının 11 ayı için toplam 3.784€ olarak yapılan ödeme, Proje sözleşmesi ve eklerine aykırı olmaktadır. Bahse konu faaliyetler için Proje Yönetimi ve Uygulaması ödeneğinden yapılacak ödemenin, Projenin uygulanmasına yönelik giderlerle (4096 yevmiyeli kırtasiye malzemesi alımında olduğu gibi) birlikte aylık 250€’yu geçmemesi gerekmektedir.