İdare tarafından geçmiş yıllara ilişkin sayım sonucu ortaya çıkan ve 197-Sayım Noksanları Hesabına kaydedilen tutarlara gerekli işlemler yapılmamış, sonraki yıllarda sayım sonucu ortaya çıkan ve 397-Sayım Fazlaları Hesabına kaydedilen tutarların bir kısmı ile devir gelen noksanlıklar kapatılmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 197-Sayım Noksanları Hesabına ilişkin olarak “Hesabın niteliği” başlıklı 155’inci maddesinde: Bu hesabın, yapılan sayımlar sonucunda tespit edilen kasa, döviz, alınan çek, menkul kıymet ve stok noksanlıklarının geçici olarak kaydedilip izlenmesi için kullanılacağı;

“Hesabın işleyişi” başlıklı 156’ncı maddesinde: Sayım sonucunda noksan çıkan değerlerin bu hesaba borç, ilgili hesaba alacak kaydedileceği, 197-Sayım Noksanları Hesabında kayıtlı tutarlardan sorumluları belirlenenlerin kayıtlı değerinin bu hesaba, kayıtlı tutarı ile gerçeğe uygun değeri arasındaki olumlu fark tutarının tahsilinde bütçeye gelir kaydedilmek üzere 600-Gelirler Hesabına alacak; gerçeğe uygun değerinin 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına, kayıtlı tutarı ile gerçeğe uygun değeri arasındaki olumsuz fark tutarının 630-Giderler Hesabına borç kaydedileceği;

397-Sayım Fazlaları Hesabına ilişkin olarak, “Hesabın niteliği” başlıklı 295’inci maddesinde; bu hesabın, yapılan sayımlar sonucunda tespit edilen kasa, banka, döviz, alınan çek, menkul kıymetlerin nedenleri belirleninceye kadar geçici olarak kaydedilip izlenmesi için kullanılacağı;

“Hesabın işleyişi” başlıklı 296’ncı maddesinde; sayım sonucunda fazla çıkan değerlerin bu hesaba alacak, ilgili varlık hesabına borç kaydedileceği, yapılan araştırma sonucu fazlalığın sebebi bulunamadığından gelir kaydedilmesi gereken tutarların bu hesaba borç, 600- Gelirler Hesabına alacak, diğer taraftan 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç, 800-Bütçe Gelirleri Hesabına alacak kaydedileceği, bu hesapta kayıtlı tutarlarla ilgili olarak yapılan araştırma sonucu fazlalığın sebebi bulunduğunda ise söz konusu tutarın bu hesaba borç, ilgili hesap ya da hesaplara alacak kaydedileceği;

Hüküm altına alınmıştır.

Yukarıdaki mevzuat hükümlerinden ve açıklamalardan anlaşılacağı üzere; 197-Sayım Noksanları Hesabı ile 397-Sayım Fazlaları Hesabının yapılan sayımlar sonucunda tespit edilen sayım noksanlıkları ile fazlalıklarının izlenilmesi için geçici olarak kullanılması, yapılan araştırmalarda söz konusu fazlalık veya noksanlığın sebebinin bulunup bulunmama duruma göre mevzuatta belirtilen şekilde kayıtların yapılarak bu hesapların kapatılması gerekmektedir.

Yapılan sayım sonucunda noksanlık tespit edilmesi durumunda söz konusu tutarın 197- Sayım Noksanları Hesabına kaydedilmesi ve akabinde noksanlıktan sorumlu olanlar belirlendikten noksanlık tutarının sorumlular adına 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına aktarılması gerekmektedir.

Yine yapılan sayım sonucunda eğer bir fazlalık tespit edilirse bu defa söz konusu fazlalık, sebebi araştırılıp bulununcaya kadar geçici olarak 397-Sayım Fazlaları Hesabına kaydedilmesi, yapılan araştırma sonucunda fazlalığın sebebi eğer bulunmazsa gelir kaydedilmesi gereken tutarın gelir kaydedilmesi, sebebi bulunduğu takdirde ise ilgili hesap karşılığında bu hesabın borçlandırılarak kapatılması gerekmektedir.

İdarenin hesap ve işlemlerinin incelenmesi neticesinde; 2016 yılından 2019 yılına kadar 197-Sayım Noksanlıkları Hesabında biriken toplam 42.463,04 TL’lik tutarın 22.479,00 TL’lik kısmı 2020 yılında 10999 numaralı yevmiye ile 397-Sayım Fazlalıkları Hesabı karşısında alacak çalıştırılarak kapatılmıştır. Aşağıdaki tabloda söz konusu 42.463,04 TL’lik tutarın ayrıntıları gösterilmiştir:

Tablo 11: 197-Sayım Noksanları Hesabının Ayrıntısını Gösteren İcmal

Tablo 12: Sayım Noksanlıkları ve Fazlalıkları Yevmiye Kayıtları (10999 numaralı yevmiye)

Denetim tespitine binaen, İdare tarafından; Özel Kalem Müdürlüğüne ait sayım noksanlığı tutarının sorumlusu tarafından ödendiği, Zabıta Müdürlüğüne ait sayım noksanlığına ilişkin tutarın ise 140- Kişilerden Alacaklar hesabında izleneceği ve bundan sonra söz konusu hesapların Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine uygun olarak kullanılacağı belirtilmiştir.

Ancak, İdare tarafından Özel Kalem Müdürlüğüne ait noksanlığın sorumlu tarafından ödendiği ifade edilse de, söz konusu tahsilata ilişkin herhangi bir belge sunulmamıştır. Ayrıca, Zabıta Müdürlüğüne ait sayım noksanlığının ise 140- Kişilerden Alacaklar hesabında izleneceği ifade edilmiştir. Fakat, bulguda toplam 22.479,00 TL’lik sayım noksanlığının 397-Sayım Fazlaları Hesabı ile kapatıldığı belirtilmiştir. Dolayısıyla, İdare tarafından işlem yapılan Özel Kalem Müdürlüğü ve Zabıta Müdürlüğüne ait sayım noksanlığının toplamı 19.984,04 TL’dir. Aradaki fark olan 2.494,96 TL’lik noksanlık için herhangi bir açıklama yapılmamıştır.

Sonuç olarak, bu hesapların karşılıklı çalıştırılarak mahsup yoluna gidilmesi hesapların işleyiş mantığına aykırı olmakla birlikte, böyle bir kayıt Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde de öngörülmemiştir. 197- Sayım Noksanları Hesabında kayıtlı tutarların 397- Sayım Fazlaları Hesabı ile karşılıklı çalıştırılarak kapatılması sayım noksanlıklarının sorumlularının belirlenmesi hususunu da ortadan kaldırmaktadır. Dolayısıyla, söz konusu hesapların mevzuatta belirtilen şekilde kullanılması gerekmektedir.