Karar Künyesi
İdare Tarafından Yıl Sonu Fiili Ambar Sayımlarının Yapılmaması ve İlk Madde Malzeme Hesabından Yapılan Çıkış İşlemlerinin Gerçek Durumu Yansıtmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde; genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında sayımının yapılacağı belirtilmiştir.
Ayrıca maddenin devamında, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlarından eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı ve düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneğinin, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderileceği hüküm altına alınmıştır.
Yapılan incelemelerde, İdare tarafından ilk madde ve malzemelere ilişkin yıl sonu ambar sayımları yapılmadığı için söz konusu hesaptan yapılan çıkışların tahmini tutarlara dayandığı ve ilk madde malzeme hesabından yapılan çıkış işlemlerinin bazılarının gerçek durumu yansıtmadığı tespit edilmiştir.
İdare tarafından, taşınırların fiili miktarları ile kayıtlı miktarları karşılaştırabilmesi ve söz konusu ilk madde ve malzeme hesabının gerçek durumu yansıtabilmesi için yıl sonu sayım işlemi gerçekleştirilmeli ve nihayetinde fiili durum ile kayıtlardaki durumun birbirleri ile uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.
Taşınır Mal Yönetimi Hesabı İcmal Cetvelindeki Taşınır Tutarları ile Muhasebe Kayıtlarının Uyumlu Olmaması
Kurumun mali tablolarında yer alan taşınır malların değerleri ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinde yer alan değerlerin birbiriyle uyumlu olmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Muhasebe yetkililerinin taşınır hesabına ilişkin görev ve sorumlulukları” başlıklı 8’inci maddesinde; taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarının, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne dayanılarak çıkarılmış ilgili muhasebe düzenlemeleri ve bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde muhasebe yetkilileri tarafından yapılacağı, muhasebe yetkililerinin, harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelinde gösterilen tutarların muhasebe kayıtlarıyla uygunluğunu kontrol ederek onayladıktan sonra harcama yetkilisine göndermekle görevli ve sorumlu oldukları hüküm altına alınmıştır.
Aynı Yönetmelik’in “Taşınır Mal Yönetim Hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde, taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol edileceği, taşınır mal yönetim hesabının denetime esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı, ayrıca taşınır kontrol yetkilisince taşınırların kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğunun kontrol edilerek imzalanacağı hükme bağlanmıştır.
Yönetmelik’in “İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile icmal cetveli” başlıklı 35’inci maddesinde ise, merkezdeki taşınır konsolide görevlilerince; merkez ve taşra harcama birimleri itibarıyla düzenlenen harcama birimi taşınır mal yönetim hesabı cetvellerinin öncelikle I’inci düzey detay kodu itibarıyla ayrı ayrı birleştirilmek suretiyle İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli, taşınır hesap grupları itibarıyla birleştirilmek suretiyle de İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinin hazırlanacağı hüküm altına alınmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin söz konusu hükümleri uyarınca tüketim malzemeleri, makine ve cihazlar, taşıtlar ve demirbaşlara ilişkin İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı ile muhasebe kayıtlarının birbirleri ile uyumlu olması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, aşağıdaki Tablo’da gösterildiği üzere İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli ile bilançoda yer alan; 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabı, 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ve 255 Demirbaşlar Hesabı tutarlarının uyumlu olmadığı tespit edilmiştir.
Tablo 11: Bilanço ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli Arasındaki Farklar
Taşınır Hesap Kodu
Taşınır Mal Yönetimi İcmal Cetvelindeki Tutar (TL)
Bilançoda Yer Alan Tutar (TL)
Fark (TL)
150
695.186,47
919.340,54
224.154,07
253
7.146.330,24
7.973.304,31
826.974,07
255
8.237.605,89
8.619.368,69
381.762,80
TOPLAM
1.432.890,94
Taşınır Mal Yönetmeliği’nde, harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan, muhasebe yetkilileri, harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelinde gösterilen tutarların muhasebe kayıtlarıyla uygunluğunu kontrol ederek onaylamaktan, sorumlu tutulmuştur. Bu nedenle ilgili mevzuat gereği Taşınır kayıtları ile mali tabloların birbiri ile tutarlılığının sağlanması gerekmektedir.
Kamu idaresi tarafından gönderilen cevapta özetle, bazı sorunların taşınır takip programı değişikliğinden kaynaklandığı ve bu hususun takip eden mali yılda düzeltildiği belirtilmiştir. Taşınır işlemlerine ilişkin olarak yaşanan sorunların bir kısmının ise düzeltildiği, kalanlar için de çalışmalara devam edildiği belirtilmiştir.
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinden Kefalet Aidatı Kesilmemesi
06.06.1934 Tarih ve 2720 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2489 sayılı Kefalet Kanunu’nun 1’inci maddesinde: 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I) ve (II) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bu idarelere bağlı döner sermayeli kuruluşlarda para, menkul kıymet ve ayniyatı alıp veren ve elinde tutan; memur, sözleşmeli personel ve işçiler (geçici işçiler hariç) için müteselsil kefalet usulünün kabul edildiği ve bu maksatla Kefalet Sandığı kurulduğu ifade edilmiştir.
Aynı Kanun’un 13’üncü maddesinde ise; bu Kanun dışında kalan belediyeler dâhil devlet teşekkülleri için gerekirse bu Kanunda yazılı esaslar dâhilinde bir veya birkaç kefalet sandığı kurulabileceği ve bu konuda bir düzenleme yapılabileceği hüküm altına alınmıştır.
Bu amaçla 16.02.1935 tarih ve 2931 Sayılı Resmi Gazete’de Hususi İdareler ve Belediyeler Kefalet Sandığı Nizamnamesi yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. İlgili
Nizamname’nin 1’inci maddesinde, özel idare ve belediyelerde para ve menkul kıymetleri alıp veren ve elinde tutan memur ve müstahdemler için müteselsil kefalet uygulamak amacıyla İçişleri Bakanlığına bağlı kamu tüzel kişiliğine haiz Hususi İdareler ve Belediyeler Kefalet Sandığı kurulduğu belirtilmiştir.
Aynı Nizamname’nin 11’inci maddesinde ise kefalete bağlı olanlar sayılmıştır. Buna göre il özel idareleri ve belediyelerde para ve menkul kıymetler ile ayınları alıp veren, elinde tutan ve bunların girmesinden, çıkmasından ve saklanmasından sorumlu olan veznedar, tahsildar, ambar ve tevzi memurlarının müteselsil kefalete tabi oldukları ibare altına alınmıştır.
Ayrıca 03.12.2009 tarih ve 27421 sayılı Resme Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nin (Sıra No:30) “Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin kefalete bağlanması” başlıklı 3’üncü bölümünde; kamu idarelerinde görevlendirilen taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin de kefalete bağlanarak aylık ve ücretlerinden 2489 sayılı Kanun’un değişik 2’nci maddesinde belirtilen tutarda kefalet aidatı kesilmesi ve Kefalet Sandığı hesabına gönderilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.
Dolayısıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri idarenin harcama birimince edinilen taşınırları teslim alıp sorumlulukları altındaki ambarlarda muhafaza ettikleri için Kefalet Kanunu’na göre kefalete tabi olacaklardır. Kefalet aidatı olan miktar yukarıdaki belirtilen madde uyarınca tespit edilerek her ay maaşlarından kesilip kurumlarınca kefalet sandıklarına yatırılacaktır.
Yapılan incelemelerde, idare tarafından bahsi geçen personelden kefalet aidatı kesintisi yapılmadığı görülmüştür. Devam eden süreçte belirtilen hükümler gereği kefalet aidatı tutarının miktarı tespit edilerek kesintilerin yapılması ve kefalet sandıklarına yatırılması gerekmektedir.
Tesis Kapsamında Yer Alan Taşınırların Sanal Ambarda İzlenmemesi
Belediye hesaplarında yer alan ve tesis kapsamında değerlendirilen; binada kurulu kameralı güvenlik sistemleri, ses ve görüntü iletim araçları ve jeneratörlerin izlenmesi için sanal ambar oluşturulmadığı tespit edilmiştir.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin (i) bendinde; tesis kapsamındaki taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilebilmesi amacıyla oluşturulan ambar denilerek sanal ambarın tanımı yapılmıştır. Aynı maddenin (s) bendinde; bir makine veya
cihazın ürettiği enerjiyi, sesi, görüntüyü ve benzerini ileten, dağıtan veya bir makine veya cihazın gördüğü işi uzağa taşıyan ya da uzaktaki verileri toplayan, kaydeden makine veya cihazlar arasındaki düzeni sağlayan, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hale gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen sistemler denilerek tesis kapsamına giren taşınırların tanımı yapılmıştır.
Ayrıca 31.12.2014 tarih ve 29222 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nin (Sıra No: 39) “Taşınır mal kapsamındaki tesisler” başlıklı 4’üncü maddesinin üçüncü fıkrasında; taşınır mal kapsamındaki tesislerin Tebliğ’le belirlenen taşınır detay kodlarına kaydedileceği, bunların kişiler üzerine zimmetlenmeyeceği, kullanılmaz hale gelene kadar idarelerin kullandıkları envanter kayıt sistemlerinde açılacak sanal ambar kayıtlarında takip edileceği ifade edilmiştir. Tebliğ’de belirtilen taşınırların örneğin 253 kodunda takip edilen demirbaşlar gibi fiziki bir ambarda muhafazaları söz konusu fiilen mümkün olmadığından bunların sanal ambar oluşturularak elektronik ortamda takip edilmesi sağlanacaktır.
Dolayısıyla Taşınır Mal Yönetmeliği ile Tebliğ’in ilgili maddeleri uyarınca ‘Tesis’ kapsamına giren taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulması ve kapsama giren taşınırların sanal ambarda izlenmesi gerekmektedir.
Belediye tarafından binada kurulu kameralı güvenlik sistemleri, ses ve görüntü iletim araçları ve jeneratörlerin izlenmesi için sanal ambar oluşturulmadığı görülmüştür.
Kişilerin üzerine zimmetlenemeyen bu taşınırların takibi fiilen mümkün olmadığından bunların sanal ambar oluşturularak elektronik ortamda takip edilmesi sağlanmalıdır.
Taşınır Kontrol Yetkilisi ile Taşınır Kayıt Yetkilisi Görevinin Aynı Kişide Birleştirilmesi
Harcama birimlerinde yer alan taşınır kayıt ve taşınır kontrol yetkilisi görevinin aynı kişide birleştirildiği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (n) bendinde “Taşınır Kayıt Yetkilisi”;
Taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu
çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri,
Yönetmelik’in 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (p) bendinde “Taşınır Kontrol Yetkilisi”;
Taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemler ile düzenlediği belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu konularda harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri,
Olarak tanımlanmıştır.
Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinin üçüncü fıkrasına ise taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleşemeyeceği ifade edilmiştir.
Hal böyle iken belediyenin harcama birimlerinde taşınır kayıt ve taşınır kontrol görevlisinin aynı kişide birleştirildiği görülmüştür.
Mevzuatta yer verilen taşınır kayıt yetkilileri ile taşınır kontrol yetkililerinin görevlerinin aynı kişi altında birleştirilmesi, yetki ve sorumluluk sınırlarının belirlenmesi açısından sorunlara yol açacağı gibi taşınır yönetiminde etkin bir iç kontrol sisteminin kurulmasına da engel teşkil edecektir.
Ortak Alan Kullanım Sorumlusu Belirlenmemesi ve Dayanıklı Taşınır Listesi Düzenlenmemesi
Büro, oda, garaj gibi ortak kullanım alanlarında yer alan taşınırların kontrolünün ve takibinin sağlanması amacıyla görevlendirilmesi gereken ortak alan sorumlusunun belirlenmediği ve söz konusu alanlarda yer alan taşınırların kaydedilmesi gereken dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin 1’inci fıkrasının (ç) bendinde; Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için dayanıklı taşınır listesi düzenleneceği belirtilmiştir. Bunlar için “Taşınır Teslim Belgesi” düzenlenmeyeceği, listenin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı ifade edilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde de benzer hükme yer verilerek dayanıklı taşınırların, oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenerek verileceği belirtilmiştir.
Belediye taşınırları üzerinde yapılan incelemelerde; ortak kullanım alanı sorumlusunun belirlenmediği, dayanıklı taşınırların kullanıma verilirken ortak kullanım alanı sorumlusu veya yöneticisinin imzası alınarak teslim edilmediği ve dayanıklı taşınır listelerinin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırların hangi mahalde ve hangi birimin sorumluluğunda olduğunun kontrolünün sağlanması için ortak kullanım alanı sorumlusunun belirlenmesi ve dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmesi sağlanmalıdır.
Taşınır Kayıt Yetkililerinin Görevlerinden Ayrılmaları/Görev Değişimleri Halinde Düzenlenmesi Gereken Ambar Devir ve Teslim Tutanaklarının Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesine göre; “Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.” ifadeleriyle Taşınır Kayıt Yetkililerinin görevlerinden ayrılmaları halinde taşınır sayımının yapılması gerektiği belirtilmiştir.
Yönetmelik’in “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde ise taşınır kayıt yetkilileri arasındaki ambar devir ve teslim alma işlemlerinde ambar devir ve teslim tutanağının düzenleneceği ifade edilmiştir.
Yine Yönetmelik’in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrası ve “Devir işlemleri” başlıklı 33’üncü maddeleri gereği taşınır kayıt yetkilileri, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamazlar. Yeni görevlendirilen taşınır kayıt yetkilileri de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorundadırlar.
Dolayısıyla ambar devir ve teslim tutanakları taşınır kayıt yetkililerinin ambarları birbirlerinden devir ve teslim alma işlemlerinde düzenlenir. Taşınırlar tutanağa kodları itibarıyla kaydedilir. Kayıtlara göre ambarlarda bulunması gereken taşınırlar ile sayımda fiilen
bulunan miktarlar varsa fazla ve noksanlar tutanakla gösterilir. Üç nüsha halinde düzenlenen tutanağın birer nüshası devreden ve devir alana verilir, üçüncü nüshası ise dosyasında saklanır.
Yapılan incelemelerde; İdarede yıl içinde değişen taşınır kayıt yetkilileri bulunmasına rağmen bu değişimlere ilişkin devir teslim tutanaklarının düzenlenmediği tespit edilmiştir.
İleride doğacak hukuki sorunların önlenmesi için bu belgelerin devir ve teslim alma işlemlerinde düzenlenmesi gerekir. Aksi takdirde eksik taşınırdan öncelikle taşınırı devreden taşınır kayıt yetkilisinden teslim alan ya da göreve başlayan sorumlu olacaktır.
Mevzuat Gereği Bulunması Gereken Defterlerin Tutulmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde, taşınır kayıt yetkililerince yapılan taşınır kayıt işlemlerinde tutulan defterlerin neler olduğu, taşınırın özelliğine göre hangi defterlerin tutulacağı sayılmıştır.
Buna göre; tüketim malzemeleri defteri Yönetmeliğe ekli taşınır kod listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için, dayanıklı taşınırlar defteri Yönetmeliğe ekli taşınır kod listesinin (B) bölümünde yer alan dayanıklı taşınırların kayıtları için, Yönetmelik eki (Örnek 3) olarak örneği gösterilen müze defteri ise müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için kullanılacaktır.
Yapılan incelemelerde, idare tarafından taşınırların kaydında mevzuat gereği tutulması zorunlu defterlerin kullanılmadığı görülmüştür. Devam eden süreçte tüketim malzemeleri, dayanıklı taşınırlar ve Canik Oyuncak müzesinde bulunan tarihi ve sanat değeri olan taşınırlar için yukarıda belirtilen defterlerin tutulması gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırlara Mevzuata Uygun Olarak Sicil Numarası Verilmemesi
Belediyenin dayanıklı taşınırları üzerinde yapılan incelemelerde, dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmediği ve kullanıma verilen taşınırların takibinin yapılmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde bir sicil numarası verileceği belirtilmiştir. Aynı maddenin devamında sicil numarasının üç grup
rakamdan oluşacağı, birinci grup rakamın, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakamın, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakamın ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşacağı ifade edilmiştir.
Yapılan incelemede, dayanıklı taşınırların üzerinden mevzuatta belirtildiği şekilde herhangi bir sicil numarası verme işleminin yapılmadığı görülmüştür.
Yönetmelik’in 36’ncı maddesinin amacı; mevcut dayanıklı taşınırların takibini kolaylaştırmaktır; ancak taşınırlara sicil numarası verilmediği takdirde, kullanıma verilen taşınırların takibinin yapılması da mümkün olmayacaktır.
Devam eden süreçte numara bulunmayan dayanıklı taşınırların tamamına, kontrol ve takibinde sürekliliğin sağlanması için mevzuatın öngördüğü usullere uygun sicil numarası verilmesi ve kullanıma verilen taşınırların takibinin sağlanması gerekmektedir.