Karar Künyesi
Edilmesi İşlemlerinin Mevzuatın Öngördüğü Usulde Yürütülmemesi
Belediye taşınır işlemlerinde yapılan incelemelerde aşağıda belirtilen hususlar tespit edilmiştir:
a)-Personelinin kullanımında olan dayanıklı taşınırların Taşınır Teslim Belgesinde yer almadığı veya kayıtlı olmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin "Taşınırların kaydı" başlıklı 12'nci maddesinin 1'inci fıkrasında: "Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır." denilerek taşınırların kayıt altına alınmasının zorunluluğu belirtilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin "Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi" başlıklı 23'üncü maddesinin 1'inci fıkrasında: "Tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilir. Talep edilen dayanıklı taşınırlar 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilir." denilerek personelin kullanımına verilen dayanıklı taşınırlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenleneceği belirtilmiştir. Buna göre personelin kullanımında olan dayanıklı taşınırların taşınır teslim belgesinde yer alması gerekmektedir.
Yapılan denetimlerde yönetici kadrosunda (Belediye başkanı ve yardımcıları ile birim müdürleri eski ve yeni) bulunan personele ait 22 adet taşınır teslim belgeleri incelendiğinde, personelin kullanımında olan dayanıklı taşınırların taşınır teslim belgesinde yer almadığı tespit edilmiştir. Örneğin Başkan Yardımcısı üzerinde 10 adet taşınır görünmektedir. Bu taşınırlar 5 adet klima, 3 adet yazıcı, 1 adet telsiz ve 1 adet dizüstü bilgisayardan oluşmaktadır. Kayıtlara göre Hukuk İşleri Müdürlüğünde masaüstü bilgisayar, IP telefon, dizüstü bilgisayar vb. gibi görev gereği şahsi kullanıma verilen dayanıklı taşınır yoktur. Aynı durum Başkan yardımcısı içinde geçerlidir. Bazı yönetici kadrosunda bulunan personelin taşınır teslim belgelerinde monitör, bazılarında ise bilgisayar kasalarının olmadığı görülmüştür. Yetkililerle görüşüldüğünde söz konusu taşınırların kayıtlı olduğu ancak personele verilirken taşınır teslim belgesi düzenlenmediği, bazılarının ise farklı birimlerde kayıtlı olduğu anlaşılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin yukarıda açıklanan ilgili maddelerine göre personelin kullanımında olan dayanıklı taşınırların tekrar kontrolünün yapılarak kayıtlı olmayan dayanıklı taşınırların kayda alınması, kayıtlı olup taşınır teslim belgesinde olmayan dayanıklı taşınırlar
içinse taşınır teslim belgesi düzenlenmesi gerekmektedir.
b)-Ortak alanda yer alan dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmesi gerekirken Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek şahıslar üzerine kaydedildiği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin "Belge ve cetveller" başlıklı 10'uncu maddesinin 1'inci fıkrası (ç) bendinde: "Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8): Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin
(B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Liste, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır." denilerek ortak alandaki taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği belirtilmektedir.
Söz konusu Yönetmelik'in "Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi" başlıklı 23'üncü maddesinin 5'inci fıkrasında: "Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir." denilerek taşınırların ortak alanlara kullanıma nasıl verileceği düzenlenmiştir.
Ayrıca aynı Yönetmelik'in “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin 6'ncı fıkrasında; "… Ortak kullanım alanına tahsis edilen dayanıklı taşınırlarda meydana gelen kamu zararı ise zararın oluşmasında kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edilir." denilerek ortak alandaki taşınırlarla ilgili sorumluluk düzenlenmiştir.
Yapılan incelemelerde, Dayanıklı Taşınır Listesinde yer alması gereken taşınırların personel üzerinde kayıtlı olduğu tespit edilmiştir. Örneğin çalışma masaları, koltuklar, sehpalar, makam koltuğu vb. taşınırların personel taşınır teslim belgelerinde yer aldığı görülmüştür. Yönetici kadrosunda yer alan personelin taşınır teslim belgeleri incelendiğinde ortak alana kaydedilip Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmesi gereken dayanıklı taşınırların şahıslar üzerine kaydedildiği tespit edilmiştir. Bu kapsamda Destek Hizmetleri Müdürü üzerinde 272 adet, Temizlik İşleri Müdürü üzerinde 111 adet taşınır kaydı bulunmaktadır.
Yönetmelik maddelerine göre oda, büro, bölüm, geçit, atölye, salon, laboratuvar gibi alanlar ortak alan olup buralara tahsis edilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek:8) düzenlenmelidir. Ortak alanlardaki taşınırlarla ilgili herhangi bir kamu zararı oluşması durumunda ise kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edilmesi gerekmektedir.
c)-Taşınırların edinilmesinin planlanması, takip ve kontrolünün mevzuatın öngördüğü usulde yürütülmediği görülmüştür.
Taşınır kayıtlarının incelenmesinde Belediyenin tüm birimlerinde kullanılabilecek ortak nitelikteki taşınırların (bilgisayar, yazıcı, toner, kırtasiye malzemesi vb.) farklı birimlerce ayrı ayrı temin edildiği, taşınır yönetiminde yetkilendirilen Destek Hizmetleri Müdürlüğünün, bu alımlar üzerinde herhangi bir denetim ve kontrolünün olmadığı tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 60’ıncı maddesinin 2’nci fıkrasında; “Alım, satım, yapım, kiralama, kiraya verme, bakım-onarım ve benzeri malî işlemlerden; idarenin tamamını ilgilendirenler destek hizmetlerini yürüten birim, sadece harcama birimlerini ilgilendirenler ise harcama birimleri tarafından gerçekleştirilir. Ancak, harcama yetkililiği görevi uhdesinde kalmak şartıyla, harcama birimlerinin talebi ve üst yöneticinin onayıyla bu işlemler destek hizmetlerini yürüten birim tarafından yapılabilir” denilmektedir. Kanun maddesine göre idarenin tamamını ilgilendiren taşınır alımları, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ilkesi gereği destek hizmetlerini yürüten birim tarafından yapılması gerekmektedir. Harcama birimini ilgilendiren işlemlerde harcama birimi talebi ve üst yöneticinin onayı ile destek hizmetleri tarafından da yerine getirilebilir.
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin “Satın alınan taşınırların giriş işlemleri” başlıklı 15'inci maddesinin 2’nci fıkralarında; “Alımı bir merkezden yapılarak birden fazla birime doğrudan teslim edilen taşınırlar için, taşınırın teslim edildiği birimlerce iki nüsha Taşınır Geçici Alındısı düzenlenir ve bir nüshası alımı yapan birime gönderilir. Alımı yapan birim, bu alındıya dayanarak, ödemeye ve kendi giriş kayıtlarına esas olmak üzere Taşınır İşlem Fişi düzenler. Diğer birimlerden alınan geçici alındılar, düzenlenen bu fişin idarede kalan nüshasına bağlanır. Alımı yapan birimce giriş kayıtları yapıldıktan sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de ilgili diğer birimler adına çıkış kaydedilir." denilmektedir.
Yukarıda açıklanan mevzuat hükümleri doğrultusunda Belediyece tüm birimlerde kullanılan aynı nitelikteki taşınırların edinilmesinin tek elden Destek Hizmetleri Müdürlüğünce yürütülmesi; taşınırların planlanmasını, takip ve kontrolünü daha etkili kılacak ve kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlayacaktır.
Bu kapsamda, taşınır alımları destek hizmetlerini yürüten birim tarafından yapılmalı, alımı yapılan taşınırlar, taşınır geçici alındı belgesine dayanılarak taşınır işlem fişi ile kayıtlara alınmalı ve ilgili birimlere taşınır çıkışı yapılmalıdır. İlgili Birimlerin ise taşınır işlem fişi ile
taşınır girişlerini yapmaları gerekmektedir.
d)-Bakım ve onarımlar için servislerde kullanılan yedek parçalar için taşınır işlem fişi düzenlendiği görülmüştür.
Makine, teçhizat, demirbaş ve taşıtlara ait tadil, bakım ve onarım hizmetleri kapsamında servislerde kullanılan yedek parçalar için taşınır işlem fişi düzenlendiği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve Cetveller” başlıklı 10’uncu maddesi 1’inci fıkrası a bendinde;
“a) … İhtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan ya da arşivlenenler ile süreli yayınlardan ciltletilmiş olanlar hariç olmak üzere aşağıda sayılan hallerde Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez.
Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri maddeler,
Tesis, makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar,
Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumları,
Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri
…” işlemlerinde taşınır işlem fişinin düzenlenmeyeceği belirtilmiştir. Adı geçen Yönetmelik maddesine göre tesis, makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar için taşınır işlem fişi düzenlenmemekte, söz konusu parçalar bakım onarım gideri kapsamında doğrudan giderleştirilmektedir. Söz konusu yedek parçalar alınıp kurumun kendi personeli tarafından bakım onarım yapılacaksa, yedek parçalar alındığında ilgili varlık hesaplarına kaydedilerek taşınır işlem fişi düzenlenmeli ve daha sonra bakım onarımı yapacak ilgili birime taşınır çıkışı yapılmalıdır.
Yapılan denetimlerde, 2152, 2154, 2593, 2867, 3175, 3176, 3796, 5060 ve 9651 (örnek yevmiyeler) nolu yevmiye numaraları ile makine, teçhizat, demirbaş ve taşıtlara ait tadil, bakım
ve onarım hizmetleri kapsamında servislerde kullanılan yedek parçalar, mutfak tüpleri ile dergi ve gazete gibi süreli yayınlar için taşınır işlem fişi düzenlendiği tespit edilmiştir.
Yapılan açıklamalar doğrultusunda makine, teçhizat, demirbaş ve taşıtlara ait tadil, bakım ve onarım hizmetleri kapsamında servislerde kullanılan yedek parçalar, mutfak tüpleri ile dergi ve gazete gibi süreli yayınlar için taşınır işlem fişi düzenlenmemesi gerekmektedir.
e)-Dayanıklı taşınırlarla ilgili Tesis Bileşenleri Cetvelinin düzenlenmediği görülmüştür.
Hizmet birimlerinde kullanılmak üzere alınan kamera ve güvenlik ekipmanları için Tesis Bileşenleri Cetvelinin düzenlenmediği görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde: “s) Tesis: Bir makine veya cihazın ürettiği enerjiyi, sesi, görüntüyü ve benzerini ileten, dağıtan veya bir makine veya cihazın gördüğü işi uzağa taşıyan ya da uzaktaki verileri toplayan, kaydeden makine veya cihazlar arasındaki düzeni sağlayan, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hale gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 253 hesap detayında yer alan sistemleri,” şeklinde tanımlanmış ve aynı Yönetmelik’in "Belge ve cetveller" başlıklı 10'uncu maddesinin 1'inci fıkrası (l) bendinde: “Tesis Bileşenleri Cetveli (Örnek: 19): Tesis olarak kayıtlara alınacak taşınırları oluşturan ana bileşenler bu belgede cins ve özellikleri itibarıyla ayrı ayrı gösterilir.” denilerek tesisleri oluşturan ana bileşenlerin Tesis Bileşenleri Cetvelinde gösterilmesi gerektiği belirtilmiştir.
Adı geçen Yönetmelik düzenlemelerine göre, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hale gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen sistemler tesis olarak adlandırılmakta olup bu taşınırlar için Tesis Bileşenleri Cetveli düzenlenmesi gerekmektedir.
f)-Taşınırların satın alındığı ödeme emri belgesi üzerinde, taşınır giriş ve çıkışlarının aynı anda yapıldığı görülmüştür.
150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilecek bir mal veya malzeme satın alındığında aynı ödeme emri belgesi üzerinde söz konusu hesaba hem giriş hem de çıkış kaydının yapıldığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 22'nci ve 30'uncu maddesinde yer verilen hükümler
gereğince çıkış kaydının kullanım kaydıyla üç ayı geçmemek üzere yapılması gerekmektedir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 116'ncı maddesi uyarınca kurum faaliyetlerinde kullanılmak veya tüketilmek üzere satın alınan tüketim malzemelerinin muhasebe giriş ve çıkış kaydının yapılması gerekmektedir. Tüketimi henüz gerçekleşmemiş bir tüketim malzemesinin, muhasebe kayıtlarından alındığı anda çıkışının yapılması fiili miktar ile kayıtlı miktar arasında tutarsızlığa sebebiyet vermektedir. Örneğin 1311 ve 3580 no’lu yevmiyeler ile satın alınan 232.017,50 TL tutarındaki ilk madde ve malzemenin alındığı anda tüketim yapılmadan çıkışı yapılmıştır. Bu durum mali tablolarda ilgili ilk madde ve malzeme hesabı bakiyesinin hep sıfır vermesine neden olmaktadır.
Yapılan açıklamalar doğrultusunda, satın alınan ilk madde ve malzeme için taşınır işlem fişi düzenlenerek muhasebe kaydının yapılması, çıkış kaydının ise kullanım kaydıyla üç ayı geçmemek üzere yapılması gerekmektedir.